如何与他人共享 Microsoft Power BI 报告

已编辑 3 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队

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Microsoft Power BI 是一个强大的工具，用于创建可视化报告、分析数据并与他人分享见解。它为用户提供了多种共享报告和仪表板的方法，不仅可以在组织内部共享，还可以与外部利益相关者共享。在这份详细指南中，我将引导您通过各种方法和最佳实践，有效地共享 Power BI 报告。

共享 Power BI 报告的先决条件

在开始共享 Power BI 报告之前，有一些先决条件需要考虑：

• 您必须拥有 Power BI Pro 许可证或拥有具有 Power BI Premium 功能的工作区。
• 您必须是报告的创建者，或者您必须具有共享权限。
• 确保安全设置和数据权限配置正确。

共享 Power BI 报告的方法

根据受众和他们与报告的互动程度，有几种方法可以将 Power BI 报告与他人共享。让我们详细看看这些方法。

1. 通过 Power BI 服务共享报告

Power BI 服务是 Power BI Desktop 的在线对应工具。使用此服务，您可以如下共享报告：

1. 登录您的 Power BI 帐户，访问Power BI 服务。
2. 转到包含您要共享的报告的工作区。
3. 打开您要共享的报告。
4. 单击共享按钮，通常位于报告视图的右上角。
5. 输入您希望共享报告的人的电子邮件地址。您可以指定个人或使用组织中已配置的组。
6. 设置权限。您可以选择是否允许他们进一步共享报告。
7. 单击共享以将报告发送给收件人。他们将收到包含查看报告链接的电子邮件通知。

示例：假设您有一个销售报告需要与营销和财务团队共享。您可以在共享部分中添加团队成员的电子邮件地址，他们将立即收到查看您的销售报告的链接。

2. 通过 Power BI 桌面版共享报告

您无法直接从 Power BI 桌面版共享报告，但可以将其发布到 Power BI 服务中，然后从那里共享。以下是您可以发布报告的方法：

1. 打开 Power BI 桌面版。
2. 创建或打开您想要共享的报告。
3. 在“主页”选项卡中单击发布按钮。
4. 如果提示，请登录您的 Power BI 帐户。
5. 从可用选项中选择报告的目标工作区。
6. 发布后，转到 Power BI 服务访问已发布的报告，并按照上述步骤共享。

3. 将报告嵌入电子邮件或 SharePoint

嵌入功能允许用户将 Power BI 报告集成到其他平台，如电子邮件或 SharePoint。以下是实现方法：

1. 在 Power BI 服务中访问报告。
2. 点击文件菜单，然后选择嵌入报告 > 发布到 Web。
3. 创建嵌入代码。微软会警告您这将使内容向任何互联网上的用户开放，所以请确保不包含敏感数据。
4. 复制嵌入代码。
5. 将此代码粘贴到适当的位置，例如 SharePoint 的 HTML 页面内，或电子邮件的 HTML 编辑器中使用 <iframe> 标签。

示例：您可以通过嵌入代码在每月通讯中分享 Power BI 报告。这样，收件人可以在浏览器中直接与报告交互，而无需单独打开 Power BI。

4. 导出为 PDF 或 PowerPoint

有时，您可能希望将 Power BI 报告作为静态快照共享，例如 PDF 或 PowerPoint 演示文稿。以下是方法：

1. 导航到 Power BI 服务中的报告。
2. 选择文件菜单。
3. 选择导出为 PDF或导出为 PowerPoint。
4. 下载文件并通过您首选的方法进行分发（例如，通过电子邮件或上传到共享驱动器）。

此方法适用于与没有 Power BI 访问权限的人分享信息，或在会议中分发内容。

5. 与来宾用户共享报告

Power BI 允许与来宾用户共享报告，这在与组织外部共享报告时很有用。按照以下步骤操作：

1. 确保您的组织的 Azure Active Directory (AAD) 允许来宾共享。
2. 在 Power BI 服务中，转到您要共享的报告。
3. 点击共享按钮并输入来宾用户的电子邮件地址。
4. 根据需要调整权限并发送邀请。
5. 来宾用户将收到一封包含查看报告链接的电子邮件，并可能需要验证其电子邮件地址。

注意：确保在与外部实体共享数据时遵循所有数据保护法规。

共享 Power BI 报告的最佳实践

以下是一些最佳实践，以确保共享 Power BI 报告既安全又有效：

• 权限管理：在共享报告之前，始终检查和管理权限。不要与不需要它的人分享敏感信息。
• 谨慎使用数据权限：在需要时使用行级别安全性来限制对数据的访问，以便用户只能看到与其相关的数据。
• 保持共享内容相关：仅与特定用户组共享相关内容，以避免信息过载。
• 定期审查共享报告：定期审查共享报告，以确保它们仍然被需要并且权限有效。
• 文件共享过程：确保您有共享报告的流程和规则的文档，以保持一致性和合规性。

结论

分享 Power BI 报告是充分利用 Power BI 在组织中的全部能力的重要方面。通过使用 Power BI 中的共享功能，您可以有效地分发见解，与同事合作，并做出数据驱动决策。记得在共享报告时考虑安全和隐私，并始终遵循您组织的数据治理政策。

本指南提供了有关共享 Power BI 报告的不同方式的详细概述。无论是通过直接从 Power BI 服务共享、在其他平台中嵌入报告、还是导出以供分发，Power BI 都提供了灵活的选项以满足不同的需求和场景。

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