Cómo compartir una pantalla en Microsoft Teams

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Compartir la pantalla durante una reunión de Microsoft Teams es una función poderosa que te permite presentar diapositivas, demostrar software, colaborar en documentos o simplemente mostrar a los participantes lo que hay en tu pantalla. En esta guía completa, repasaremos los diversos pasos, consejos, trucos y posibles desafíos asociados con el uso compartido de pantalla en Microsoft Teams. Ya seas un nuevo usuario o alguien que busca mejorar sus habilidades, este artículo te dirá todo lo que necesitas saber.

Comenzando con el uso compartido de pantalla

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración que permite a las personas trabajar juntas, chatear, realizar reuniones y más. Compartir la pantalla es una de sus características clave, lo que facilita que los usuarios muestren su escritorio o una ventana de aplicación en particular a otros participantes en una reunión de Teams.

Iniciando Teams

Antes de poder compartir tu pantalla, debes asegurarte de tener Microsoft Teams instalado y ejecutándose en tu dispositivo. Puedes descargar la aplicación desde el sitio web oficial, y está disponible para Windows, macOS e incluso como una aplicación web.

Unirse o iniciar una reunión

El uso compartido de pantalla puede ocurrir en una reunión en curso. Por lo tanto, primero necesitarás unirte a una reunión existente o comenzar una nueva. Si te unes a una reunión existente, recibirás un enlace o invitación a tu calendario de Teams. Haz clic en el enlace y se te pedirá que abras Teams y te unas a la reunión. Si estás comenzando una reunión, puedes hacerlo yendo a la aplicación Teams, haciendo clic en la pestaña "Calendario" en la barra lateral izquierda y luego haciendo clic en "Nueva reunión" en la parte superior derecha. Completa los detalles e invita a las personas a unirse.

Permisos

Es importante asegurarse de que Microsoft Teams tenga los permisos necesarios para compartir tu pantalla en tu computadora. En Windows, es posible que debas otorgar acceso a Teams en la configuración del Firewall de Windows. En macOS, debes otorgar permiso en la configuración de Privacidad en 'Preferencias del Sistema'. Sin estos permisos, la opción de compartir tu pantalla puede no ser funcional.

Cómo compartir tu pantalla

Encontrar la opción de compartir pantalla

Una vez que estés en la reunión, mira la barra de menú, que generalmente está ubicada en la parte superior o inferior de la ventana de la reunión. Allí, encontrarás un ícono similar a un rectángulo con una flecha apuntando hacia arriba. Esta es la opción de "Compartir". Haz clic en este ícono y aparecerá un menú de uso compartido de pantalla.

Opciones de compartición

Teams ofrece varias opciones cuando se trata de compartir pantalla. Veámoslas:

• Escritorio: Si eliges compartir "Escritorio", todo lo visible en tu pantalla se compartirá con los participantes. Esta opción es especialmente útil cuando necesitas cambiar rápidamente entre múltiples aplicaciones, pero puede no ser ideal si aparecen notificaciones o información sensible en tu pantalla.
• Ventana: Compartir "Ventana" te permite mostrar solo una ventana de aplicación. No se verán otras aplicaciones ni tu escritorio. Esta es una excelente manera de mantener el enfoque en un solo contenido, como una presentación de PowerPoint o un navegador web.
• PowerPoint Live: Si estás compartiendo una presentación de PowerPoint, Teams ofrece una función única en la que puedes subir tu archivo a Teams, permitiendo que los participantes controlen las diapositivas individualmente. Esta característica se conoce como "PowerPoint Live".
• Microsoft Whiteboard: Teams también se integra con el Whiteboard de Microsoft. Esto es una gran herramienta para sesiones de lluvia de ideas, enseñanza o cualquier otra situación donde un espacio de colaboración pueda ser útil.

Iniciar el proceso de compartición

Una vez que elijas lo que quieres compartir, simplemente haz clic en ello. Si eliges “Escritorio”, comenzará a mostrar toda tu pantalla. Si eliges “Ventana”, solo mostrará esa ventana específica. Si eliges PowerPoint Live o Microsoft Whiteboard, la aplicación lo configurará automáticamente para ti y lo mostrará a otros participantes.

Deteniendo el uso compartido de pantalla

Para dejar de compartir tu pantalla, haz clic en el botón "Dejar de compartir". Esto generalmente se encuentra en el menú de control de Teams, que puede estar ubicado en la parte superior de tu pantalla o dentro de la ventana de Teams, dependiendo de tu plataforma. Una vez que detengas la compartición, la reunión volverá a la normalidad donde las personas pueden ver la interfaz normal sin tu contenido compartido.

Funciones avanzadas y consejos

Comentar al compartir

Microsoft Teams permite anotaciones de lo que estás compartiendo. Esto puede ser muy útil cuando deseas resaltar un punto en particular o guiar a tu audiencia a través de un diagrama o gráfico complejo. Las herramientas de anotación se pueden encontrar en la barra de herramientas que aparece en la parte superior de tu pantalla cuando compartes.

Compartir el audio del sistema

Si estás presentando un video o cualquier medio con sonido en tu computadora, es posible que desees compartir el audio del sistema con los participantes. Esta opción está disponible en el menú de Compartición. Actívala haciendo clic en la casilla junto a "Incluir audio del sistema". Una vez que hagas esto, cualquier sonido que haga tu computadora será escuchado por los participantes de la reunión.

Atajos de teclado

Para aquellos que prefieren usar atajos de teclado para mayor eficiencia, Microsoft Teams ofrece una variedad de comandos para compartir pantalla, incluyendo:

• Ctrl + Shift + E: Iniciar o detener el uso compartido de pantalla. Este atajo puede ayudar a acelerar el proceso considerablemente en lugar de navegar por los menús.

Mejores prácticas para compartir pantalla

Preparar tu entorno

Para tener una experiencia de uso compartido de pantalla fluida, considera limpiar tu escritorio, cerrar aplicaciones innecesarias y desactivar las notificaciones. Esto reducirá las distracciones y el potencial de compartir accidentalmente información sensible.

Conectando con los participantes

Ya que el uso compartido de pantalla puede a veces ser una distracción para los participantes, es importante mantener a tu audiencia comprometida. Anímales a hacer preguntas, comentar y colaborar si es posible. Usar la herramienta de chat dentro de Teams puede ayudar a mantener la discusión animada mientras presentas.

Verifica tu conexión a internet

Una conexión a internet estable es importante cuando se comparte pantalla. Una conexión inestable puede causar retrasos y los participantes pueden perder elementos importantes de tu presentación. Es una buena idea asegurarte de estar en una red confiable, usar una conexión por cable si es posible.

Solución de problemas comunes

El uso compartido de pantalla no funciona

Si te encuentras con problemas donde no puedes compartir tu pantalla, verifica nuevamente los permisos en tu dispositivo para Microsoft Teams. Para macOS, ve a 'Preferencias del Sistema', y verifica bajo 'Seguridad y Privacidad' los permisos de grabación de pantalla. En Windows, verifica tu configuración de Teams en la configuración de antivirus y firewall.

Problemas de rendimiento

El uso compartido de pantalla puede requerir recursos significativos del sistema. Si notas demoras al compartir tu pantalla, puedes liberar recursos cerrando aplicaciones de fondo innecesarias. Asegurarte de que tu dispositivo no se sobrecaliente y que tengas la energía conectada también puede mitigar problemas de rendimiento.

Problemas de audio

Si los participantes no pueden escuchar el sonido del sistema al compartir una presentación audiovisual, asegúrate de que "Incluir audio del sistema" esté seleccionado en la configuración de compartición. Si aún no pueden escuchar audio, verifica su configuración de micrófono y altavoces en las preferencias de dispositivos de Teams.

Conclusión

Usar el uso compartido de pantalla en Microsoft Teams puede aumentar drásticamente la calidad de las reuniones virtuales al proporcionar claridad y compromiso entre los participantes. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, asegurando los permisos adecuados y utilizando la variedad de características que Teams ofrece, puedes volverte competente para aprovechar eficazmente el uso compartido de pantalla. Ya sea trabajo colaborativo, enseñanza o presentaciones, el uso compartido de pantalla es una herramienta que, cuando se usa correctamente, puede optimizar la comunicación y la productividad.

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