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Wordでの変更履歴の追跡とコメントの追加方法
編集済み 4 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 4 数か月前
Microsoft Wordは、文書作成および編集のための強力なツールです。その貴重な機能の1つが、変更の追跡とコメントの追加能力です。この機能は、複数の人が文書に編集提案をしたりフィードバックを提供したりする必要がある共同作業に特に有用です。
変更履歴を理解する
Wordの変更履歴とは、文書に行われたすべての変更を記録する機能です。これにより、同じ文書を作業している人々が誰がどの変更を行ったのか、どの変更が行われたのかを確認できます。この機能は、誰がどの変更を行ったのかを知らずに同じ文書で複数のユーザーがコラボレーションする必要がある状況で非常に役立ちます。
変更履歴を有効にする方法
Wordでの変更履歴の有効化は簡単です。手順は次のとおりです：
- 編集したい文書をWordで開きます。
- ウィンドウの上部にあるリボンに移動します。
- 校閲タブを選択します。
- 校閲タブ内で、変更履歴ボタンを探します。クリックして変更履歴機能をオンにします。
- これで、文書に加えた変更はすべて強調表示され、Wordは各変更を誰が行ったかを記録します。
変更履歴がアクティブになると、すべての挿入、削除、および書式変更が文書内でマークされます。各変更のタイプは通常、異なる色で表示され、変更を行った人の名前は通常バブル内に表示されます。
変更のレビュー
文書で変更履歴を使用した後は、それらの変更をレビューすることが重要です。文書内の変更をレビューする方法は次のとおりです：
- 文書の上部にあるリボンメニューから校閲タブをクリックします。
- 校閲タブの下にあるトラッキングセクションに移動します。
- ここで、変更を表示する方法と、それを採用または却下するオプションが見つかります。
- 次へと前へをクリックして変更を移動できます。
異なるレイアウトで変更を確認することも可能です。校閲タブのトラッキンググループ内にあるレビュー用に表示ドロップダウンメニューでは、シンプルマークアップ、すべてのマークアップ、マークアップなし、オリジナルなどのオプションがあります。各オプションは変更の異なるビューを提供します：
- シンプルマークアップ: 変更が行われた場所のインジケータがあるクリーンなビューを提供します。
- すべてのマークアップ: インライン編集とコメントボックスを含む詳細な変更を表示します。
- マークアップなし: すべての変更が受け入れられたかのように文書の最終版を表示します。
- オリジナル: 変更が行われる前の文書を表示します。
変更の受け入れと拒否
変更をレビューした後、それらを受け入れるか拒否することができます。これを行うには：
- 校閲タブで、変更グループを見つけます。
- 承諾をクリックして変更を受け入れます。Wordは文書に変更を適用します。
- 却下をクリックして変更をキャンセルし、元の内容を保持します。
- これらのオプションの横にあるドロップダウンメニューを使用して、一度にすべての変更を受け入れるまたは拒否することもできます。
コメントの追加
変更の追跡に加えて、Microsoft Wordではコメントを追加することもできます。コメントはテキストの特定の部分にメモ、提案、またはリマインダーを追加するのに役立ちます。コメントを追加する方法は次のとおりです：
- コメントを追加したいテキストをハイライトまたはカーソルを置きます。
- リボンの校閲タブに移動します。
- コメントグループで、新しいコメントをクリックします。
- 右側のサイドバーにコメントボックスが表示され、その中にメモを書くことができます。
コメントは参照しているテキストとともに表示され、他の人とコラボレーションしている場合は、コメントに返信することができます。これによりコミュニケーションが向上し、全員が同じページにいることを確認できます。
コメントへの返信
共同作業の環境では、コメントに返信することで理解が深まり、迅速な意思決定が促進されることがあります：
- 返信したいコメントをクリックします。
- コメントボックス内で回答を選択します。
- 回答を入力し、Enterを押します。
コメントの削除
コメントが解決された後や関連性がなくなった場合に、コメントを削除する必要があることがあります。個々のコメントを削除するか、文書内のすべてのコメントを削除することができます：
- 個々のコメントを削除するには、コメントを右クリックしてコメントを削除を選択します。
- すべてのコメントを削除するには、校閲タブに移動し、コメントグループを見つけ、削除の横のドロップダウンをクリックして、文書内のすべてのコメントを削除を選択します。
レビューウインドウの使用
大きな文書で大幅な変更やコメントがある場合、レビューウインドウを使用することで、変更やコメントをより効率的にナビゲートできます。レビューウインドウを使用するには：
- 校閲タブに移動します。
- トラッキンググループで、レビューウインドウをクリックします。
- レビューウインドウにはすべての変更の概要が表示されます。画面の左側に垂直に、または下部に水平に表示できます。
レビューウインドウを使うことで、すべての編集変更とコメントをリスト形式で表示でき、特に長い文書で管理およびレビューが容易になります。
変更履歴オプションの設定
Microsoft Wordには、変更履歴の設定をカスタマイズできるオプションがあります。これらのオプションを設定するには：
- 校閲タブに移動し、トラッキンググループの右下にある小さな斜め矢印をクリックして変更履歴オプションウィンドウを開きます。
- ここで、挿入や削除のためのカラーコーディングなど、Wordが変更を表示する方法をカスタマイズできます。また、書式変更の表示方法を決定することもできます。
これらのオプションは個々の好みに合わせたり、共同作業の特定のニーズに合わせてカスタマイズでき、文書のレビューと編集をより個別化された体験にします。
文書変更の保護
他の人が変更を提案できるようにしつつ、直接文書を編集させたくない場合は、変更履歴で保護できます：
- 校閲タブに移動します。
- 保護グループで編集の制限をクリックします。
- 文書内でこの種類の編集のみを許可を選択し、リストから追跡された変更を選びます。
- 完了したら、はい、セキュリティの施行を開始をクリックしてパスワードを設定します。
この方法では、パスワードを持たない人は変更履歴を使用して変更を提案することしかできず、機能をオフにしたり、変更を受け入れたりすることはできません。
変更を共有する方法
変更が追跡された文書が完成したら、レビューのために共有する必要があるかもしれません。ここにいくつかの方法があります：
- メールで送信: 文書をメールに添付できます。通常、Wordはすべての変更を保持したまま文書を送信します。
- OneDriveで共有: 文書をOneDriveにアップロードし、Word Onlineを使用して他の人とリンクを共有します。変更履歴はデスクトップ版と同様にオンラインで使用できます。
これらの方法は、追跡された変更とコメントを保持し、受信者が必要に応じてレビュー、編集、フィードバックを提供できるようにします。
異なるバージョンのWordでの変更履歴
Microsoft Wordの変更履歴機能は、異なるバージョン間で似ていますが、一部のインターフェース要素がわずかに異なることがあります：
- Windows用Word: ここで説明したすべての機能が適用されます。バージョンによってリボンの外観や変更履歴ボタンがわずかに異なる場合があります。
- Mac用Word: プロセスは同様ですが、レイアウトが異なる場合があります。レビューウインドウや保護変更のような機能があります。
- Word Online: 制限された変更履歴機能を提供しますが、基本的なレビューおよび編集機能が使用できます。
結論
Microsoft Wordの変更履歴とコメント機能は、共同編集と文書レビューのための不可欠なツールです。それらは編集プロセスの透明性を保ち、各変更を追跡し、詳細なコメントを可能にします。これらの機能を有効にし、管理し、共有する方法を理解することは、共同文書編集に依存するプロフェッショナルや学生にとって重要です。これらのツールを効率的に使用すると、生産性が向上するだけでなく、高い編集品質の基準が確保されます。上述の手順に従うことで、誰でもこれらの強力なツールを効果的に使用して、Microsoft Wordでの作業と文書管理を向上させることができます。
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