コメント
Mac版Wordで変更履歴を追跡する方法
編集済み 4 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトオフィスワードフォーマック編集Appleマックブック協力文書レビューオフィス生産性チームワーク校正フィードバック執筆ツール
翻訳が更新されました 4 数か月前
Microsoft Wordは、世界で最も広く使用されているワードプロセッシングアプリケーションの1つです。学生、プロのライター、または単に文書を作成する必要がある人にとって、Wordは欠かせないツールです。その多くの機能の中で、「変更履歴」機能は編集者、著者、あらゆる文書の共同作成者にとって強力なツールです。この機能を使用すると、文書に行われた変更、その変更を行った人、およびその時期を確認できます。このガイドでは、Mac版Wordでの変更履歴の追跡プロセスを案内します。
変更履歴を理解する: Wordで変更履歴を追跡すると、文書に加えられたすべての変更のログをプログラムに保持させることになります。これには、テキストの追加、削除、書式の変更などが含まれます。変更履歴の追跡は、複数の人が文書を編集する可能性のある共同作業環境で非常に貴重です。各人の貢献を追跡し、変更をレビューして承認しやすくなります。
ステップ1: 文書を開く
まず、変更履歴を追跡したい文書を開く必要があります。Macのファイルエクスプローラーから文書をダブルクリックするか、Wordを開いて上部メニューの「ファイル」をクリックし、「開く」を選択して文書を見つけます。ファイルが通常.docまたは.docx拡張子の付いたWord文書として保存されていることを確認する必要があります。
ステップ2: 変更履歴機能にアクセスする
文書が開いたら、変更履歴機能を有効にする必要があります。Mac版Wordでこれを行うには、次の手順に従ってください。
- Wordウィンドウの上部を見ます。「ホーム」「挿入」「描画」「デザイン」「レイアウト」などのタブが表示されます。
- 「レビュ」タブをクリックします。ここでは、文書のレビューと編集に関連するツールが揃っています。
- レビュタブ内に「追跡」というセクションが表示されます。
- 「変更履歴」ラベルのボタンをクリックします。これで機能が有効になり、文書への変更が追跡されるようになります。
ステップ3: 変更履歴が有効な状態で変更を行う
変更履歴が有効になったら、文書の編集を開始できます。変更を行うと、Wordが文書に追加された箇所や削除された箇所をマークアップするのが分かります。通常、挿入されたテキストは下線が引かれるか、別の色で表示され、削除されたテキストは取り消し線や他の視覚的指標で表示されます。
文書を使用している各人の変更が異なる色で表示されることを覚えておくことが重要です。特に複数の共同編集者が関わっている場合、誰がどの変更をしたかを特定するのに役立ちます。
ステップ4: 変更をレビューして承認する
文書に変更を加えた後は、それらをレビューする必要があります。通常、編集者やプロジェクトマネージャーなど、変更を承認する権限を持つ人がこれを行います。変更をレビューするには、次の手順を行います。
- 変更履歴を有効にしたレビュタブにとどまります。
- 「承認」および「拒否」ラベルのボタンを探します。これらのボタンを使用して、追跡された変更を承認するか棄却するかを選択できます。
- 「前へ」または「次へ」のボタンを使用して、行われた変更の上下に移動します。
- 変更に同意する場合は「承認」をクリックし、変更を削除する場合は「拒否」をクリックします。
ステップ5: 追加オプションとカスタマイズ
Mac版Wordには、変更履歴の追跡方法と表示方法をカスタマイズするオプションもあります。これにより、デフォルト設定がニーズに合わない場合に特に便利です。検討すべきオプションをいくつか紹介します。
- 表示モード: このドロップダウンメニューでは、変更の表示方法を選択できます。「シンプルマークアップ」「全てのマークアップ」「マークアップなし」などのオプションが一般的です。これにより、視覚的な混雑を軽減したり、コンテンツまたは変更のみに焦点を当てたりできます。
- 表示する変更: どの種類の変更をレビュー用に表示するかを選択できます。たとえば、挿入と削除を表示するように設定し、書式変更を隠すことができます。
- ユーザー名を変更する: 追跡された変更に表示される名前を変更したい場合は、「Word」メニューに移動し、「環境設定」を選択して「ユーザー情報」を選び、詳細を更新します。
ステップ6: 変更履歴をオフにする
必要な変更をすべて追跡しレビューした後は、変更履歴機能をオフにして文書を最終化することを検討するかもしれません。これを行うには次の手順を実行します。
- 「レビュ」タブに戻ります。
- 再び「変更履歴」をクリックして、機能をオフにします。
望ましいすべての変更が受け入れられ、または拒否されていることを確認してから文書を最終化してください。さもないと、リーダーが文書を開くと追跡された変更として表示されます。
変更履歴の現実的なシナリオ: 共同プロジェクト
学校の課題やビジネス提案のためのチームプロジェクトに取り組んでいる状況を想像してください。各チームメンバーは異なるセクションを担当しており、誰もが独自の執筆スタイルを持っています。変更履歴を使用することで、各寄稿者が個別の編集を記録し、誰が何をしたかをレビューして、一定の一貫したトーンを維持することが容易になります。
例えば、ある人が序文を書き、別の人が結論を書いた場合、それぞれのセクションへの編集は別々に追跡されます。チームはその後、変更を議論し必要な修正を加えて、追跡機能のおかげで文書を最終化できます。
変更履歴を追跡することで生産性を向上させる
変更履歴を採用することは、透明性を提供するだけでなく、生産性を向上させます。編集者は行われたことを確認でき、複数のドラフトバージョンを見比べる必要がありません。追跡は、重要な変更が必要に応じて元に戻されることを保証し、また重要な内容が誤って上書きされるのを防ぐのに役立ちます。
変更履歴に関する一般的な問題の解決
変更履歴に慣れてくると、いくつかの一般的な問題や質問に直面することがあります。
- なぜ変更が追跡されていないのですか？ 「変更履歴」ボタンがアクティブであることを確認してください。ハイライトされていない場合、あなたの変更は追跡されません。
- 追跡された変更を永久に保存するにはどうすればよいですか？ すべての変更をレビューした後、通常通り文書を保存します。これにより、最終承認されたバージョンが反映されます。
結論
Mac版Wordで変更を追跡することは、文書の作成や編集に関わる誰にとっても重要なスキルです。すべての編集とコメントを監視する能力により、文書の履歴を包括的に把握できます。これらの手順に従うことで、変更履歴を効率的に利用し、明確なコミュニケーションを確保し、文書の完全性を維持し、共同作業の生産性を向上させることができるでしょう。
記事の内容に誤りがある場合, あなたは