Cómo rastrear el progreso y las cronologías en Asana

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Rastrear el progreso y gestionar los plazos es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Asana es una herramienta que ofrece una serie de características para ayudar a lograr esto. El propósito de esta guía es proporcionar una explicación detallada sobre cómo usar Asana para estos fines.

Entendiendo los conceptos básicos de Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para ayudar a los equipos a organizar, rastrear y gestionar su trabajo. Permite a los usuarios crear proyectos, tareas y subtareas que pueden asignarse a todos los miembros del equipo con fechas de vencimiento.

Crear un proyecto en Asana

Los proyectos en Asana son contenedores de alto nivel para organizar tus tareas. Para crear un proyecto, sigue estos pasos:

1. En la página de inicio de Asana, haz clic en el botón “+” junto a la sección “Proyectos”.
2. Elige si deseas comenzar con un proyecto en blanco o usar una plantilla.
3. Asigna un nombre a tu proyecto y selecciona el espacio de trabajo o equipo apropiado para él.
4. Para controlar quién puede ver tu proyecto, elige la configuración de privacidad del proyecto.
5. Haz clic en “Crear Proyecto” para finalizar la configuración.

Una vez que tu proyecto está diseñado, puedes comenzar a agregar tareas y organizarlas según sea necesario.

Agregar y asignar tareas

Las tareas son partes individuales del trabajo que contribuyen a completar un proyecto. Para agregar una tarea:

1. Abre el proyecto que creaste.
2. Haz clic en “Agregar Tarea” o presiona el atajo “Tab+N” en tu teclado.
3. Ingresa el nombre, descripción y detalles de tu tarea.
4. Asigna una tarea a un miembro del equipo haciendo clic en el campo “Asignado a” y seleccionando un nombre.

Asegúrate de completar la mayor cantidad de información posible sobre la tarea para que sea clara e implementable.

Establecer fechas de vencimiento

Establecer fechas de vencimiento es importante para llevar un registro de los plazos. Para establecer una fecha de vencimiento:

1. Haz clic en la tarea para la que deseas establecer una fecha de vencimiento.
2. Encuentra el campo “Fecha de vencimiento” en el panel de tareas a la derecha de tu pantalla.
3. Selecciona el ícono del calendario y elige una fecha. También puedes especificar la hora, si es necesario.

Una vez establecido, la fecha de vencimiento aparecerá junto a la tarea en la lista de tareas de tu proyecto, lo que facilita verla de un vistazo.

Subtareas para el seguimiento detallado

Las subtareas descomponen trabajos complejos en partes más pequeñas y manejables. Esto puede ayudar a cumplir con los plazos y rastrear el progreso de manera más eficiente:

1. Abre la tarea para la cual deseas crear una subtarea.
2. Haz clic en “Agregar Subtarea” debajo de los detalles de la tarea.
3. Ingresa un nombre y descripción para la subtarea, luego asígnala a un miembro del equipo si es necesario.

Las subtareas pueden tener su propia fecha de vencimiento, que puede ser diferente de la fecha de vencimiento de la tarea principal.

Rastrear el progreso en Asana

Asana ofrece varias maneras de monitorear el progreso de tus proyectos y tareas. Aquí hay algunas formas:

Listas de tareas

La forma más simple de rastrear el progreso es a través de una lista de tareas. Marca las tareas a medida que se completan para saber fácilmente lo que se ha hecho y lo que aún queda por hacer. Esto proporciona una visión clara del progreso.

Tableros

Los tableros te permiten organizar tus tareas en columnas, similar a un tablero Kanban. Esto proporciona una representación visual de dónde se encuentra cada tarea actualmente en el flujo de trabajo:

• Para cambiar a la vista de tablero, abre tu proyecto y selecciona “Tablero” en las opciones de vista.
• Arrastra y suelta tareas entre columnas para mostrar el progreso (por ejemplo, de “En progreso” a “Completado”).

Vista de cronograma

La vista de Cronograma muestra un gráfico de tipo Gantt de las tareas, proporcionando una visión general de las cronologías del proyecto y las dependencias:

• Haz clic en “Cronograma” en las opciones de vista del proyecto.
• Mira las tareas por fecha límite y observa dónde las dependencias pueden causar problemas de plazos.
• Ajusta las duraciones de las tareas y las dependencias directamente desde el cronograma para reconfigurar los planes según sea necesario.

Vista de progreso

La vista de progreso muestra el estado general del proyecto en forma de hitos y tasa de finalización:

• Selecciona “Progreso” en el menú de Vista del Proyecto.
• Ve el gráfico de progreso para ver el porcentaje de tareas completadas frente al número total de tareas.
• Identifica posibles retrasos observando tareas atrasadas o plazos próximos.

Uso de campos personalizados

Puedes agregar campos personalizados a las tareas para obtener más información en los indicadores de progreso:

1. Para agregar campos personalizados, abre una tarea y haz clic en “Personalizar”.
2. Selecciona “Agregar campo personalizado” y crea un campo como “Estado del Progreso”, con opciones como “No iniciado”, “En progreso” y “Completado”.
3. Actualiza estos campos a medida que avanza el trabajo.

Funciones de búsqueda y filtrado

Utiliza las opciones de búsqueda y filtro para encontrar tareas específicas, como tareas que se vencen pronto o que están atrasadas:

• Escribe palabras clave en la barra de búsqueda para encontrar tareas rápidamente.
• Aplica filtros como asignado, proyecto o fecha de vencimiento para búsquedas refinadas.

Gestión efectiva de plazos

Gestionar los plazos en Asana requiere previsión y monitoreo regular. Aquí hay algunos consejos para manejar mejor los plazos:

Utiliza la vista de calendario de Asana

La vista de calendario ayuda a visualizar los plazos e identificar posibles conflictos de programación:

• Cambia a la vista de calendario en tu panel de proyecto.
• Revisa tus tareas en la cuadrícula del calendario para equilibrar la carga de trabajo y organizar los plazos de manera efectiva.

Utiliza plazos de tareas e hitos

Convierte fechas de vencimiento importantes en hitos para destacarlas en todo el proyecto:

• Marca una tarea como un hito seleccionándola bajo los detalles de la tarea.
• Mantén un ojo atento en estos hitos en el cronograma del proyecto o la vista de progreso.

Actualizaciones y revisiones frecuentes

Actualiza regularmente las tareas con comentarios sobre el progreso e incluye lo siguiente en los informes de estado:

• Agrega comentarios a las tareas para proporcionar actualizaciones de estado o recibir comentarios de los miembros del equipo.
• Incentiva a los miembros del equipo a hacer lo mismo para una mejor visibilidad sobre el progreso y los problemas encontrados.

Automatiza procesos

Automatiza tareas repetitivas para ahorrar tiempo y mantener al equipo unido:

• Configura reglas en Asana para automatizar acciones como asignar una tarea cuando se mueve a una sección específica.
• Integra Asana con otras herramientas que tu equipo usa, asegurando un flujo de información sin problemas.

Rastreo colaborativo

Los esfuerzos colaborativos se benefician en gran medida del rastreo del progreso y los plazos. Asegúrate de:

Aprovechar las características de equipo

Conéctate con los miembros del equipo usando herramientas de colaboración integradas:

• Usa comentarios para mantener al equipo informado, mantener las conversaciones dentro de las tareas y mencionar a compañeros de trabajo.
• Colabora en comentarios directamente dentro de las tareas de Asana para optimizar las comunicaciones.

Reuniones y chequeos regulares

Programa reuniones y chequeos regulares para asegurarte de que todos estén en sintonía:

• Alinea tus tareas de Asana con la agenda de la reunión para discutir actualizaciones y ajustes del proyecto.
• Revisa colectivamente el estado del proyecto mostrado en Asana.

Conclusión

Asana es una herramienta poderosa cuando se trata de rastrear el progreso y gestionar efectivamente los plazos. Al descomponer proyectos en tareas claras y manejables y utilizando las diversas vistas y características disponibles en Asana, los equipos pueden mantener una visión clara de lo que se debe hacer y cuándo. La clave es monitorear regularmente el progreso, actualizar tareas y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. Con las estrategias y consejos descritos en esta guía, deberías estar bien equipado para usar Asana a su máximo potencial.

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