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असाना में प्रगति और समय-सीमा को कैसे ट्रैक करें
संपादित 3 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 3 महीने पहले
किसी भी परियोजना की सफलता के लिए प्रगति को ट्रैक करना और समय सीमा का प्रबंधन करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। असाना एक उपकरण है जो इसे प्राप्त करने में मदद के लिए कई सुविधाएं प्रदान करता है। इस गाइड का उद्देश्य इन उद्देश्यों के लिए असाना का उपयोग करने के तरीके की गहराई से व्याख्या प्रदान करना है।
असाना के मूलभूत सिद्धांतों को समझना
असाना एक प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण है जिसे टीमों को उनके काम को व्यवस्थित, ट्रैक और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह उपयोगकर्ताओं को परियोजनाओं, कार्यों और उप-कार्यों को बनाने की अनुमति देता है जिन्हें सभी टीम सदस्यों को नियत तिथियों के साथ सौंपा जा सकता है।
असाना में एक परियोजना बनाना
असाना में परियोजनाएं आपके कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए उच्च-स्तरीय कंटेनर हैं। एक परियोजना बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- असाना होमपेज पर, "प्रोजेक्ट्स" अनुभाग के बगल में “+” बटन पर क्लिक करें।
- निर्णय लें कि खाली प्रोजेक्ट से शुरू करना है या किसी टेम्पलेट का उपयोग करना है।
- अपनी परियोजना का नाम दें और इसके लिए उपयुक्त कार्यक्षेत्र या टीम का चयन करें।
- अपनी परियोजना को कौन देख सकता है, इसे नियंत्रित करने के लिए परियोजना की गोपनीयता सेटिंग्स का चयन करें।
- सेटअप समाप्त करने के लिए “प्रोजेक्ट बनाएं” पर क्लिक करें।
आपकी परियोजना तैयार हो जाने के बाद, आप आवश्यकतानुसार कार्य जोड़ना और उनका आयोजन शुरू कर सकते हैं।
कार्य जोड़ना और असाइन करना
कार्य व्यक्ति की कार्य इकाइयाँ होती हैं जो एक परियोजना को पूरा करने में योगदान करती हैं। एक कार्य जोड़ने के लिए:
- आपने जो परियोजना बनाई है उसे खोलें।
- “कार्य जोड़ें” पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड पर “Tab+N” शॉर्टकट का उपयोग करें।
- अपने कार्य का नाम, विवरण और विवरण दर्ज करें।
- कार्य को एक टीम सदस्य को असाइन करने के लिए, "असाइन" फ़ील्ड पर क्लिक करें और नाम का चयन करें।
कार्य के बारे में जितनी जानकारी संभव हो इसे स्पष्ट और लागू करने योग्य बनाने के लिए अवश्य भरें।
नियत तिथियाँ निर्धारित करना
नियत तिथियाँ निर्धारित करना समय सीमा का ट्रैक रखने के लिए महत्वपूर्ण है। एक नियत तिथि निर्धारित करने के लिए:
- उस कार्य पर क्लिक करें जिसके लिए आप नियत तिथि निर्धारित करना चाहते हैं।
- अपने स्क्रीन के दाहिनी ओर कार्य फलक में "नियत तिथि" फ़ील्ड ढूंढें।
- कैलेंडर आइकन का चयन करें और एक तिथि चुनें। यदि आवश्यक हो तो आप समय भी निर्दिष्ट कर सकते हैं।
एक बार सेट हो जाने के बाद, नियत तिथि आपके प्रोजेक्ट की कार्य सूची में कार्य के बगल में दिखाई देगी, जिससे इसे एक नजर में देखना आसान हो जाता है।
विस्तृत ट्रैकिंग के लिए उप-कार्य
उप-कार्य जटिल कार्यों को छोटे, अधिक प्रबंधनीय भागों में विभाजित करते हैं। यह समय सीमा पूरी करने और प्रगति को अधिक कुशलता से ट्रैक करने में मदद कर सकता है:
- उस कार्य को खोलें जिसके लिए आप उप-कार्य बनाना चाहते हैं।
- कार्य विवरण के नीचे "उप-कार्य जोड़ें" क्लिक करें।
- उप-कार्य का नाम और विवरण दर्ज करें, फिर आवश्यक हो तो इसे किसी टीम सदस्य को असाइन करें।
उप-कार्य की अपनी नियत तिथि हो सकती है, जो मुख्य कार्य की नियत तिथि से भिन्न हो सकती है।
असाना में प्रगति का ट्रैकिंग
असाना आपके प्रोजेक्ट्स और कार्यों की प्रगति को मॉनिटर करने के कई तरीके ऑफर करता है। यहां कुछ तरीके दिए गए हैं:
टू-डू सूचियाँ
प्रगति को ट्रैक करने का सबसे सरल तरीका टास्क लिस्ट के माध्यम से होता है। कार्य पूर्ण होने के बाद उन्हें चेक करें ताकि आसानी से पता चल सके कि क्या किया गया है और क्या किया जाना बाकी है। यह प्रगति की स्पष्ट तस्वीर प्रदान करता है।
बोर्ड
बोर्ड आपको अपने कार्यों को कॉलम में व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं, जो कि एक कंबन बोर्ड के समान होता है। यह प्रत्येक कार्य की स्थिति को वर्कफ़्लो में कहां है इसे दर्शाता है:
- बोर्ड दृश्य में स्विच करने के लिए, अपने प्रोजेक्ट को खोलें और दृश्य विकल्पों में से "बोर्ड" चुनें।
- कार्य प्रगति दिखाने के लिए (उदाहरण के लिए, "प्रगति में" से "पूर्ण") कॉलम के बीच खींचें और छोड़ें।
टाइमलाइन दृश्य
टाइमलाइन दृश्य कार्यों का गैंट-शैली का चार्ट दिखाता है, जिससे प्रोजेक्ट समय-सीमा और निर्भरताओं का अवलोकन होता है:
- प्रोजेक्ट दृश्य विकल्पों में से "टाइमलाइन" क्लिक करें।
- कार्य डेडलाइन के द्वारा देखें और देखें कि निर्भरता डेडलाइन में समस्याएं पैदा कर सकती हैं।
- योजना को पुन: कॉन्फ़िगर करने के लिए कार्य की अवधि और निर्देशाएं सीधे टाइमलाइन से समायोजित करें।
प्रगति दृश्य
प्रगति दृश्य समग्र प्रोजेक्ट स्थिति को माइलस्टोन और पूर्णता दर के रूप में दिखाता है:
- प्रोजेक्ट व्यू मेनू से "प्रगति" चुनें।
- कुल कार्यों के मुकाबले पूर्ण कार्यों का प्रतिशत देखने के लिए प्रगति चार्ट देखे।
- ओवरड्यू कार्यों या निकट भविष्य की डेडलाइन नोट करके संभावित देरी की पहचान करें।
कस्टम फ़ील्ड्स का उपयोग
आप प्रगति संकेतकों में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए कस्टम फ़ील्ड्स कार्यों में जोड़ सकते हैं:
- कस्टम फ़ील्ड्स जोड़ने के लिए, एक टास्क खोलें और "कस्टमाइज़" पर क्लिक करें।
- "कस्टम फ़ील्ड जोड़ें" चुनें और "प्रगति स्थिति" जैसा एक फ़ील्ड बनाएं, जिसमें "अभी तक शुरू नहीं", "प्रगति में", और "पूर्ण" जैसे विकल्प हैं।
- जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, इन फ़ील्ड्स को अपडेट करें।
खोज और फिल्टरिंग फंक्शंस
जल्द समाप्ति वाले या ओवरड्यू कार्यों जैसे विशिष्ट कार्यों को खोजने के लिए खोज और फ़िल्टर विकल्पों का उपयोग करें:
- कार्य जल्दी खोजने के लिए खोज बार में कीवर्ड टाइप करें।
- असाइनी, प्रोजेक्ट या डेडलाइन जैसी फ़िल्टरों के लिए परिष्कृत खोजों के लिए अप्लाई करें।
समय सीमा का प्रभावी प्रबंधन
असाना में समय सीमा का प्रबंधन दूरदर्शिता और नियमित मॉनिटरिंग की आवश्यकता होती है। यहाँ कुछ रणनीतियाँ हैं जो समय सीमा पर कार्य को बेहतर बनाती हैं:
असाना का कैलेंडर दृश्य का उपयोग
कैलेंडर दृश्य डेडलाइन का दृश्यमान करता है और संभावित शेड्यूलिंग संघर्षों की पहचान करता है:
- अपने प्रोजेक्ट डैशबोर्ड में कैलेंडर दृश्य पर स्विच करें।
- लोड को संतुलित करने और डेडलाइन को प्रभावी ढंग से संगठित करने के लिए कैलेंडर ग्रिड पर अपने कार्यों की जाँच करें।
कार्य डेडलाइन और माइलस्टोन का उपयोग
महत्वपूर्ण डेडलाइन को माइलस्टोन में बदलें ताकि पूरे प्रोजेक्ट में उन्हें हाइलाइट किया जा सके:
- किसी कार्य को माइलस्टोन के रूप में सेट करें जिसका उसे कार्य विवरण के तहत मार्किंग करें।
- प्रोजेक्ट टाइमलाइन या प्रोग्रेस दृश्य में इन माइलस्टोन पर निकट का ध्यान रखें।
प्राय: अपडेट्स और समीक्षाएँ
स्थिति रिपोर्ट में प्रगति पर टिप्पणियों के साथ कार्यों को नियमित रूप से अपडेट करें और निम्नलिखित शामिल करें:
- प्रगति पर स्थिति अपडेट देने या टीम के सदस्यों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए कार्यों में टिप्पणियाँ जोड़ें।
- बेहतर दृश्यता के लिए टीम सदस्यों को भी ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करें।
प्रक्रियाओं को स्वचालित करना
समय बचाने और टीम को एक साथ रखने के लिए पुनरावृत्ति होने वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करें:
- किसी विशिष्ट अनुभाग में स्थानांतरित होने पर कार्रवाई को स्वचालित करने के लिए असाना में नियम सेट करें।
- आपकी टीम के उपयोग किए जाने वाले अन्य टूल्स के साथ असाना को एकीकृत करें, जिससे जानकारी का निर्बाध प्रवाह सुनिश्चित हो।
सहयोगात्मक ट्रैकिंग
सहयोगी प्रयास प्रगति और डेडलाइन को ट्रैक करने से अत्यधिक लाभान्वित होते हैं। सुनिश्चित करें:
टीम की विशेषताओं का लाभ उठाएँ
बिल्ट-इन सहयोग उपकरणों का उपयोग करके टीम के सदस्यों से कनेक्ट करें:
- टीम को सूचित रखने के लिए टिप्पणियाँ करें, कार्यों के भीतर बातचीत जारी रखें और सहकर्मियों को @मेंशन करें।
- असाना कार्यों के भीतर सीधे प्रतिक्रिया पर सहयोग करने के लिए संवादों का अनुकूलन करें।
नियमित बैठकें और चेक-इन
सुनिश्चित करने के लिए नियमित बैठकें और चेक-इन शेड्यूल करें ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों:
- प्रोजेक्ट अपडेट्स और समायोजन पर चर्चा करने के एजेंडा के साथ अपनी असाना कार्यों को संरेखित करें।
- असाना में प्रदर्शित प्रोजेक्ट स्थिति की सामूहिक रूप से समीक्षा करें।
निष्कर्ष
प्रगति को ट्रैक करने और डेडलाइन को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए असाना एक शक्तिशाली उपकरण है। परियोजनाओं को स्पष्ट, प्रबंधनीय कार्यों में विभाजित करके और असाना में उपलब्ध विभिन्न दृश्य और सुविधाओं का उपयोग करके, टीमें इस बात का स्पष्ट अवलोकन बनाए रख सकती हैं कि क्या करना है और कब करना है। प्रमुख बातों में नियमित रूप से प्रगति की निगरानी करना, कार्यों को अद्यतन करना और टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा देना शामिल है। इस गाइड में बताई गई रणनीतियों और युक्तियों के साथ, आपको असाना का पूर्ण रूप से उपयोग करने के लिए अच्छी तरह से तैयार होना चाहिए।
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