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Asanaで進捗とタイムラインを追跡する方法
編集済み 3 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 3 数か月前
進捗を追跡して締め切りを管理することは、プロジェクトの成功にとって非常に重要です。Asanaはこれを達成するための多くの機能を提供するツールです。このガイドの目的は、これらの目的のためにAsanaをどのように使用するかを詳しく説明することです。
Asanaの基本を理解する
Asanaは、チームが仕事を整理し、追跡し、管理するのを支援するために設計されたプロジェクト管理ツールです。ユーザーはプロジェクト、タスク、サブタスクを作成し、期限を設定してチームメンバー全員に割り当てることができます。
Asanaでのプロジェクトの作成
Asanaのプロジェクトは、タスクを整理するための高次のコンテナです。プロジェクトを作成するには、以下の手順に従います：
- Asanaのホームページで「プロジェクト」セクションの横にある「+」ボタンをクリックします。
- 空白のプロジェクトを始めるかテンプレートを使用するかを選択します。
- プロジェクトに名前を付け、適切なワークスペースまたはチームを選択します。
- プロジェクトのプライバシー設定を選択して誰がプロジェクトを見るかを制御します。
- 「プロジェクトを作成」をクリックして設定を完了します。
プロジェクトが整理されたら、必要に応じてタスクを追加して整理を始めることができます。
タスクの追加と割り当て
タスクは、プロジェクトを完了するために貢献する個々の作業単位です。タスクを追加するには：
- 作成したプロジェクトを開きます。
- 「タスクを追加」をクリックするか、キーボードの「Tab+N」ショートカットを押します。
- タスクの名前、説明、詳細を入力します。
- 「担当者」フィールドをクリックし、名前を選択してチームメンバーにタスクを割り当てます。
タスクについてできるだけ多くの情報を入力して、明確で実行可能にしてください。
期限の設定
期限を設定することは、締め切りを追跡するために重要です。期限を設定するには：
- 期限を設定したいタスクをクリックします。
- 画面右側のタスクペインにある「期日」フィールドを見つけます。
- カレンダーアイコンを選択して日付を指定します。必要に応じて時間も指定できます。
期限が設定されると、プロジェクトのタスクリストのタスクの横に表示され、一目で確認しやすくなります。
詳細な追跡のためのサブタスク
サブタスクは、複雑な作業をより小さく管理しやすい部分に分解します。これは、締め切りを満たし、進捗を効率よく追跡するのに役立ちます：
- サブタスクを作成したいタスクを開きます。
- タスク詳細の下にある「サブタスクを追加」をクリックします。
- サブタスク名と説明を入力し、必要に応じてチームメンバーに割り当てます。
サブタスクには、メインタスクの期限とは異なる期限を設定することができます。
Asanaでの進捗追跡
Asanaは、プロジェクトやタスクの進捗を監視するためのいくつかの方法を提供しています。以下はその方法のいくつかです：
To-doリスト
進捗を追跡する最も簡単な方法は、タスクリストを使用することです。タスクが完了するごとにチェックを入れ、何が完了して何がまだ残っているのかを簡単に把握できます。これにより、進捗が明確に把握できます。
ボード
ボードを使用すると、タスクをカラムに整理できます。これは、各タスクがワークフローのどこにあるかを視覚的に表示します：
- プロジェクトを開き、ビューオプションから「ボード」を選択してボードビューに切り替えます。
- タスクをカラム間でドラッグアンドドロップして進捗を示します（例：「進行中」から「完了」へ）。
タイムラインビュー
タイムラインビューは、タスクのガントスタイルのチャートを表示し、プロジェクトのタイムラインと依存関係の概要を提供します：
- プロジェクトビューオプションで「タイムライン」をクリックします。
- 期限ごとにタスクを確認し、依存関係が締め切りの問題を引き起こす可能性がある場所を見つけます。
- 必要に応じてタイムラインでタスクの期間と依存関係を直接調整して計画を再設定します。
進捗ビュー
進捗ビューは、マイルストーンや完了率の形式でプロジェクト全体の状態を表示します：
- プロジェクトビューのメニューから「進捗」を選択します。
- プログレスチャートを見て、全タスクに対する完了済みタスクの割合を確認します。
- 期限切れのタスクや締切が迫っているタスクを確認して、潜在的な遅延を特定します。
カスタムフィールドの使用
タスクにカスタムフィールドを追加して、進捗インジケーターにより多くの情報を得ることができます：
- タスクを開き、「カスタマイズ」をクリックしてカスタムフィールドを追加します。
- 「カスタムフィールドを追加」を選択し、「進捗ステータス」などのフィールドを作成します。「未開始」、「進行中」、「完了」などのオプションを含めます。
- 作業が進行するに従ってこれらのフィールドを更新します。
検索およびフィルター機能
特定のタスクを見つけるために、検索およびフィルターオプションを使用します。たとえば、期限が近いタスクや期限を切れたタスク：
- 検索バーにキーワードを入力してタスクを素早く見つけます。
- 担当者、プロジェクト、期限などをフィルタリングして、検索を絞り込みます。
効果的な締切管理
Asanaでの締切の管理は、先を見越した計画と定期的な監視が必要です。ここでは、締切をうまく扱うためのいくつかのヒントを紹介します：
Asanaのカレンダービューを使用する
カレンダービューを使用すると、期限を可視化して、スケジュールの競合を特定できます：
- プロジェクトダッシュボードでカレンダービューに切り替えます。
- カレンダーグリッド上でタスクを確認し、ワークロードを平準化し、締切を効果的に整理します。
タスクの期限とマイルストーンを使用する
重要な締め切りをプロジェクト全体で強調するためにマイルストーンに変換します：
- タスクの詳細でマイルストーンとしてタスクを設定します。
- プロジェクトのタイムラインや進捗ビューでこれらのマイルストーンを注視します。
頻繁なアップデートとレビュー
タスクを定期的に更新し、進捗に関するコメントを追加し、次のものをステータスレポートに含めます：
- ステータスを更新したいタスクにコメントを追加し、チームメンバーからのフィードバックを求めます。
- 進捗と遭遇した問題についての可視性を高めるために、チームメンバーにも同じことを奨励します。
プロセスを自動化する
繰り返しのタスクを自動化して時間を節約し、チームの結束を保ちます：
- 特定のセクションにタスクを移動したときにタスクを割り当てるなどのアクションを自動化するためにAsanaでルールを設定します。
- Asanaを他のチームの使用するツールと統合して、情報の滑らかな流れを確保します。
協力的な追跡
協力的な努力は進捗と締切の追跡から大いに恩恵を受けます。次のことを確認してください：
チーム機能を活用する
組み込みのコラボレーションツールを使用してチームメンバーと接続します：
- コメントを使用してチームを情報で更新し、タスク内で会話を続け、同僚に@メンションを付けます。
- Asanaタスク内で直接フィードバックに基づいてコラボレーションし、コミュニケーションを最適化します。
定期的なミーティングとチェックイン
全員が同じページにいることを確認するために、定期的なミーティングとチェックインをスケジュールします：
- Asanaタスクをミーティングアジェンダと一致させて、プロジェクトの更新と調整について話し合います。
- Asanaに表示されるプロジェクトの状態を一緒にレビューします。
結論
Asanaは、進捗を追跡し、締め切りを効果的に管理するための強力なツールです。プロジェクトを明確で管理可能なタスクに分解し、Asanaで利用可能なさまざまなビューや機能を使用することで、チームは何をいつ行う必要があるかを明確に把握できます。定期的に進捗を監視し、タスクを更新し、チームメンバー間の協力を促進することがカギです。このガイドに記載された戦略とヒントを使用することで、Asanaを最大限に活用する準備が整っているはずです。
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