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Como rastrear progresso e cronogramas no Asana
Editado 3 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial
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Tradução atualizada 3 meses atrás
Acompanhar o progresso e gerenciar prazos é crucial para o sucesso de qualquer projeto. O Asana é uma ferramenta que oferece várias funcionalidades para ajudar a alcançar isso. O objetivo deste guia é fornecer uma explicação detalhada sobre como usar o Asana para esses fins.
Entendendo o básico do Asana
O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada para ajudar as equipes a organizar, acompanhar e gerenciar seu trabalho. Ele permite que os usuários criem projetos, tarefas e subtarefas que podem ser atribuídas a todos os membros da equipe com datas de vencimento.
Criando um projeto no Asana
Projetos no Asana são contêineres de alto nível para organizar suas tarefas. Para criar um projeto, siga estas etapas:
- Na página inicial do Asana, clique no botão “+” ao lado da seção “Projetos”.
- Escolha se deseja começar com um projeto em branco ou usar um modelo.
- Dê um nome ao seu projeto e selecione o espaço de trabalho ou equipe apropriada para ele.
- Para controlar quem pode ver seu projeto, escolha as configurações de privacidade do projeto.
- Clique em “Criar Projeto” para finalizar a configuração.
Depois que seu projeto estiver configurado, você pode começar a adicionar tarefas e organizá-las conforme necessário.
Adicionando e atribuindo tarefas
As tarefas são partes individuais de trabalho que contribuem para a conclusão de um projeto. Para adicionar uma tarefa:
- Abra o projeto que você criou.
- Clique em “Adicionar Tarefa” ou pressione o atalho “Tab+N” no seu teclado.
- Digite o nome, descrição e detalhes da sua tarefa.
- Atribua uma tarefa a um membro da equipe clicando no campo “Atribuído a” e selecionando um nome.
Certifique-se de preencher o máximo de informações sobre a tarefa possível para torná-la clara e executável.
Definindo datas de vencimento
Definir datas de vencimento é importante para manter o controle dos prazos. Para definir uma data de vencimento:
- Clique na tarefa para a qual deseja definir uma data de vencimento.
- Encontre o campo “Data de Vencimento” no painel de tarefas à direita da sua tela.
- Selecione o ícone do calendário e escolha uma data. Você também pode especificar a hora, se necessário.
Depois de definida, a data de vencimento aparecerá ao lado da tarefa na lista de tarefas do seu projeto, tornando fácil vê-la rapidamente.
Subtarefas para rastreamento detalhado
Subtarefas dividem trabalhos complexos em partes menores e mais gerenciáveis. Isso pode ajudar a cumprir prazos e acompanhar o progresso de forma mais eficiente:
- Abra a tarefa para a qual deseja criar uma subtarefa.
- Clique em “Adicionar Subtarefa” abaixo dos detalhes da tarefa.
- Digite um nome e descrição para a subtarefa e, se necessário, atribua-a a um membro da equipe.
Subtarefas podem ter sua própria data de vencimento, que pode ser diferente da data de vencimento da tarefa principal.
Rastreando progresso no Asana
O Asana oferece várias maneiras de monitorar o progresso dos seus projetos e tarefas. Aqui estão algumas maneiras:
Listas de tarefas a fazer
A maneira mais simples de acompanhar o progresso é através de uma lista de tarefas. Marque as tarefas à medida que são concluídas para saber facilmente o que foi feito e o que ainda precisa ser feito. Isso fornece uma visão clara do progresso.
Quadros
Os quadros permitem organizar suas tarefas em colunas, semelhante a um quadro Kanban. Isso fornece uma representação visual de onde cada tarefa está atualmente no fluxo de trabalho:
- Para alternar para a visualização de quadro, abra seu projeto e selecione “Quadro” nas opções de visualização.
- Arraste e solte tarefas entre colunas para mostrar o progresso (por exemplo, de “Em progresso” para “Concluído”).
Visualização de cronograma
A visualização de Cronograma mostra um gráfico estilo Gantt de tarefas, fornecendo uma visão geral dos cronogramas do projeto e das dependências:
- Clique em “Cronograma” nas opções de visualização do projeto.
- Observe as tarefas por prazo e veja onde as dependências podem causar problemas de prazo.
- Ajuste as durações das tarefas e as dependências diretamente do cronograma para reconfigurar os planos conforme necessário.
Visualização de progresso
A visualização de progresso mostra o status geral do projeto na forma de marcos e taxa de conclusão:
- Selecione “Progresso” no menu de visualização do projeto.
- Veja o gráfico de progresso para ver a porcentagem de tarefas concluídas em relação ao total de tarefas.
- Identifique possíveis atrasos observando as tarefas atrasadas ou prazos iminentes.
Usando campos personalizados
Você pode adicionar campos personalizados às tarefas para obter mais informações nos indicadores de progresso:
- Para adicionar campos personalizados, abra uma tarefa e clique em “Personalizar.”
- Selecione “Adicionar Campo Personalizado” e crie um campo como “Status de Progresso”, com opções como “Não Iniciado”, “Em Progresso” e “Concluído”.
- Atualize esses campos à medida que o trabalho avança.
Funções de busca e filtragem
Use as opções de busca e filtro para encontrar tarefas específicas, como tarefas com vencimento próximo ou atrasadas:
- Digite palavras-chave na barra de busca para encontrar tarefas rapidamente.
- Aplique filtros como atribuído, projeto ou data de vencimento para buscas refinadas.
Gerenciamento eficaz de prazos
Gerenciar prazos no Asana requer previsão e monitoramento regular. Aqui estão algumas dicas para lidar melhor com os prazos:
Use a visualização de calendário do Asana
A visualização de calendário ajuda a visualizar prazos e identificar possíveis conflitos de agendamento:
- Alterne para a visualização de calendário no painel de controle do seu projeto.
- Verifique suas tarefas na grade do calendário para equilibrar a carga de trabalho e organizar os prazos de forma eficaz.
Use prazos e marcos de tarefas
Converta prazos importantes em marcos para destacá-los ao longo do projeto:
- Defina uma tarefa como marco marcando-a nos detalhes da tarefa.
- Mantenha um olhar atento sobre esses marcos na linha do tempo ou visualização de progresso do projeto.
Atualizações e revisões frequentes
Atualize as tarefas regularmente com comentários sobre o progresso e inclua o seguinte em relatórios de status:
- Adicione comentários às tarefas para fornecer atualizações de status ou obter feedback dos membros da equipe.
- Incentive os membros da equipe a fazer o mesmo para melhor visibilidade sobre o progresso e problemas encontrados.
Automatize processos
Automatize tarefas repetitivas para economizar tempo e manter a equipe unida:
- Configure regras no Asana para automatizar ações, como atribuir uma tarefa quando movida para uma seção específica.
- Integre o Asana com outras ferramentas que sua equipe utiliza para garantir um fluxo de informações contínuo.
Rastreamento colaborativo
Esforços colaborativos se beneficiam muito do rastreamento de progresso e prazos. Certifique-se de:
Aproveitar os recursos da equipe
Conecte-se com os membros da equipe usando ferramentas de colaboração integradas:
- Use comentários para manter a equipe informada, mantendo conversas dentro das tarefas e mencione colegas de trabalho.
- Colabore em feedbacks diretamente dentro das tarefas do Asana para otimizar as comunicações.
Reuniões e check-ins regulares
Agende reuniões e check-ins regulares para garantir que todos estejam na mesma página:
- Alinhe suas tarefas do Asana com a agenda da reunião para discutir atualizações e ajustes do projeto.
- Reveja coletivamente o status do projeto exibido no Asana.
Conclusão
O Asana é uma ferramenta poderosa quando se trata de acompanhar o progresso e gerenciar prazos de forma eficaz. Dividindo projetos em tarefas claras e gerenciáveis e utilizando as várias visualizações e funcionalidades disponíveis no Asana, as equipes podem manter uma visão clara do que precisa ser feito e quando. A chave é monitorar regularmente o progresso, atualizar tarefas e promover a colaboração entre os membros da equipe. Com as estratégias e dicas delineadas neste guia, você deve estar bem equipado para usar o Asana em todo o seu potencial.
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