Комментарии
Как отслеживать прогресс и сроки в Asana
Отредактировано 3 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда
АсанаОтслеживаниеПрогрессСрокиОтчетностьАналитикаЭффективностьПроектыУправление задачамиПродуктивностьWindowsMacЛинукс
Перевод обновлен 3 несколько месяцев назад
Отслеживание прогресса и управление дедлайнами имеет решающее значение для успеха любого проекта. Asana — это инструмент, предлагающий ряд функций для достижения этой цели. Целью данного руководства является предоставление подробного объяснения того, как использовать Asana для этих целей.
Понимание основ Asana
Asana — это инструмент управления проектами, разработанный для помощи командам в организации, отслеживании и управлении своей работой. Он позволяет пользователям создавать проекты, задачи и подзадачи, которые могут быть назначены всем членам команды с установленными сроками.
Создание проекта в Asana
Проекты в Asana являются контейнерами высокого уровня для организации ваших задач. Чтобы создать проект, выполните следующие шаги:
- На главной странице Asana нажмите кнопку “+” рядом с разделом “Проекты”.
- Выберите, хотите ли вы начать с пустого проекта или использовать шаблон.
- Дайте своему проекту имя и выберите соответствующее рабочее пространство или команду для него.
- Чтобы управлять тем, кто может видеть ваш проект, выберите настройки конфиденциальности проекта.
- Нажмите «Создать проект», чтобы завершить настройку.
Как только ваш проект будет организован, вы можете начать добавлять задачи и организовывать их по мере необходимости.
Добавление и назначение задач
Задачи — это отдельные элементы работы, которые способствуют завершению проекта. Чтобы добавить задачу:
- Откройте созданный вами проект.
- Нажмите «Добавить задачу» или используйте сочетание клавиш «Tab+N» на клавиатуре.
- Введите название, описание и детали вашей задачи.
- Назначьте задачу члену команды, нажав на поле «Назначено» и выбрав имя.
Убедитесь, что вы заполнили как можно больше информации о задаче, чтобы она была ясной и выполнимой.
Установка сроков
Установка сроков важна для отслеживания дедлайнов. Чтобы установить срок:
- Нажмите на задачу, для которой вы хотите установить срок.
- Найдите поле «Срок» на панели задачи с правой стороны вашего экрана.
- Выберите иконку календаря и выберите дату. Вы также можете указать время, если необходимо.
После установки срок будет отображаться рядом с задачей в списке задач вашего проекта, что позволит легко увидеть его с первого взгляда.
Подзадачи для детализированного отслеживания
Подзадачи делят сложную работу на более мелкие, более управляемые части. Это может помочь встретить сроки и отслеживать прогресс более эффективно:
- Откройте задачу, для которой вы хотите создать подзадачу.
- Нажмите «Добавить подзадачу» под деталями задачи.
- Введите название и описание подзадачи, затем при необходимости назначьте ее члену команды.
Подзадачи могут иметь свои собственные сроки, которые могут отличаться от сроков основной задачи.
Отслеживание прогресса в Asana
Asana предлагает несколько способов мониторинга прогресса ваших проектов и задач. Вот несколько способов:
Списки дел
Самый простой способ отслеживать прогресс — через список задач. Отмечайте завершенные задачи, чтобы легко знать, что уже сделано, а что еще предстоит сделать. Это предоставляет ясную картину прогресса.
Доски
Доски позволяют организовывать ваши задачи в колонки, подобно доске Канбан. Это предоставляет визуальное представление о том, на каком этапе в процессе находится каждая задача:
- Чтобы переключиться на вид доски, откройте ваш проект и выберите «Доска» из вариантов просмотра.
- Перетаскивайте задачи между колонками для отображения прогресса (например, из «В процессе» в «Завершено»).
Вид «Хронология»
Вид «Хронология» показывает диаграмму задач в стиле Гантта, предоставляя обзор дедлайнов проектов и зависимостей:
- Нажмите «Хронология» в вариантах просмотра проекта.
- Просмотрите задачи по дедлайнам и определите, где зависимости могут вызвать проблемы с дедлайнами.
- Отрегулируйте продолжительность задач и зависимости прямо с хронологии для переконфигурации планов в зависимости от необходимости.
Просмотр прогресса
Вид прогресса показывает общий статус проекта в форме ключевых точек и уровня завершенности:
- Выберите «Прогресс» из меню просмотра проекта.
- Посмотрите на диаграмму прогресса, чтобы увидеть процент завершенных задач относительно общего числа задач.
- Определите потенциальные задержки, обратив внимание на просроченные задачи или приближающиеся дедлайны.
Использование пользовательских полей
Вы можете добавить пользовательские поля к задачам, чтобы получить больше информации в индикаторах прогресса:
- Для добавления пользовательских полей, откройте задачу и нажмите «Настроить».
- Выберите «Добавить пользовательское поле» и создайте поле, например, «Статус прогресса» с вариантами, такими как «Не начато», «В процессе» и «Завершено».
- Обновляйте эти поля по мере продвижения работы.
Функции поиска и фильтрации
Используйте опции поиска и фильтрации для нахождения специфических задач, таких как задачи с приближающимся сроком выполнения или просроченные задачи:
- Вводите ключевые слова в строку поиска для быстрого нахождения задач.
- Применяйте фильтры, такие как назначенный, проект или срок выполнения, для уточненного поиска.
Эффективное управление сроками
Управление дедлайнами в Asana требует проактивности и регулярного мониторинга. Вот несколько советов для лучшего управления дедлайнами:
Используйте вид «Календарь» Asana
Вид «Календарь» помогает визуализировать дедлайны и выявлять потенциальные конфликты в расписании:
- Переключитесь на вид «Календарь» на панели вашего проекта.
- Проверьте ваши задачи на сетке календаря для балансировки нагрузки и организации дедлайнов более эффективно.
Используйте дедлайны и контрольные точки задач
Преобразуйте важные дедлайны в контрольные точки, чтобы выделить их в течение всего проекта:
- Установите задачу как контрольную точку, отметив её в деталях задачи.
- Тщательно следите за этими контрольными точками на хронологии проекта или на виде прогресса.
Частые обновления и обзоры
Регулярно обновляйте задачи комментариями о прогрессе и включайте следующее в отчеты о статусе:
- Добавляйте комментарии к задачам для предоставления обновлений о статусе или получения отзывов от членов команды.
- Поощряйте членов команды делать то же самое для лучшей видимости прогресса и возникших проблем.
Автоматизируйте процессы
Автоматизируйте повторяющиеся задачи для экономии времени и сохранения единства команды:
- Настройте правила в Asana для автоматизации действий, таких как назначение задачи при её перемещении в определенный раздел.
- Интегрируйте Asana с другими инструментами, используемыми вашей командой, обеспечивая беспрепятственный поток информации.
Совместное отслеживание
Совместные усилия получают большую пользу от отслеживания прогресса и дедлайнов. Убедитесь:
Используйте командные функции
Поддерживайте связь с членами команды, используя встроенные инструменты для совместной работы:
- Используйте комментарии, чтобы держать команду в курсе, продолжайте обсуждения в задачах и упоминайте коллег.
- Сотрудничайте по отзывам непосредственно в задачах Asana для оптимизации коммуникаций.
Регулярные встречи и проверки
Планируйте регулярные встречи и проверки, чтобы убедиться, что все на одной волне:
- Стройте ваши задачи в Asana по повестке встречи для обсуждения обновлений и корректировок проекта.
- Коллективно просматривайте статус проекта, отображённый в Asana.
Заключение
Asana — это мощный инструмент, когда дело доходит до отслеживания прогресса и эффективного управления дедлайнами. Разбивая проекты на ясные, управляемые задачи и используя различные виды и функции, доступные в Asana, команды могут поддерживать ясное представление о том, что нужно сделать и когда. Ключ — это регулярный мониторинг прогресса, обновление задач и поощрение сотрудничества между членами команды. С стратегиями и советами, представленными в этом руководстве, вы должны быть хорошо подготовлены для использования Asana в полной мере.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете