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如何在 Asana 中跟踪进度和时间线
已编辑 4 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 4 几个月前
跟踪进度和管理最后期限对任何项目的成功都是至关重要的。Asana 是一款提供多项功能以帮助实现此目标的工具。本指南的目的是详细解释如何使用 Asana 来实现这些目标。
了解 Asana 的基础知识
Asana 是一款项目管理工具，旨在帮助团队组织、跟踪和管理他们的工作。它允许用户创建项目、任务和子任务，并可以将其分配给所有团队成员，并设定截止日期。
在 Asana 中创建项目
Asana 中的项目是用于组织任务的高层次容器。要创建项目，请按照以下步骤操作：
- 在 Asana 首页，点击“项目”部分旁边的“+”按钮。
- 选择创建空白项目还是使用模板。
- 为您的项目命名，并为其选择合适的工作区或团队。
- 要控制谁可以看到您的项目，请选择项目的隐私设置。
- 点击“创建项目”完成设置。
一旦您的项目布局完成，就可以开始添加任务并根据需要进行组织。
添加和分配任务
任务是完成项目的单个工作部分。要添加任务：
- 打开您创建的项目。
- 点击“添加任务”或按下键盘上的“Tab+N”快捷键。
- 输入任务名称、描述和详细信息。
- 通过点击“分配”字段并选择姓名，将任务分配给团队成员。
务必填入尽可能多的任务信息，以使其清晰且可实施。
设定截止日期
设定截止日期对于跟踪最后期限很重要。要设定截止日期：
- 点击您想要设定截止日期的任务。
- 在屏幕右侧的任务面板中找到“截止日期”字段。
- 选择日历图标并选择日期。如果需要，还可以指定时间。
一旦设定，截止日期将显示在项目任务列表中的任务旁边，使您一目了然。
用于详细跟踪的子任务
子任务将复杂工作分解为更小、更易管理的部分。这可以帮助更高效地满足截止日期并跟踪进度：
- 打开要为其创建子任务的任务。
- 点击任务详情下方的“添加子任务”。
- 输入子任务名称和描述，如有必要，将其分配给团队成员。
子任务可以有自己的截止日期，这可能与主任务的截止日期不同。
在 Asana 中跟踪进度
Asana 提供了几种监控项目和任务进度的方法。以下是几种方法：
待办事项列表
跟踪进度的最简单方法是通过任务列表。勾选已完成的任务，以便轻松知道已做哪些及尚未完成哪些。这提供了进度的明晰快照。
看板
看板允许您将任务组织到列中，类似于看板。这提供了每个任务在工作流程中所处位置的视觉表示：
- 要切换到看板视图，打开您的项目并从视图选项中选择“看板”。
- 将任务在列之间拖放以显示进度（例如，从“进行中”到“已完成”）。
时间线视图
时间线视图以甘特图样式显示任务，提供项目时间线和依赖关系概览：
- 点击项目视图选项中的“时间线”。
- 按截止日期查看任务，并查看依赖关系可能导致截止日期问题的地方。
- 直接从时间线上调整任务的持续时间和依赖关系，以根据需要重新配置计划。
进度视图
进度视图以里程碑和完成率的形式显示整体项目状态：
- 从项目视图菜单中选择“进度”。
- 查看进度图表，了解已完成任务占任务总数的百分比。
- 通过注意逾期任务或临近的截止日期来识别潜在的延误。
使用自定义字段
您可以向任务添加自定义字段以获得更多进度指示器信息：
- 要添加自定义字段，打开任务并点击“自定义”。
- 选择“添加自定义字段”，并创建字段，如“进度状态”，选项如“未开始”、“进行中”和“已完成”。
- 随着工作进展更新时间更新这些字段。
搜索和过滤功能
使用搜索和过滤选项查找特定任务，如即将到期或逾期任务：
- 在搜索栏中输入关键字以快速查找任务。
- 应用过滤器，如受让人、项目或截止日期，以进行精细搜索。
有效管理截止日期
在 Asana 中管理截止日期需要远见和定期监控。以下是一些更好地处理截止日期的提示：
使用 Asana 的日历视图
日历视图帮助可视化截止日期并识别潜在的日程冲突：
- 在您的项目仪表板中切换到日历视图。
- 在日历网格上检查您的任务，以平衡工作负载并有效组织截止日期。
使用任务截止日期和里程碑
将重要截止日期转换为里程碑，以在整个项目中突出显示：
- 通过在任务详情下标记，将任务设为里程碑。
- 在项目时间线或进度视图中密切关注这些里程碑。
频繁更新和回顾
定期更新任务的进度评论，并在状态报告中包括以下内容：
- 为任务添加评论，以提供状态更新或从团队成员获取反馈。
- 鼓励团队成员也这样做，以便更好地了解进度和遇到的问题。
自动化过程
自动化重复性任务以节省时间并保持团队的统一：
- 在 Asana 中设置规则以自动执行操作，如在将任务移至特定部分时分配。
- 将 Asana 与您的团队使用的其他工具集成，以确保信息的无缝流动。
协作跟踪
协作努力从跟踪进度和最后期限中极大受益。请确保：
利用团队功能
使用内置的协作工具与团队成员联系：
- 使用注释让团队了解情况，在任务中进行持续对话，并@提及同事。
- 直接在 Asana 任务中协同处理反馈，以优化沟通。
定期会议和签到
安排定期会议和签到，以确保每个人都在同一起跑线上：
- 与会议议程对齐你的 Asana 任务，以讨论项目更新和调整。
- 共同查看 Asana 中展示的项目状态。
结论
在跟踪进度和有效管理最后期限方面，Asana 是一款强大的工具。通过将项目分解为清晰、可管理的任务，并使用 Asana 中可用的各种视图和功能，团队可以清晰了解需要做什么以及何时需要做。关键在于定期监控进度、更新任务以及促进团队成员之间的协作。通过本指南中概述的策略和技巧，您应该能够充分利用 Asana 的潜力。
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