माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में प्रोजेक्ट प्रगति को कैसे ट्रैक करें

संपादित 2 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग परियोजना प्रबंधक समय के साथ योजना बनाने, कार्यान्वित करने और प्रगति की समीक्षा करने के लिए करते हैं। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में अपनी परियोजना प्रगति को ट्रैक करना कैसे होता है, यह समझना सफल परिणाम और प्रभावी समय प्रबंधन सुनिश्चित कर सकता है। नीचे, हम परियोजनाओं पर नियंत्रण और निगरानी बनाए रखने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रमुख विशेषताओं और कार्यप्रणालियों को कवर करते हुए माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट का उपयोग करके परियोजना प्रगति को ट्रैक करने पर गहराई से चर्चा करेंगे।

1. अपनी परियोजना योजना की तैयारी

किसी भी परियोजना के प्रारंभिक चरण में सेटअप शामिल होता है। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में, आप एक नया प्रोजेक्ट बनाकर शुरू करते हैं जहाँ आप कार्य, अवधि, निर्भरताएँ, संसाधन और कोई अन्य प्रासंगिक विवरण दर्ज करते हैं।

2. कार्यों की परिभाषा

कार्य आपकी परियोजना की बिल्डिंग ब्लॉक्स हैं, जो उन सभी विभिन्न कार्यों को प्रस्तुत करते हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। कार्य परिभाषित करने के लिए:

• माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट खोलें और एक नई परियोजना फ़ाइल बनाएं।
• गांट चार्ट दृश्य में, 'कार्य नाम' कॉलम में कार्य दर्ज कर शुरू करें।
• प्रत्येक कार्य की अवधि का अनुमान लगाएं और इसे रिकॉर्ड करें, जैसे '2 दिन', '3 सप्ताह', आदि।

3. क्रियाओं का क्रम

कार्य आमतौर पर निर्भरताएँ रखते हैं, जिसका अर्थ है कि कुछ कार्य तब तक शुरू नहीं हो सकते जब तक अन्य समाप्त नहीं हो जाते। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में, आप इन संबंधों की स्थापना करके एक तार्किक प्रवाह या क्रम बनाते हैं:

• उस कार्य का चयन करें जिससे आप दूसरे कार्य (पूर्ववर्ती) को लिंक करना चाहते हैं।
• 'कार्य' टैब पर क्लिक करें, फिर 'चयनित कार्यों को लिंक करें' या 'पूर्ववर्ती' अनुभाग का उपयोग करके लिंक किए जाने वाले कार्यों की आईडी मैन्युअल रूप से दर्ज करें।

4. संसाधन आवंटन

आपकी परियोजना का प्रत्येक कार्य संसाधन की आवश्यकता रखेगा, जो लोग, उपकरण या सामग्री हो सकते हैं। संसाधन सौंपने के लिए:

• 'दृश्य' टैब पर जाकर 'संसाधन शीट' का चयन करके एक संसाधन शीट बनाएं।
• संसाधनों का नाम, प्रकार और लागत और उपलब्धता जैसे विवरण दर्ज करके परिभाषा करें।
• किसी कार्य का चयन करके और फिर 'संसाधन' टैब का उपयोग करके एक या अधिक संसाधन चुनकर कार्यों को संसाधन आवंटित करें।

5. एक परियोजना बेसलाइन बनाएं

एक बार जब आपका शेड्यूल सेट हो जाता है, तो एक बेसलाइन स्थापित करें। बेसलाइन में सभी वर्तमान परियोजना शेड्यूल डेटा शामिल होता है, जिसका उपयोग आप वास्तविक प्रगति की तुलना के लिए करेंगे:

• 'प्रोजेक्ट' टैब पर क्लिक करें, फिर 'सेट बेसलाइन' पर क्लिक करें।
• 'सेट बेसलाइन' फिर से चुनें और फिर पुष्टि करने के लिए 'ओके' पर क्लिक करें।

बेसलाइन निर्धारित करना यह देखने में मदद करता है कि परियोजना को मूल शेड्यूल के मुकाबले कैसे कार्यान्वित किया जा रहा है।

6. प्रगति ट्रैकिंग

चल रहे कार्यों और संसाधनों की निगरानी यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना ठीक चल रही है। प्रभावी ढंग से प्रगति को ट्रैक करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

कार्य प्रगति अपडेट करें

पूर्ण और लंबित कार्यों पर नज़र रखने के लिए, उनकी प्रगति अपडेट करें:

• 'कार्य' टैब में, उस कार्य का चयन करें जिसे आप अपडेट करना चाहते हैं।
• 'कार्य पूरा होने का प्रतिशत' कॉलम में एक प्रतिशत दर्ज करें जिससे पता चलता है कि कार्य कितना पूरा हो गया है, या शुरू और समाप्ति तिथियाँ दर्ज करने के लिए 'कार्य अपडेट करें' संवाद बॉक्स का उपयोग करें।

वास्तविक प्रारंभ और समाप्ति तिथियाँ

वास्तविक समय ट्रैकिंग के लिए, यह दस्तावेज़ करना महत्वपूर्ण है कि कार्य वास्तव में कब शुरू और समाप्त होते हैं। इन तिथियों को दर्ज करें:

• किसी कार्य का चयन करें और कार्य विवरण में 'वास्तविक प्रारंभ' और 'वास्तविक समाप्ति' फ़ील्ड को भरें।
• यदि कोई वास्तविक समाप्ति तिथि दर्ज की जाती है, तो कार्य को स्वचालित रूप से 100% पूर्ण चिह्नित किया जाता है।

ट्रैकिंग गांट चार्ट

ट्रैकिंग गंantt चार्ट का उपयोग करें, जो प्रगति और बेसलाइन बार को ओवरले करता है:

• 'दृश्य' टैब पर जाएं, फिर 'ट्रैकिंग गंट' पर क्लिक करें।
• बेसलाइन प्रोग्राम के लिए नीली रेखाओं को देखें और वास्तविक प्रगति दिखाते हुए पीली पट्टियों की तुलना करें।

7. विचलन विश्लेषण

विचलन विश्लेषण योजना से वर्तमान प्रदर्शन कैसे अलग होता है, इसकी पहचान करने में मदद करता है:

• 'विचलन' तालिका को देखें, जहाँ आप 'प्रारंभ विचलन' और 'संपादन विचलन' जैसे कॉलम देख सकते हैं। ये निर्धारित बनाम वास्तविक तिथियों में अंतर दर्शाते हैं।

8. संसाधन उपयोग और लागत

यह सुनिश्चित करने के लिए संसाधन आवंटन पर दृष्टि रखें कि संसाधन न तो अधिक उपयोग में हैं न ही कम उपयोग में:

• प्रत्येक संसाधन के कार्य और आवंटित समय की समीक्षा करने के लिए 'संसाधन उपयोग' दृश्य का चयन करें।
• संसाधन लागत की मूल्यांकन के लिए 'लागत' कॉलम की जाँच करें और बजट प्रबंध करें।

9. रिपोर्टिंग

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट परियोजना डेटा को दृश्य बनाने और इसे हितधारकों के साथ साझा करने के लिए विभिन्न निर्मित रिपोर्ट प्रदान करता है:

• 'रिपोर्ट्स' टैब में, 'डैशबोर्ड' या 'संसाधन' जैसी श्रेणी का चयन करें।
• चार्ट, टेबल और अंतर्दृष्टि बनाने के लिए रिपोर्ट प्रकार चुनें। 'बर्नडाउन' या 'परियोजना अवलोकन' जैसी रिपोर्ट प्रगति का एक रणनीतिक दृश्य प्रदान करती हैं।

10. समीक्षा और समायोजन

एक बार जब आप परियोजना प्रगति और बेसलाइन के बीच अंतर की पहचान कर लेते हैं, तो आवश्यक समायोजन करें:

• चल रही परियोजना आवश्यकताओं के साथ संरेखित करने के लिए कार्य की लंबाई और निर्भरताओं का पुनर्मूल्यांकन करें।
• यदि अधिक आवंटन का पता चला है तो संसाधनों का विस्तार।
• यदि परियोजना में महत्वपूर्ण परिवर्तन होते हैं, तो बेसलाइन को पुनः निर्धारित किया जाएगा, हितधारकों से अनुमोदन प्राप्त करने के बाद।

11. निरंतर शिक्षा

प्रत्येक परियोजना उपयोगी डेटा प्रदान करती है जिसे भविष्य का पूर्वानुमान लगाने के लिए उपयोग किया जा सकता है:

• योजना कार्यों के विरुद्ध पूर्ण किए गए कार्यों के पैटर्न और परिणामों की पहचान करें।
• भविष्य की परियोजना योजना और कार्यान्वयन रणनीतियों को परिष्कृत करने के लिए आवर्ती रिपोर्ट और डेटा विश्लेषण का उपयोग करें।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में परियोजना प्रगति का ट्रैक रखना परिभाषित कार्यों, निरंतर अद्यतन, व्यापक रिपोर्ट और उपलब्ध दृश्य और सुविधाओं के प्रभावी उपयोग की आवश्यकता होती है। सटीक ट्रैकिंग प्रबंधकों को तेजी से पहचानने और योजना से विचलन को सही करने की अनुमति देती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि परियोजना के उद्देश्यों को समय पर और बजट के भीतर पूरा किया जाता है। इन तकनीकों के साथ, आप परियोजना अनुसूचियों की प्रबंधन करने और लगातार सफल परियोजनाएँ प्रदान करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट की मजबूत क्षमताओं का उपयोग कर सकते हैं।

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