Como rastrear o progresso do projeto no Microsoft Project

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Project é uma ferramenta poderosa que os gerentes de projeto usam para planejar, executar e revisar o progresso ao longo do tempo. Entender como rastrear o progresso do seu projeto no Microsoft Project pode ajudar a garantir resultados bem-sucedidos e uma gestão eficaz do tempo. Abaixo, vamos nos aprofundar em como rastrear o progresso do projeto usando o Microsoft Project, cobrindo os principais recursos e metodologias usados para manter o controle e a supervisão de seus projetos.

1. Preparando seu plano de projeto

As etapas iniciais de qualquer projeto envolvem a configuração. No Microsoft Project, você começa criando um novo projeto onde insere tarefas, duração, dependências, recursos e qualquer outro detalhe relevante.

2. Definindo tarefas

As tarefas são os blocos de construção do seu projeto, representando todas as diferentes peças de trabalho que precisam ser concluídas. Para definir tarefas:

• Abra o Microsoft Project e crie um novo arquivo de projeto.
• Na visualização de gráfico de Gantt, comece inserindo tarefas na coluna 'Nome da Tarefa'.
• Estime a duração de cada tarefa e registre-a, por exemplo, '2 dias', '3 semanas', etc.

3. Sequência de ações

As tarefas normalmente têm dependências, o que significa que algumas tarefas não podem começar até que outras estejam concluídas. No Microsoft Project, você estabelece essas relações para criar um fluxo lógico ou sequência:

• Selecione a tarefa à qual você deseja vincular outra tarefa (antecessora).
• Clique na guia 'Tarefas', depois use a seção 'Vincular tarefas selecionadas' ou 'Predecessoras' para inserir manualmente os IDs das tarefas que devem ser vinculadas.

4. Alocando recursos

Cada tarefa no seu projeto exigirá recursos, que podem ser pessoas, equipamentos ou materiais. Para alocar recursos:

• Crie uma planilha de recursos indo para a guia 'Exibir' e selecionando 'Folha de Recursos'.
• Defina recursos inserindo o nome do recurso, tipo e detalhes como custo e disponibilidade.
• Atribua recursos às tarefas selecionando uma tarefa e, em seguida, selecionando um ou mais recursos usando a guia 'Recursos'.

5. Criar uma linha de base do projeto

Depois de definir sua programação, estabeleça uma linha de base. A linha de base inclui todos os dados atuais da programação do projeto, que você usará para comparar com o progresso real:

• Clique na guia 'Projeto' e, em seguida, clique em 'Definir Linha de Base'.
• Selecione 'Definir Linha de Base' novamente e, em seguida, clique em 'OK' para confirmar.

Definir uma linha de base ajuda a monitorar e comparar como o projeto está sendo implementado em relação à programação original.

6. Acompanhando o progresso

Monitorar tarefas e recursos em andamento garante que o projeto permaneça no caminho certo. Siga estas etapas para acompanhar o progresso de forma eficaz:

Atualizar o progresso da tarefa

Para acompanhar as tarefas concluídas e pendentes, atualize o progresso delas:

• Na guia 'Tarefas', selecione a tarefa que deseja atualizar.
• Insira uma porcentagem na coluna 'Porcentagem de tarefa concluída' para mostrar quanto da tarefa foi concluído, ou use a caixa de diálogo 'Atualizar tarefa' para inserir datas de início e término.

Datas reais de início e término

Para rastreamento em tempo real, é importante documentar quando as tarefas realmente começam e terminam. Insira essas datas:

• Selecione uma tarefa e preencha os campos 'Início Real' e 'Término Real' nos detalhes da tarefa.
• Se uma data de término real for inserida, a tarefa é automaticamente marcada como 100% concluída.

Rastreando gráficos de Gantt

Use um gráfico de Gantt de rastreamento, que sobrepõe barras de progresso e linha de base:

• Vá para a guia 'Exibir' e, em seguida, clique em 'Gantt de Rastreamento'.
• Observe as linhas azuis para o programa base e compare-as com as barras amarelas que mostram o progresso real.

7. Análise de variância

A análise de variância ajuda a identificar como o desempenho atual se desvia do plano:

• Olhe para a tabela 'Variância', onde você pode ver colunas como 'Variação de Início' e 'Variação de Término'. Estas exibem a diferença entre as datas planejadas e reais.

8. Uso e custo do recurso

Mantenha-se atento à alocação de recursos para garantir que os recursos não estejam nem sobreutilizados nem subutilizados:

• Selecione a visualização 'Uso de Recursos' para revisar as atribuições e o tempo alocado de cada recurso.
• Verifique a coluna 'Custo' para avaliar os custos dos recursos e gerenciar o orçamento.

9. Relatórios

O Microsoft Project fornece uma variedade de relatórios incorporados que são úteis para tornar os dados do projeto visíveis e comunicá-los aos stakeholders:

• Na guia 'Relatórios', selecione uma categoria, como 'Painel' ou 'Recursos'.
• Escolha tipos de relatórios para criar gráficos, tabelas e insights. Relatórios como 'Burndown' ou 'Visão Geral do Projeto' fornecem uma visão estratégica do progresso.

10. Revisão e ajuste

Depois de identificar a diferença entre o progresso do projeto e a linha de base, faça os ajustes necessários:

• Reavalie os comprimentos e dependências das tarefas para alinhar com os requisitos contínuos do projeto.
• Distribua recursos se a superalocação for detectada.
• Se houver mudanças significativas no projeto, a linha de base será redeterminada após obter aprovação dos stakeholders.

11. Aprendizado contínuo

Cada projeto fornece dados valiosos que podem ser usados para prever o futuro:

• Identifique padrões e resultados de tarefas concluídas em relação às tarefas planejadas.
• Use relatórios recorrentes e análise de dados para refinar estratégias futuras de planejamento e implementação de projetos.

Conclusão

Rastrear o progresso do projeto no Microsoft Project requer tarefas definidas, atualizações constantes, relatórios abrangentes e uso eficaz das visualizações e recursos disponíveis. O rastreamento preciso permite que os gerentes identifiquem e corrijam rapidamente desvios do plano, garantindo que os objetivos do projeto sejam alcançados no prazo e dentro do orçamento. Com essas técnicas, você pode aproveitar as robustas capacidades do Microsoft Project para gerenciar cronogramas de projetos e entregar consistentemente projetos bem-sucedidos.

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