Комментарии
Как использовать базовые планы в Microsoft Project
Отредактировано 2 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда
Microsoft ProjectБазовые показателиУправление проектамиWindowsПланированиеОтслеживаниеСравнениеПланированиеСрокиПроизводительностьЭффективность
Перевод обновлен 2 несколько месяцев назад
Введение
Управление проектом может быть довольно сложным, особенно когда он включает множество задач, ресурсов и сроков. Здесь на помощь приходит Microsoft Project. Microsoft Project — это программа для управления проектами, которая помогает менеджерам проектов планировать, выполнять и контролировать проекты эффективно. Одной из ключевых функций является концепция базовых планов. Базовый план в управлении проектами — это фиксированная точка отсчета, которая отслеживает предполагаемый график, стоимость и объем проекта. Правильное использование базовых планов в Microsoft Project является важным для поддержания проекта в нужном русле и управления любыми отклонениями от плана.
Что такое базовый план?
Базовый план в Microsoft Project служит снимком вашего проекта в определенный момент времени. Он фактически является ориентиром того, что вы планируете достичь в рамках реализации проекта. Установив базовый план, вы создаете сравнение между вашим первоначальным планом проекта и фактическим прогрессом проекта. Это позволяет отслеживать производительность и вносить необходимые коррективы, если все идет не так, как ожидалось.
Базовый план проекта обычно включает такие элементы, как дата начала и окончания, продолжительность, задачи, стоимость и объем. При изменениях в вашем проекте, сравнение фактического прогресса с базовым планом помогает выявлять различия в сроках выполнения. Эти сравнения могут стать основой для корректирующих действий, чтобы проект двигался в правильном направлении.
Почему стоит использовать базовый план?
Использование базовых планов в Microsoft Project предоставляет несколько преимуществ:
- Оценка эффективности: Базовые планы предоставляют ориентир для измерения и оценки эффективности вашего проекта с течением времени.
- Отслеживание прогресса: Сравнивая плановый и фактический прогресс, вы можете легко определить, идет ли ваш проект с опережением, вовремя или отстает.
- Контроль бюджета: Базовый план помогает следить за тем, чтобы затраты проекта находились в рамках выделенного бюджета.
- Прогнозирование: Базовые планы помогают прогнозировать будущие показатели на основе текущего прогресса и тенденций.
- Принятие решений: Четкое понимание отклонений проекта помогает принимать более обоснованные решения.
Как установить базовый план в Microsoft Project
Установить базовый план в Microsoft Project — это простая процедура. Когда вы впервые создаете план проекта и уверены, что все актуально, вы можете зафиксировать текущее состояние как базовый план.
Шаги для определения базового плана
Вот как можно установить базовый план в Microsoft Project:
- Откройте ваш проект: Начните с открытия вашего файла Microsoft Project, содержащего план, который вы хотите сохранить как базовый.
- Переключитесь на вкладку "Проект": Нажмите на вкладку "Проект" на ленте в верхней части окна. Эта вкладка содержит параметры, связанные с общими настройками проекта.
- Установите базовый план: В группе "График", вы найдете кнопку "Установить базовый план". Щелкните по ней, и появится меню с различными параметрами.
- Выберите опцию базового плана: В выпадающем меню выберите "Установить базовый план...". Откроется диалоговое окно "Установить базовый план".
- Выберите номер базового плана: Если вы хотите сохранить несколько базовых планов для проекта, в диалоговом окне "Установить базовый план", выберите одну из опций "Базовый план" или "Базовый план 1", "Базовый план 2" и так далее.
- Выберите Весь проект или выбранные задачи: Решите, хотите ли вы установить базовый план для всего проекта или только для определенных задач. Обычно выбирается весь проект, но в некоторых случаях вы можете захотеть установить базовый план только для конкретных задач.
- Нажмите OK: После того, как вы сделали выбор, нажмите "OK". Microsoft Project создаст базовый план, который вы теперь сможете использовать для сравнений по мере продвижения вашего проекта.
Просмотр и использование базовых планов
После того, как вы определили базовый план, вы можете просмотреть данные базового плана и проанализировать их в сравнении с фактической производительностью проекта через различные виды и отчеты в Microsoft Project.
Сцена
Microsoft Project предоставляет несколько видов, отображающих информацию о базовых планах:
- Просмотр диаграммы Ганта: Один из самых распространенных видов, где полосы базового плана отображаются под полосами фактической работы. Это обеспечивает визуальное сравнение запланированной и фактической продолжительности.
- Виды Рабочее задание и Структура работ: Вы можете добавить поля базового плана в эти виды, такие как "Дата начала базового плана", "Дата окончания базового плана" и "Стоимость базового плана", чтобы сравнить их с фактическими и оставшимися элементами.
Отчеты
Microsoft Project предоставляет встроенные возможности отчетности, позволяющие включать данные базового плана. Чтобы добавить данные базового плана в отчет, перейдите на вкладку "Отчеты", выберите тип отчета и включите поля базового плана, чтобы сравнить плановый и фактический прогресс.
Пересмотр базового плана
Иногда значительные изменения в проекте требуют переработки базового плана. Переработка базового плана предполагает установку нового базового плана для учета крупных изменений или уточнений объема, графика или стоимости проекта.
Шаги для пересмотра базового плана
Чтобы изменить базовый план в Microsoft Project:
- Переоценка: Рассмотрите, являются ли изменения в вашем проекте настолько значительными, чтобы требовать пересмотра базового плана. Это решение следует принимать осторожно, так как оно влияет на исторические сравнения.
- Определите новый базовый план: Если установка нового базового плана кажется целесообразной, следуйте ранее описанным шагам для определения базового плана. Если вы хотите сохранить оригинальный базовый план для сравнения, убедитесь, что вы выбрали другой базовый план (например, используя "Базовый план 1, Базовый план 2").
- Информируйте заинтересованные стороны: Убедитесь, что вы проинформировали соответствующих заинтересованных сторон об этом изменении, включая доводы и последствия для отчетности и отслеживания проекта.
Практический пример использования базового плана
Рассмотрим простой пример, как базовые планы могут быть полезны в практической ситуации. Представьте, что вы управляете небольшим проектом разработки программного обеспечения.
Начальное планирование
Во время начального этапа планирования вы создаете задачи для различных этапов: дизайн, разработка, тестирование и внедрение. Вы оцениваете, что весь проект займет 6 месяцев и выделяете определенный бюджет на каждый этап.
Установка базового плана
После утверждения ваших оценок вы устанавливаете этот план в качестве базового, включая все даты начала и окончания, затраты и продолжительность задач. Это служит вашей точкой отсчета.
Реализация проекта
По мере продвижения проекта вы периодически обновляете Microsoft Project фактическими завершениями задач, использованными ресурсами и понесенными затратами. Базовый план позволяет вам увидеть, если, например, этап разработки занимает больше времени, чем планировалось, или если этап тестирования укладывается в бюджет.
Анализ отклонений
Полученные таким образом данные, такие как "разница во времени начала", "разница в стоимости", можно проанализировать, чтобы выявить, где проект отклоняется от плана. Если этап разработки отстает на 2 недели, отчет об отклонениях может помочь менеджерам скорректировать ресурсы или объем, чтобы привести проект в соответствие с целями.
Финальные корректировки
После некоторых корректировок и встреч по проекту вы определяете корректировки продолжительности задач и бюджета. Если эти изменения теперь входят в часть принятого плана, возможно, стоит пересмотреть базовый план, чтобы сохранить актуальную точку отсчета, но сохранить предыдущие базовые планы для исторического сравнения.
Советы для эффективного управления базовыми планами
Чтобы максимизировать пользу от использования базовых планов в ваших проектах, учитывайте эти лучшие практики:
- Стратегическое планирование: Устанавливайте базовые планы в логические моменты жизненного цикла проекта, такие как этап утверждения или крупные этапы.
- Контролируемые изменения: Ограничьте изменения в базовых планах, помня, что они предназначены для учета изменений, утвержденных заинтересованными сторонами.
- Всесторонняя запись: Включайте в базовый план все критически важные элементы, такие как время, стоимость и ресурсы, чтобы обеспечить целостное представление о прогрессе проекта.
- Коммуникация с заинтересованными сторонами: Регулярно сообщайте данные базового плана и аналитические экстракты, чтобы поддерживать всех участников в согласии и осведомленности.
Заключение
Эффективное использование базовых планов в Microsoft Project может значительно улучшить то, как вы планируете, отслеживаете и управляете проектами. Базовые планы не только помогают поддерживать прозрачность проекта, но и предоставляют важную информацию для корректировок в режиме реального времени и стратегического планирования. Осознавая и используя возможности базовых планов, вы можете принимать более обоснованные решения и, в конечном итоге, увеличивать шансы на успешное завершение проекта в срок и в рамках бюджета.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете