Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट उपकरण है जो आपको फार्मूलों के साथ डेटा को व्यवस्थित, फॉर्मेट और गणना करने की अनुमति देता है। उन विशेषताओं में से एक जो डेटा विज़ुअलाइज़ेशन और विश्लेषण के लिए Excel को विशेष रूप से उपयोगी बनाती है वह है कंडीशनल फॉर्मेटिंग। यह सुविधा आपको कोशिकाओं के कंटेंट या फार्मूला के परिणामों के आधार पर स्वचालित रूप से फॉर्मेट करने की अनुमति देती है। अपने डेटा के कुछ हिस्सों को हाइलाइट करके, आप तुलना कर सकते हैं, डेटा के रुझान की पहचान कर सकते हैं, और जल्दी से डेटा में अनियमितताओं या महत्वपूर्ण जानकारी की पहचान कर सकते हैं। यह गाइड बताएगी कि आप Excel में डेटा प्रबंधन कार्यों की सुविधा के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग को समझना

Excel में कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक विशेषता है जो आपको विशेष मानदंडों को पूरा करने वाली कोशिकाओं पर विशेष फॉर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देती है। यह एक गतिशील प्रकार की फॉर्मेटिंग है जो डेटा में बदलाव होने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है। यह उपकरण आपको डेटा को एक अधिक आकर्षक और समझने में आसान स्वरूप में देखने में मदद करता है। कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ, आप कोशिकाओं को उनके मूल्य के साथ-साथ अन्य कोशिकाओं के मूल्यों के आधार पर फॉर्मेट कर सकते हैं।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग तक कैसे पहुँचें

कंडीशनल फॉर्मेटिंग तक पहुँचने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. अपना Excel दस्तावेज़ खोलें।
2. उस कोशिका सीमा का चयन करें जिस पर आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं।
3. रिबन पर "Home" टैब पर जाएं।
4. "Styles" समूह में "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" बटन ढूंढें।
5. ड्रॉपडाउन मेनू देखने के लिए बटन पर क्लिक करें।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों के प्रकार

Excel कई प्रकार के कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम प्रदान करता है जिन्हें आप लागू कर सकते हैं:

• सेल हाइलाइट नियम: इस प्रकार से आप कुछ विशेष डेटा वाला, जैसे कि विशेष टेक्स्ट, एक निश्चित मान से बड़े नंबर, तारीखें आदि, कोशिकाओं को हाइलाइट कर सकते हैं।
• उपरी/निचला नियम: यह नियम आपको श्रेणी में उपरी या निचले मानों वाली कोशिकाओं पर जोर देने की अनुमति देता है।
• डेटा बार्स: ये विज़ुअल बार्स हैं जो बार की लंबाई के आधार पर श्रेणी में डेटा की तुलना करना आसान बनाती हैं।
• कलर स्केल: यह विकल्प एक ग्रेडिएंट को दो या तीन रंगों का लागू करता है ताकि यह दर्शाया जा सके कि कोशिका का मान श्रेणी में कहाँ आता है।
• आइकन सेट: यह सेट डेटा को निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार मूल्य स्तरों का प्रतिनिधित्व करने के लिए आइकन लगाता है।

एक नया कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम बनाएँ

एक नया कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम बनाने के लिए:

1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
2. "Home" टैब पर, कंडीशनल फॉर्मेटिंग पर क्लिक करें।
3. "नया नियम..." चुनें।
4. "नया फॉर्मेटिंग नियम" संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
5. कोई नियम प्रकार चुनें, जैसे कि सेल मूल्य नियम, फार्मूला, या अन्य विशिष्ट मानदंड।
6. पैरामीटर सेट करें और इच्छानुसार फॉर्मेट करें।
7. नियम लागू करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

उदाहरण: मानों द्वारा सेल्स को हाइलाइट करना: अधिक से अधिक

मान लें कि आपके पास बिक्री आंकड़े की एक सूची है और आप किसी विशेष सीमा से ऊपर के आंकड़ों को हाइलाइट करना चाहते हैं। आप इसे कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके कर सकते हैं:

1. उस सेल रेंज का चयन करें जिसमें बिक्री डेटा है।
2. "Home" टैब पर जाएं, "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" पर क्लिक करें।
3. "सेल्स हाइलाइट नियम" और फिर "अधिक है..." चुनें।
4. सीमा संख्या दर्ज करें, उदाहरण के लिए, "1000"।
5. एक फॉर्मेटिंग शैली चुनें, जैसे कि हल्का लाल पूर्ण रंग के साथ गहरे लाल टेक्स्ट।
6. फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

इससे चुनी गई श्रेणी में 1000 से अधिक बिक्री आंकड़े प्रकट होंगे।

डेटा बार्स का उपयोग करने का उदाहरण

डेटा बार्स मात्राओं की तुलना करने के लिए उपयोगी होते हैं। यह कैसे किया जा सकता है:

1. उस डेटा श्रेणी का चयन करें जो आपके लिए रुचिकर है।
2. "Home" टैब में, "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से "डेटा बार्स" चुनें।
4. "ग्रेडिएंट फील" या "सॉलिड फील" के अंतर्गत शैली चुनें।

बार्स की लंबाई कोशिकाओं में मूल्यों के अनुरूप होगी, जिससे त्वरित दृश्य तुलना मिलती है।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग में कस्टम फार्मूलों का उपयोग करना

पूर्व-निर्धारित नियमों के अलावा, आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम बनाने के लिए अपना कस्टम फार्मूला भी उपयोग कर सकते हैं। यह अधिक जटिल मानदंडों के लिए उपयोगी होता है। इसे करने का तरीका यहां दिया गया है:

1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन पर आप फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं।
2. "Home" टैब से "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" खोलें।
3. "नया नियम" चुनें।
4. "निर्धारित करें किन कोशिकाओं का फॉर्मेटिंग करना है, उसका फार्मूला उपयोग करें" चुनें।
5. अपना कस्टम फार्मूला दर्ज करें। उदाहरण के लिए, उन कोशिकाओं को हाइलाइट करने के लिए जिनमें "Passed" टेक्स्ट है, आप ऐसा फार्मूला उपयोग कर सकते हैं: =ISNUMBER(SEARCH("Passed", A1)), यह मानते हुए कि आप सेल A1 से शुरू हो रहे हैं।
6. आप जो फॉर्मेट चाहते हैं उसे चुनें और "OK" पर क्लिक करें।

आपके फार्मूला द्वारा निर्दिष्ट शर्त को पूरा करने वाली कोशिकाएं आपके सेटिंग्स के अनुसार फॉर्मेट की जाएंगी।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों को संपादित या हटाएं

कभी-कभी आपको कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम को संपादित या हटाने की आवश्यकता हो सकती है। इसे कैसे करें:

एक नियम को संपादित करने के लिए:

1. "Home" टैब पर जाएं और "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" पर क्लिक करें।
2. "प्रबंधन नियम..." चुनें
3. "कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम प्रबंधक" संवाद बॉक्स में, उस नियम को चुनें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
4. "नियम संपादित करें..." पर क्लिक करें और आवश्यक संशोधन करें।
5. परिवर्तनों को सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।

एक नियम को हटाने के लिए:

1. "Home" टैब पर जाएं और "कंडीशनल फॉर्मेटिंग" पर क्लिक करें।
2. "प्रबंधन नियम..." चुनें
3. उस नियम को खोजें और चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
4. "Delete Rule" बटन पर क्लिक करें।
5. पुष्टि करने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।

उन्नत विकल्प और सुझाव

जबकि हमने मूल बातें कवर कर ली हैं, कंडीशनल फॉर्मेटिंग का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए अतिरिक्त उन्नत विकल्प और सुझाव भी हैं:

• सत्य होने पर रोकें: आप अन्य नियमों को लागू होने से रोकने के लिए एक शर्त सेट कर सकते हैं। यह विकल्प "प्रबंधन नियम" संवाद बॉक्स में पाया जा सकता है।
• नियमों को प्राथमिकता दें: यदि कोशिकाएं कई मानदंडों को पूरा करती हैं, तो वे कई फॉर्मेटिंग नियमों के अधीन हो सकती हैं। इन नियमों को प्राथमिकता देने के लिए आप प्रबंधन नियम संवाद बॉक्स में इन्हें पुनः क्रम में रख सकते हैं।
• पिवोटटेबल्स के साथ उपयोग करें: आप पिवोटटेबल्स पर उसी तरह कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू कर सकते हैं जैसे आप नियमित डेटा श्रेणियों पर करते हैं।
• "Applies to" रेंज का उपयोग करें: "प्रबंधन नियम" संवाद में, आप "Applies to" रेंज को बदलकर एक नियम को लागू करने के लिए सेल रेंज को समायोजित कर सकते हैं, जो आपको रेंज का विस्तार करने या घटाने की अनुमति देती है।

निष्कर्ष

कंडीशनल फॉर्मेटिंग Excel में आपके डेटा को अधिक समझने योग्य और विज़ुअलाइजेशन के लिए आकर्षक बनाने वाला एक अत्यधिक प्रभावी उपकरण है। नियम सेट करके और Excel द्वारा प्रदान किए गए विभिन्न विकल्पों का उपयोग करके, आप महत्वपूर्ण डेटा पैटर्न और रुझान को हाइलाइट कर सकते हैं, जिससे डेटा का विश्लेषण अधिक सहज बना सकता है। इस गाइड के साथ, आपने यह समझ लिया है कि आपके विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों को कैसे लागू करें, संपादित करें, और अनुकूलित करें। चाहे आप सरल नियम प्रकारों जैसे कि हाइलाइट कोशिकाएं नियम का उपयोग करें या अधिक उन्नत फार्मूलों का, कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक विशेषता है जो आपकी स्प्रैडशीट्स को संभालने में आपकी उत्पादकता और दक्षता को बढ़ाती है।

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