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एक्सेल फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स का उपयोग कैसे करें
संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल जटिल गणनाओं के लिए विभिन्न कार्य और सूत्र उपलब्ध कराता है। जब आप उन स्प्रेडशीट्स पर काम कर रहे होते हैं जिनमें बहुत सारे फॉर्मूले होते हैं, तो यह सुनिश्चित करना कठिन हो सकता है कि सब कुछ सही ढंग से काम कर रहा है। यहां एक्सेल के फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स मददगार साबित होते हैं। ये टूल आपके वर्कबुक में फॉर्मूलों को समझने, जांचने और सही करने में मदद करते हैं। इस गाइड में, हम एक्सेल में फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स का प्रभावी ढंग से उपयोग करने का पता लगाएंगे ताकि आपके वर्कशीट की मजबूती बढ़ सके।
एक्सेल में फॉर्मूला ऑडिटिंग को समझना
एक्सेल में फॉर्मूला ऑडिटिंग विभिन्न टूल्स प्रदान करता है जो सूत्रों को ट्रेस करने और डीबग करने में आपकी मदद करते हैं। टूल्स का यह सेट विशेष रूप से कोशिकाओं के बीच निर्भरता की जांच करने और आपके वर्कशीट के माध्यम से डाटा कैसे प्रवाहित होता है, इसे समझने के लिए उपयोगी है।
फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल तक पहुंच बनाना
एक्सेल के फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स का उपयोग शुरू करने के लिए, आपको रिबन पर फार्मूला टैब पर जाना होगा। फॉर्मूला ऑडिटिंग समूह में कई टूल्स शामिल होते हैं, जिनमें से प्रत्येक फॉर्मूला-संबंधी समस्याओं को ट्रैक करने और हल करने के लिए अद्वितीय उद्देश्यों को पूरा करता है।
1. पूर्ववृत्त खोजना
ट्रेस प्रेसीडेंट फीचर आपको यह देखने में मदद करता है कि कौन सी कोशिकाएं चयनित कोशिका के मान को प्रभावित कर रही हैं या उसमें योगदान दे रही हैं। यह समझने के लिए उपयोगी है कि फॉर्मूला में कौन सा डेटा उपयोग किया जा रहा है।
उदाहरण: मान लें कि कोशिका A1 में फॉर्मूला
=B1 + C1 है। कोशिका A1 का चयन करके और ट्रेस प्रेसीडेंट का उपयोग करके, तीर कोशिकाओं B1 और C1 की ओर इशारा करेंगे, यह दिखाते हुए कि वे कोशिका A1 में गणना में योगदान करते हैं।2. उत्तरवर्ती खोजना
ट्रेस डिपेंडेंट का उपयोग उस कोशिकाओं की पहचान करने के लिए किया जाता है जो चयनित कोशिका के मान से प्रभावित या निर्भर हैं। यह विशेष कोशिका में किए गए परिवर्तनों के प्रभाव को समझने में मददगार है।
उदाहरण: यदि फॉर्मूला
=B1 * D1 जो चार्ट E1 में त्वरण करता है, तो कोशिका B1 का चयन करते हुए ट्रेस डिपेंडेंट का उपयोग करके E1 की ओर इशारा करते हुए एक तीर दिखाई देगा।3. फॉर्मूले दिखाना
शो फॉर्मूले एक टूल है जो आपको एक साथ आपकी वर्कशीट में सभी फॉर्मूले देखने की अनुमति देता है। फॉर्मूले के परिणामों को दिखाने की बजाय, यह स्वयं फॉर्मूला को प्रदर्शित करता है, जिससे उन्हें ऑडिट और सही करना आसान हो जाता है।
उदाहरण: एक शीट में, प्रत्येक कोशिका एक गणना की गई मान जैसे 100, 200 आदि दिखा सकती है, लेकिन शो फॉर्मूले को क्लिक करके आप
=A1+B1, =C1*D1 जैसे अंतर्निर्मित फॉर्मूलों को देख सकते हैं।4. फॉर्मूला मूल्यांकन
फॉर्मूला का मूल्यांकन एक चरण-दर-चरण टूल है जो आपको फॉर्मूला के प्रत्येक भाग को ब्रेकडाउन और जांचने की अनुमति देता है कि एक्सेल परिणामस्वरूप मान की गणना कैसे करता है। यह विशेष रूप से जटिल फॉर्मूलों के लिए उपयोगी है।
उदाहरण:
=IF(SUM(A1:A3)>100, "Yes", "No") जैसे सूत्र के लिए, फॉर्मूला का मूल्यांकन आपको अंतिम आउटपुट तय करने से पहले SUM(A1:A3) की गणना देखने में मदद करेगा।5. त्रुटि जांच
त्रुटि जांच टूल आपकी स्प्रेडशीट में फॉर्मूलों में त्रुटियों की पहचान करने में आपकी मदद करता है। यह सुधार के सुझाव प्रदान करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपका वर्कबुक त्रुटि-मुक्त है।
उदाहरण: यदि आपकी शीट में शून्य त्रुटि द्वारा विभाजन है, तो त्रुटि जांच का उपयोग करके त्रुटिपूर्ण कोशिका को हाइलाइट किया जाएगा और समस्या को ठीक करने के लिए संभावित तरीके सुझाए जाएंगे।
6. वाच विंडो का उपयोग
वाच विंडो विशेष रूप से बड़ी स्प्रेडशीट्स के लिए सहायक है। यह आपको महत्वपूर्ण कोशिकाओं और उनके फॉर्मूलों की निगरानी करने की अनुमति देती है बिना विभिन्न शीट्स पर नेविगेट किए या बड़े डाटासेट्स के माध्यम से स्क्रॉल किए।
उदाहरण: वाच विंडो में समग्र लाभ या अन्य प्रमुख मैट्रिक्स जैसी महत्वपूर्ण कोशिकाएं जोड़ें ताकि आप कहीं और वर्कबुक पर काम करते समय इन्हें वास्तविक समय में देख सकें।
7. सर्कुलर संदर्भ
सर्कुलर संदर्भ तब उत्पन्न होते हैं जब कोई फॉर्मूला सीधे या अप्रत्यक्ष रूप से अपनी स्वयं की कोशिका को संदर्भित करता है, संभावित रूप से एक अनंत लूप बनाता है। एक्सेल ऐसी त्रुटियों को हाइलाइट करता है, जिससे आप उन्हें संबोधित कर सकते हैं और सही कर सकते हैं।
उदाहरण: यदि कोशिका A1 में फॉर्मूला
=A1 + 1 है, तो यह एक सर्कुलर संदर्भ के रूप में हाइलाइट किया जाएगा क्योंकि यह स्वयं का सन्दर्भ देता है।फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल का उपयोग करने के लिए कदम-दर-कदम मार्गदर्शिका
फॉर्मूला ऑडिटिंग सक्षम करें
- एक्सेल खोलें और उस वर्कशीट में जाएं जिसमें फॉर्मूले हैं।
- फार्मूला टैब पर क्लिक करें।
- फॉर्मूला ऑडिटिंग समूह खोजें जिसमें आपको आवश्यक टूल्स हों।
कोशिका संबंधों का पता लगाना
निर्भरता देखने के लिए ट्रेस प्रेसीडेंट या ट्रेस डिपेंडेंट का उपयोग करें:
- उस कोशिका का चयन करें जिसे आप विश्लेषण करना चाहते हैं।
- आवश्यकतानुसार ट्रेस प्रेसीडेंट या ट्रेस डिपेंडेंट पर क्लिक करें।
- लिंक्ड कोशिकाओं को देखने के लिए नीले तीरों का अनुसरण करें।
फॉर्मूले को प्रदर्शित और मूल्यांकन करना
- एक बार में सभी फॉर्मूलों को देखने के लिए शो फॉर्मूलों पर क्लिक करें।
- एक विशिष्ट कदम की जांच करने के लिए मूल्यांकन फॉर्मूला का उपयोग करें:
- उस कोशिका को चुनें जिसमें आप मूल्यांकन करना चाहते हैं,
- मूल्यांकन फॉर्मूला पर क्लिक करें और प्रक्रिया शुरू करने के लिए मूल्यांकन दबाएं।
- फॉर्मूला के प्रत्येक भाग को देखने के लिए मूल्यांकन दबाते रहें।
त्रुटियों से निपटना
- फॉर्मूला ऑडिटिंग समूह में, त्रुटि जांच पर क्लिक करें।
- Excel द्वारा फ्लैग की गई त्रुटियों की समीक्षा करें।
- सुझावों का पालन करें या त्रुटियों को मैन्युअल रूप से ठीक करें।
वाच विंडो का उपयोग
- उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप मॉनिटर करना चाहते हैं।
- फार्मूला टैब में, वाच विंडो पर क्लिक करें।
- वाच विंडो संवाद बॉक्स में, वाच जोड़ें पर क्लिक करें।
- अपने चयन की पुष्टि करें और जोड़ें पर क्लिक करें।
- अब आप कार्यपुस्तिका के अन्य भागों पर काम करते हुए भी इन कोशिकाओं की निगरानी कर सकते हैं।
सर्कुलर संदर्भ का पता लगाना और हल करना
- अगर कोई सर्कुलर संदर्भ है तो एक्सेल आपको वर्कशीट के निचले हिस्से में सूचित करेगा।
- अधिक जानकारी के लिए त्रुटि संदेश पर क्लिक करें।
- चक्रीय निर्भरता को हटाने के लिए अपने फॉर्मूलों को मैन्युअल रूप से समायोजित करें।
निष्कर्ष
एक्सेल के फॉर्मूला ऑडिटिंग टूल्स जटिल स्प्रेडशीट्स को प्रबंधित करने के लिए अपरिहार्य हैं, जिससे आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके गणनाएँ सही हैं और आपका डेटा सही ढंग से लिंक किया गया है। इन टूल्स का प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीख कर, आप समस्याओं का निवारण कर सकते हैं और अपने एक्सेल वर्कबुक की सत्यता और संचालन में सुधार कर सकते हैं। इन टूल्स का नियमित उपयोग आपकी दक्षता और विश्वास को बढ़ाएगा जब आप जटिल डेटा सेट्स के साथ काम करते हैं।
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