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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में IF फंक्शन का उपयोग कैसे करें
संपादित 5 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 5 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में IF फंक्शन एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को उनके डेटा पर लॉजिकल परीक्षण करने और उन परीक्षणों के परिणामों के आधार पर विशिष्ट मान लौटाने की अनुमति देता है। इसका मुख्य उद्देश्य उन स्थितियों में होता है जहां आप चाहते हैं कि कुछ शर्तों के पूरे होने पर विभिन्न परिणाम मिलें। IF फंक्शन अक्सर स्प्रेडशीट में निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में उपयोग किया जाता है।
IF फंक्शन की मूल समझ
IF फंक्शन का सिंटेक्स सीधे है लेकिन समय के साथ इसे अधिक जटिल समस्याओं को हल करने के लिए विस्तारित किया जा सकता है। बुनियादी सिंटेक्स है:
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)IF फंक्शन का प्रत्येक हिस्सा एक विशिष्ट भूमिका निभाता है:
- logical_test: यह वह स्थिति है जिसे आप परीक्षण करना चाहते हैं। यह कोई भी अभिव्यक्ति हो सकती है जो TRUE या FALSE परिणाम देती है। उदाहरण के लिए, A1 > 10।
- value_if_true: यह वह मान या गणना है जो लॉजिकल परीक्षण के सत्य होने पर लौटाई जाएगी।
- value_if_false: यह वह मान है जो लॉजिकल परीक्षण के गलत होने पर लौटाई जाएगी।
एक सरल IF फंक्शन का उदाहरण
मान लें कि आपके पास एक साधारण स्प्रेडशीट है जहां आप संख्याओं को "उच्च" या "निम्न" के रूप में वर्गीकृत करना चाहते हैं। यदि संख्या 50 से अधिक है, तो इसे "उच्च" के रूप में लेबल किया जाना चाहिए। यदि यह 50 या उससे कम है, तो इसे "निम्न" लेबल करना चाहिए। यदि आपका डेटा A1 से शुरू होता है, तो आप सेल B1 में निम्नलिखित IF फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:
=IF(A1 > 50, "High", "Low")यह सूत्र यह जांचता है कि सेल A1 में संख्या 50 से अधिक है या नहीं। यदि हाँ, तो सूत्र "High" लौटाता है। यदि नहीं, तो यह "Low" लौटाता है।
IF फंक्शन का नेस्टिंग
जैसा कि आप IF फंक्शन के साथ बेहतर हो जाते हैं, आपको कई शर्तों का परीक्षण करने की आवश्यकता हो सकती है। एक्सेल आपको एक IF फंक्शन के अंदर दूसरा IF फंक्शन शामिल करने की अनुमति देता है, जिसे "नेस्टिंग" कहते हैं।
उदाहरण के लिए, संख्याओं की उसी सूची का उपयोग करना, आप 30 और 50 के बीच की संख्या के लिए "मध्यम" सीमा को भी शामिल करना चाह सकते हैं। नेस्टेड IF फंक्शनों के साथ आप इसे इस तरह संरचित कर सकते हैं:
=IF(A1 > 50, "High", IF(A1 > 30, "Medium", "Low"))इस उदाहरण में:
- यदि A1 50 से अधिक है, तो "High" लौटाया जाता है।
- यदि A1 50 से अधिक नहीं है, लेकिन 30 से अधिक है, तो "Medium" लौटाया जाता है।
- यदि A1 30 से अधिक नहीं है, तो "Low" लौटाया जाता है।
IF फंक्शन में लॉजिकल ऑपरेटर
IF फंक्शन का लॉजिकल परीक्षण भाग किसी भी लॉजिकल ऑपरेटर को शामिल कर सकता है जैसे:
- > से अधिक
- < से कम
- >= के बराबर या उससे अधिक
- <= के बराबर या उससे कम
- = बराबर
- <> बराबर नहीं
ये ऑपरेटर वह स्थिति बढ़ाने की अनुमति देते हैं जिसके अंतर्गत IF फंक्शन काम करता है।
IF को AND और OR फंक्शन के साथ उपयोग करना
एक्सेल के लॉजिकल AND और OR फंक्शन को संयुक्त रूप से IF फंक्शन के साथ एक एकल सूत्र में कई शर्तों का परीक्षण करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।
IF के साथ AND
AND फंक्शन का उपयोग तब किया जाता है जब पूरी अभिव्यक्ति के सत्य होने के लिए सभी स्थितियों का सत्य होना आवश्यक होता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक ग्रेडिंग सिस्टम है जहां आप केवल तभी "पास" लौटाना चाहते हैं, जब एक छात्र गणित और अंग्रेजी में 70 से अधिक अंक प्राप्त करता है, अन्यथा "फेल":
=IF(AND(A1 > 70, B1 > 70), "Pass", "Fail")इस मामले में, A1 में गणित के अंक होते हैं, और B1 में अंग्रेजी के अंक होते हैं।
IF के साथ OR
OR फंक्शन तब आदर्श होता है जब पूरी अभिव्यक्ति के सत्य होने के लिए केवल एक ही स्थिति का सत्य होना आवश्यक होता है। मान लें कि हमारी पासिंग कंडीशन अब बदल जाती है ताकि एक छात्र पास हो जाए यदि वह किसी एक विषय में 70 से अधिक अंक प्राप्त करता है:
=IF(OR(A1 > 70, B1 > 70), "Pass", "Fail")IF फंक्शन के साथ त्रुटि प्रबंधन
एक्सेल में त्रुटि प्रबंधन के लिए IF फंक्शन का उपयोग आम बात है। आमतौर पर यह दूसरे सेल में त्रुटि का पता लगाकर और एक कस्टम संदेश प्रदर्शित करके किया जाता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक सूत्र है जो संभावित रूप से एक डिवीजन त्रुटि लौटा सकता है:
=A1/B1इसे संभालने के लिए, आप IF फंक्शन का उपयोग ISERROR फंक्शन के साथ कर सकते हैं:
=IF(ISERROR(A1/B1), "Error in Calculation", A1/B1)यह सूत्र यह जांचता है कि कहीं कोई त्रुटि तो नहीं है और अगर कोई त्रुटि है तो "त्रुटि" लौटाता है, अन्यथा यह विभाजन करता है।
उन्नत उदाहरण: IF के साथ सशर्त स्वरूपण
हालांकि IF फंक्शन को प्रत्यक्ष रूप से उपयोग नहीं किया जाता, एक समान तर्क को एक्सेल के सशर्त स्वरूपण में लागू किया जा सकता है। आपके पास एक तालिका हो सकती है जहां आप विशेष शर्तों को पूरा करने वाले सेल्स को एक फार्मूले के समान चिह्नित करना चाहते हैं जैसे कि IF स्टेटमेंट उदाहरण के लिए, "लाल" चिह्नित करना यदि वे नकारात्मक हैं:
सशर्त स्वरूपण संवाद में:
- "किसे स्वरूपित करना है" रूपरेखा में उपयोग करने का विकल्प चुनें।
- निम्नलिखित रूप में फ़ॉर्मूला दर्ज करें:
=A1 < 0फिर, स्वरूपण रंगों को अपनी पसंद के अनुसार सेट करें।
IF फंक्शन के व्यावहारिक अनुप्रयोग
IF फंक्शन बहुमुखी है, और इसके कुछ आम व्यावहारिक अनुप्रयोग इस प्रकार हैं:
- बजट बनाना: यह निर्धारित करना कि क्या वित्तीय लक्ष्यों को पूरा किया गया है। उदाहरण:
=IF(CurrentExpense <= BudgetedAmount, "Within Budget", "Over Budget") - प्रोजेक्ट प्रबंधन: प्रोजेक्ट की स्थिति प्रदर्शित करें। उदाहरण:
=IF(CompletionDate <= Today(), "Completed", "In Progress") - बिक्री ट्रैकिंग: मात्रा के आधार पर स्कोर असाइन करें। उदाहरण:
=IF(SalesVolume > 1000, "Excellent", IF(SalesVolume > 500, "Good", "Needs Improvement"))
अंतिम शब्द: सर्वोत्तम प्रथाएँ
IF फंक्शन से सर्वोत्तम लाभ प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं पर विचार करें:
- अपने नेस्टेड फंक्शन की सावधानीपूर्वक योजना बनाएं: अत्यधिक नेस्टिंग जटिल और डिबग करने में कठिन सूत्रों का कारण बन सकती है।
- इसे पठनीय रखें: ऊपर दिए गए उदाहरणों की तुलना में सेल संदर्भों का उपयोग करें ताकि इसके पुन: उपयोग को बढ़ाया जा सके।
- अपने लॉजिक का दस्तावेज़ बनाएं: टिप्पणी या नोट का उपयोग करें जो आत्मनिर्भर और दूसरों के समझ को सुविधाजनक बनाता है कि यह सूत्र क्या करता है।
- पूरी तरह से परीक्षण करें: सुनिश्चित करने के लिए हमेशा नमूना डेटा के साथ सूत्र का परीक्षण करें कि वे अपेक्षित परिणाम देते हैं।
जैसे-जैसे आप एक्सेल के IF फंक्शन से अधिक परिचित होते जाते हैं, आप पाएंगे कि यह आपके डेटा विश्लेषण टूलकिट का एक अनिवार्य हिस्सा है, जो आपको अधिक विस्तृत विश्लेषण करने में मदद करता है, साथ ही साथ गतिशील और विविध डेटा सेटों के साथ समायोज्य बनाता है।
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