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Microsoft Wordでの一括手紙のための差し込み印刷の使い方
編集済み 2 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数か月前
差し込み印刷はMicrosoft Wordの強力なツールで、各受取人用に個別のドキュメントを一括作成することができます。この機能は特に、一括手紙、ラベル、封筒、またはメールを作成するのに便利です。差し込み印刷を使用すると、一人ずつタイプせずに、複数の人々に個別の情報を簡単に送信できます。
この包括的なガイドでは、Microsoft Wordで一括手紙を作成するための差し込み印刷の設定と使用のプロセス全体を説明します：
差し込み印刷の理解
差し込み印刷は基本的に、メインドキュメントとデータソースを統合する仕組みです。メインドキュメントには、手紙の本文やレイアウトのように各コピーで変わらない静的なコンテンツが含まれます。データソースは通常、テーブルやExcelスプレッドシートであり、各コピーのドキュメントに挿入される動的なコンテンツを含んでいます。
メインドキュメントの準備
メインドキュメントはテンプレートです。差し込み印刷プロセスを始める前に、まずドキュメントをデザインする必要があります。どのような見た目にしたいかを決め、手紙のイントロや終わりの挨拶文のような一定のテキストを準備します。Microsoft Wordでメインドキュメントを作成するには：
- Microsoft Wordを開き、新しい空白のドキュメントを開始します。
- 手紙の本文を入力し、個人情報用のスペースを空けておきます。
- ドキュメントを保存します。メインドキュメントとデータソースを簡単にアクセス・整理できるように、別フォルダを作成して保存することをお勧めします。
データソースの設定
データソースは差し込み印刷プロセスの重要な部分です。それには、名前、住所など、各受取人ごとに変わる可変情報が含まれています。データソースはさまざまなツールで作成できますが、Excelがよく使用されます：
- Microsoft Excelを開き、新しいワークブックを開始します。
- ヘッダー行を作成します。各列は、例えば名前、苗字、住所、都市、州、郵便番号などの個人情報を表します。
- 該当する見出しの下に各受取人のデータを追加します。各行は一意の受取人に対応します。
- 分かりやすい場所にデータソースを保存します。
Microsoft Outlookの連絡先リストを使用している場合、データソースとしてそれを使用することもできます。
差し込み印刷の開始と設定
メインドキュメントとデータソースが用意できたら、Microsoft Wordで差し込み印刷の設定を始められます：
- Microsoft Wordでメインドキュメントを開きます。
- リボンの差し込み文書タブに移動します。
- 差し込み印刷の開始をクリックし、ドロップダウンメニューから手紙を選択します。これにより作成するドキュメントの種類が設定されます。
- 宛先の選択をクリックしてデータソースに接続し、既存のリストを使用を選択します。ExcelスプレッドシートまたはOutlookの連絡先にナビゲートして選択します。
- プロンプトが表示されたら適切なワークシートを選択します。受取人リストを含むセル範囲を確認します。
差し込みフィールドの挿入
差し込みフィールドは、ドキュメント内でデータソースからの情報によって置き換えられるプレースホルダーです。個別のデータを表示する場所にこれらのフィールドを追加する必要があります。差し込みフィールドを挿入するには：
- ドキュメント内で差し込みフィールドを挿入したい場所にカーソルを置きます。
- 差し込み文書タブで差し込みフィールドの挿入をクリックし、リストから適切なフィールドを選択します。名前、苗字などです。
- ドキュメントで個別化が必要な箇所でこのプロセスを繰り返します。例として、受取人の名前での宛名書きや住所の挿入、通信に関連する固有のデータの追加などがあります。
- 特定の条件に基づいてレコードを除外する必要がある場合、差し込み文書のルールを使用して条件付きテキストを利用します。
ドキュメントのプレビュー
マージを完了する前に、差し込みフィールドが正しく表示されているか確認するためにドキュメントをプレビューすることをお勧めします：
- 差し込み文書タブに移動し、結果のプレビューを選択します。これにより、差し込みフィールドの代わりに実際のデータが入力された個別の手紙を閲覧できます。
- ナビゲーション矢印を使用して、異なる結果をスクロールして確認します。
- 問題が見つかった場合、メインテンプレートやデータソースを修正し、必要に応じてフィールドを更新します。
差し込みの完了
プレビューに満足したら、差し込み印刷を完了して個別の文書を作成します：
- 差し込み文書タブで完了と差し込みをクリックします。
- いくつかのオプションがあります：個別のドキュメントの編集を選び、差し込んだすべての手紙を含むファイルを作成し保存したり、ドキュメントの印刷を選んで直接プリンターに送信したり、個別のメールを準備する場合はメール メッセージの送信を選びます。
- 個別文書の編集を選んだ場合、全レコード、現在のレコード、または特定のレコード範囲を差し込むか指定できます。
差し込みが完了すると、選択した出力方法に基づいて印刷や送信準備が整った個別の手紙が得られます。
一般的な問題のトラブルシューティング
簡単ではありますが、時には差し込み印刷で問題が発生することがあります。以下は一般的な問題と解決策です：
- データソースの問題：データソース（Excel、など）が正しくフォーマットされているか確認してください。ヘッダーは簡潔で差し込みフィールドに関連するものであるべきです。
- 差し込みフィールドのエラー：差し込みフィールドが期待通りデータを表示しない場合、フィールド名が対応するデータソース列ヘッダーと完全に一致しているか確認してください。
- 認識されない文字：特殊文字や記号が正しく差し込まれないことがあります。データソースを再フォーマットして正しいエンコードを確保するか、ASCII互換文字を使用してください。
- 間違った挨拶：条件付きフィールドを使用すると、各受取人が正しい挨拶を受けるようにできます。適切にフォーマットするためにルールを使用してください。
結論
Microsoft Wordの差し込み印刷は、多様な個別文書を作成するのに非常に効率的です。手紙以外にも、差し込み印刷は、マーケティングキャンペーンや定期的なビジネスコミュニケーションのための封筒、ラベル、メール作成に使用できます。文書とデータソースの設定から差し込み、トラブルシューティングまで、上述の構造化されたプロセスに従うことで、手作業を大幅に削減し、Microsoft Wordの差し込み印刷機能の全能力を利用できます。
定期的に使用することで、差し込み印刷が文書管理とコミュニケーション戦略の重要な部分となり、大規模な効率と個別の対話を提供します。
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