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如何在Microsoft Word中使用邮件合并批量发送信件
已编辑 2 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 2 几个月前
邮件合并是Microsoft Word中的一个强大工具，可以为每位收件人创建一批个性化的文档。此功能对创建批量信件、标签、信封或电子邮件尤其有用。使用邮件合并，您可以轻松地向多人发送个性化信息，而无需单独输入每条信息。
本全面指南将引导您完成设置和使用邮件合并在Microsoft Word中创建批量信件的整个过程：
理解邮件合并
邮件合并本质上是一种将主文档与数据源集成的机制。主文档包含在每份副本中保持不变的静态内容，例如信件的文本或布局。数据源通常是一个表格或Excel电子表格，包含动态内容 - 即插入到每份文档副本中的个人信息。
准备您的主文档
主文档是您的模板。在开始邮件合并过程之前，您必须先设计好文档。决定您希望文档的外观，并准备保持不变的文本，例如信件中的介绍或结束语。要在Microsoft Word中开始创建您的主文档：
- 打开Microsoft Word并开始一个新的空白文档。
- 输入信的正文，并为个人信息留出空间。
- 保存您的文档。建议创建一个单独的文件夹，在其中保存主文档和数据源，以便于访问和组织。
设置您的数据源
数据源是邮件合并过程的关键组成部分。它包含每位收件人的可变信息，例如他们的姓名、地址或其他个人详细信息。数据源可以使用多种工具创建，但Excel是用于此目的的常用应用程序：
- 打开Microsoft Excel并开始一个新的工作簿。
- 创建标题行。每列应代表一条个人信息，例如：名、姓、地址、城市、州、邮政编码。
- 在相应标题下添加每位收件人的数据。每行对应一个唯一的收件人。
- 将您的数据源保存在一个您容易记住的位置。
如果您使用Microsoft Outlook联系人列表，也可以将其用作数据源。
启动和配置邮件合并
一旦您的主文档和数据源准备就绪，可以在Microsoft Word中开始设置邮件合并：
- 在Microsoft Word中打开您的主文档。
- 转到功能区中的邮件选项卡。
- 点击开始邮件合并并从下拉菜单中选择信件。这将配置您正在创建的文档类型。
- 选择收件人以连接到您的数据源并选择使用现有列表。导航到您的Excel电子表格或Outlook联系人并选择它。
- 如果提示，选择适当的工作表。验证包含收件人列表的单元格范围。
插入合并域
合并域是文档中的占位符，将被数据源的信息替换。您必须在希望个性化数据出现的地方添加这些域。要插入合并域：
- 将光标放置在文档中希望插入合并域的位置。
- 在邮件选项卡中，点击插入合并域并从列表中选择适当的字段，例如名、姓等。
- 在文档中需要个性化的地方重复此过程。例如，以姓名称呼收件人、插入地址或包含与沟通相关的独特数据。
- 如果需要条件文本或根据某些标准排除记录，请在邮件选项卡下使用规则。
预览您的文档
在完成合并之前，建议预览文档以确保合并域显示正确：
- 转到邮件选项卡，选择预览结果。这样可以看到信件的个性化版本，实际数据填充在合并域中。
- 使用导航箭头滚动并检查不同的结果。
- 如果发现问题，返回文档并修改主模板或数据源，并根据需要更新字段。
完成合并
对预览满意后，完成邮件合并以创建一组个性化文档：
- 在邮件选项卡中点击完成并合并。
- 您有多个选项：编辑单个文档以创建和保存包含所有合并信件的文件，打印文档以将其直接发送到打印机，或当准备单个电子邮件时发送电子邮件。
- 如果选择编辑单个文档，可以指定要合并的记录——所有记录、当前记录或一范围的记录。
合并完成后，您将有一批准备打印或发送的个性化信件，取决于您选择的输出方法。
常见问题排查
尽管很简单，但有时您会在邮件合并时遇到问题。以下是一些常见问题及解决方案：
- 数据源问题：确保您的数据源（Excel电子表格等）格式正确。标题应简明并与您的合并字段相关。
- 合并字段错误：如果合并字段未按预期显示数据，请仔细检查字段名称是否与对应的数据源列标题完全匹配。
- 未识别的字符：特殊字符或符号可能无法正确合并。重新格式化您的数据源以确保正确编码或使用ASCII兼容字符。
- 错误的问候语：条件字段可以确保每位收件人获得正确的问候语。使用规则进行相应格式化。
结论
Microsoft Word中的邮件合并是一种创造各种个人文件的极为高效的方式。除了信件，邮件合并还可以用于创建信封、标签和用于营销活动或常规业务通信的电子邮件。通过遵循上述结构化过程，从设置您的文档和数据源到合并和排查故障，您可以大大减少手工工作量并充分利用Microsoft Word邮件合并功能的潜力。
通过经常使用，邮件合并可以成为您的文档管理和通信策略的重要组成部分，提供大规模的效率和个性化的互动。
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