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Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word 2021
Editado 4 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial
Microsoft OfficeWordCartasEtiquetasWindowsMacComunicaciónEntrada de DatosAvanzado
Traducción actualizada 4 hace meses
La combinación de correspondencia es una función muy útil en Microsoft Word 2021 que te permite crear múltiples documentos a la vez. Esta función se utiliza a menudo para cartas, etiquetas, sobres y correos electrónicos masivos. La idea es crear una plantilla para tu documento y luego importar datos de otra fuente, generalmente una hoja de cálculo o base de datos, que complete campos específicos en tu plantilla. En esta guía, vamos a cubrir cómo puedes utilizar la combinación de correspondencia en Word 2021 para hacer tu trabajo más eficiente.
¿Qué es la combinación de correspondencia?
La combinación de correspondencia es una herramienta poderosa que te permite crear rápidamente cartas y etiquetas personalizadas a gran escala. Básicamente, conecta un documento de Word a una fuente de datos y te permite crear un lote de documentos individuales. Cada documento creado tiene el mismo diseño, formato, texto y gráficos. Solo secciones específicas de cada documento difieren y estas dependen de la lista de campos de datos que ingreses. Esto ahorra tiempo porque no tienes que crear manualmente cada carta, sobre o correo electrónico. Creas una plantilla y el resto se automatiza.
Comprender los requisitos
Antes de comenzar una combinación de correspondencia, necesitarás estos componentes:
- Un documento principal, que es la plantilla que usarás (como una carta o correo electrónico).
- La fuente de datos, de donde proviene la información específica (como una hoja de Excel que contiene nombres y direcciones).
- Una manera de conectar la fuente de datos al documento principal, que en este caso, es la función de Combinación de Correspondencia en Word.
Preparar tu fuente de datos
El primer paso en el proceso de combinación de correspondencia es preparar tu fuente de datos. Esto puede ser una hoja de Excel, una lista de contactos de Outlook o cualquier base de datos accesible. Asegúrate de que tu fuente de datos tenga encabezados claramente definidos para cada columna. Por ejemplo, para un archivo de Excel, tus encabezados de columna podrían ser cosas como "Nombre", "Apellido", "Dirección de correo electrónico", etc. Cada fila debajo del encabezado contiene la información correspondiente para cada entrada individual que deseas incluir en la combinación de correspondencia.
Pasos para realizar una combinación de correspondencia
Paso 1: Iniciar la combinación de correspondencia
Para iniciar el Asistente de Combinación de Correspondencia en Word 2021:
- Abre un documento nuevo o existente de Microsoft Word.
- Ve a la pestaña "Correspondencia" en la cinta de opciones.
- Haz clic en "Iniciar Combinación de Correspondencia". Esto abrirá un menú desplegable donde encontrarás varias opciones como cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y directorios.
- Selecciona el tipo de documento que deseas crear. Digamos que para este ejemplo, seleccionamos "Carta".
Paso 2: Selecciona el tipo de documento
Dependiendo de tus elecciones en el paso anterior, Word personaliza el proceso de combinación de correspondencia en consecuencia. Por ejemplo, si estás creando etiquetas, te guiará a través de un proceso diferente que si estás creando cartas. Pero los pasos básicos siguen siendo prácticamente los mismos.
Paso 3: Elige el documento inicial
Ahora tienes tres opciones:
- Usar el documento actual como punto de inicio. Haz esto si deseas crear tu carta de combinación de correspondencia utilizando un documento en el que ya estás trabajando.
- Comenzar con una plantilla: Esta opción te permitirá elegir entre varias plantillas de Word.
- Comenzar con un documento existente. Usa esta opción si ya has diseñado tu documento de combinación de correspondencia.
Paso 4: Selecciona los destinatarios
El siguiente paso es seleccionar o crear una lista de destinatarios, y esto usará la fuente de datos que preparaste anteriormente:
- Haz clic en "Seleccionar Destinatarios". Aparecerá un menú desplegable que contiene opciones como "Usar una lista existente", "Elegir de los contactos de Outlook" y "Escribir una nueva lista".
- Para esta guía, supongamos que seleccionaste "Usar lista existente".
- Navega hasta tu archivo fuente de datos, selecciónalo y haz clic en "Abrir".
- Word cargará los datos y podrás confirmar y editar tu lista de destinatarios usando la opción "Editar lista de destinatarios".
En "Editar lista de destinatarios", tienes opciones para ordenar y filtrar tus datos para obtener exactamente los registros que necesitas. Esta opción de refinamiento es útil para aquellos que necesitan más personalización, que puede incluir filtrar duplicados o filtrar registros según criterios específicos como ubicación, historial de compras, etc.
Paso 5: Escribe tu carta
En este paso, escribe el cuerpo de tu carta. Básicamente estás creando una plantilla en este punto. Puedes agregar marcadores de posición para los campos variables. En Word 2021, estos marcadores de posición se conocen como campos de combinación, y para insertarlos:
- Coloca el cursor en el documento donde deseas insertar un campo variable, como el nombre del destinatario.
- Ve a la pestaña "Correspondencia" y haz clic en "Insertar campo de combinación".
- Selecciona el campo que deseas insertar. Por ejemplo, si tienes un campo llamado "Nombre" en Excel, lo insertarías en tu plantilla en consecuencia para que cuando se combine, recoja el Nombre de cada fila en tu fuente de datos.
Continúa escribiendo la carta e inserta cualquier campo adicional según sea necesario. Cuando esto esté completo, tendrás una plantilla lista para combinar.
Paso 6: Previsualiza las cartas
Antes de finalizar el proceso de combinación de correspondencia, es útil previsualizar las cartas para asegurarte de que todos los campos se fusionan correctamente y que el documento luzca exactamente como deseas:
- Aún en la pestaña "Correspondencia", haz clic en "Vista previa de resultados" para ver cómo se verán tus documentos después de la combinación.
- Usa las flechas hacia adelante y hacia atrás en la cinta de opciones para navegar a través de ejemplos de cartas combinadas.
Si notas algún error, puedes retroceder y corregir antes de finalizar la combinación.
Paso 7: Completa la combinación
Una vez que estás satisfecho con la vista previa, el último paso en el proceso de combinación de correspondencia es completar la combinación:
- Haz clic en "Finalizar y combinar" en la pestaña "Correspondencia".
- Aparecerá un menú desplegable con tres opciones: "Editar documento individual", "Imprimir documento" o "Enviar mensaje de correo electrónico".
- Selecciona "Editar documentos individuales" si deseas guardar un nuevo archivo con toda la información combinada, seleccione "Imprimir documentos" para enviar los documentos combinados directamente a la impresora, o selecciona "Enviar como mensaje de correo electrónico" si tu elección inicial de documento fue correo electrónico, por ejemplo.
Seleccionar "Editar documentos individuales" te permite pre visualizar y hacer los ajustes finales antes de imprimir o distribuir.
Características avanzadas de combinación de correspondencia
Además de las características básicas de combinación de correspondencia, Word 2021 ofrece algunas funcionalidades avanzadas:
Combinación de correspondencia condicional
Word te permite insertar contenido condicionalmente basado en valores de tu fuente de datos usando reglas. Supongamos que estás escribiendo tanto a clientes actuales como a ex-clientes y quieres cambiar el saludo en base a su estado.
<<if then else>> <<campo>> <condición> <valor>
Este enfoque permite una personalización para adaptarse a circunstancias específicas y añade un nivel de sofisticación a tus documentos.
Añadiendo reglas
En la pestaña "Correspondencia", puedes añadir reglas como "Preguntar", "Si...Entonces...Otra cosa", "Escribe la tuya propia", etc. Esto es avanzado, pero puede añadir un valor significativo para algunos requisitos complejos:
- Por ejemplo, utiliza una regla "si...entonces...de lo contrario" para insertar diferentes piezas de texto dependiendo del valor de un campo.
Problemas comunes de combinación de correspondencia y soluciones
Aunque la combinación de correspondencia es bastante fácil de usar, a veces surgen problemas. Aquí hay problemas comunes y sus soluciones:
Datos mal formateados
Asegúrate de que tu hoja de Excel o formatos de fuente de datos sean compatibles con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, las fechas y los números a veces pueden estar mal formateados.
La lista de destinatarios no se muestra correctamente
Esto generalmente es provocado por encabezados desalineados en tu fuente de datos. Asegúrate de que los encabezados estén alineados con los campos que deseas insertar.
Salida incorrecta
Cuando los campos de datos no coinciden o muestran errores, verifica que los nombres de campo en tu fuente de datos coincidan exactamente con los campos de combinación en Word.
Conclusión
La Combinación de Correspondencia en Word 2021 es una solución integral para crear rápidamente grandes volúmenes de documentos personalizados y profesionales. Familiarizarse con esta característica puede aumentar significativamente la productividad y la eficiencia para tareas que requieren la creación de documentos a gran escala, ya sean cartas personalizadas para clientes, etiquetas de envío personalizadas o envíos masivos de correos electrónicos personalizados. Esta característica versátil aprovecha el poder de la integración con fuentes de datos para agilizar una tarea que de otro modo consumiría mucho tiempo.
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