Cómo usar OmniFocus con Siri

Editado 1 hace un mes por ExtremeHow Equipo Editorial

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OmniFocus es una potente aplicación de gestión de tareas que te ayuda a llevar un seguimiento de tus tareas, proyectos y productividad general. Si eres usuario de Apple, puedes mejorar tu experiencia con OmniFocus integrándolo con el asistente virtual de Apple, Siri. Esta integración te permite añadir tareas, revisar tu lista de tareas y gestionar tu proyecto sin usar las manos, solo con tu voz. En esta guía, exploraremos las diferentes formas en las que puedes usar OmniFocus con Siri para optimizar tu proceso de gestión de tareas.

Antes de sumergirnos en cómo puedes aprovechar Siri con OmniFocus, es importante asegurarte de que tanto Siri como OmniFocus estén configurados en tu dispositivo Apple. OmniFocus está disponible en macOS e iOS, así que asegúrate de que esté instalado en tu iPhone, iPad o Mac. Del mismo modo, asegúrate de que Siri esté activado en tu dispositivo. Una vez configuradas ambas herramientas, estarás listo para comenzar a usarlas juntas.

Configurar Siri con OmniFocus

Para usar OmniFocus con Siri, necesitarás asegurarte de que Siri esté activado en tu dispositivo Apple. Abre la aplicación de Configuración, desplázate hacia abajo hasta Siri y Buscar, y asegúrate de que el interruptor para Escuchar "Oye Siri" esté activado. Además, es una buena idea habilitar Permitir Siri cuando está bloqueado para asegurarte de poder usar Siri incluso cuando tu dispositivo está bloqueado.

Si tienes OmniFocus instalado en tu dispositivo, necesitarás permitir que Siri y OmniFocus interactúen entre sí. Puedes hacer esto yendo a la aplicación de Configuración en tu dispositivo Apple, desplazándote hacia abajo para encontrar la aplicación de OmniFocus, y asegurándote de que la opción de usar con Siri esté habilitada. Esto permitirá que Siri acceda y gestione tus tareas dentro de OmniFocus.

Agregar tareas usando Siri

Una de las características más simples y más usadas es agregar tareas a OmniFocus usando Siri. Esto se puede hacer diciendo, "Oye Siri, agrega una tarea a OmniFocus". Siri te pedirá entonces detalles de tu tarea. Por ejemplo, supongamos que necesitas establecer un recordatorio para comprar comestibles el sábado. Puedes decir, "Oye Siri, recuérdame comprar comestibles el sábado en OmniFocus". Siri creará entonces una tarea en OmniFocus con esa descripción y una fecha de vencimiento.

Puedes especificar varios detalles al agregar una tarea. Si no proporcionas una fecha de vencimiento específica, Siri agregará la tarea a tu bandeja de entrada en OmniFocus, donde podrás categorizarla o priorizarla más tarde. Aquí hay algunos ejemplos de cómo usar Siri para agregar tareas:

• "Oye Siri, agrega 'Llamar a Juan sobre la reunión' a OmniFocus."
• "Oye Siri, recuérdame entregar un informe en OmniFocus para el viernes."

Esta facilidad para agregar tareas asegura que no tengas que ingresar tareas manualmente, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Revisar tu lista de tareas

Además de agregar tareas, también puedes usar Siri para revisar y gestionar tu lista de tareas. Al pedirle a Siri información sobre tus tareas, puedes obtener una visión general de tu día sin tener que abrir manualmente la aplicación OmniFocus. Por ejemplo, puedes decir:

• "Oye Siri, ¿cuáles son mis tareas en OmniFocus hoy?"
• "Oye Siri, muéstrame mis tareas de esta semana en OmniFocus."

Siri te proporcionará un resumen de las tareas a realizar o de tus próximas tareas en las fechas que especifiques. Esta función te ayuda a mantenerte actualizado sobre tu carga de trabajo y a planificar en consecuencia.

Marcar tareas como completadas

Marcar tareas como completadas a través de Siri es otra función conveniente en OmniFocus. Cuando completas una tarea, puedes pedirle a Siri que la marque como completada, eliminando la necesidad de buscar la tarea dentro de la aplicación y actualizarla manualmente. Por ejemplo, al decir "Oye Siri, marca 'Llamar a Juan sobre la reunión' como completada en OmniFocus", actualizará el estado de la tarea inmediatamente.

Marcar tareas como completadas de esta manera puede aumentar considerablemente la eficiencia de tu flujo de trabajo, especialmente cuando tienes múltiples tareas para actualizar y quieres mantenerte sin usar las manos.

Organizar tareas con los Atajos de Siri

Los Atajos de Siri pueden hacer que OmniFocus sea aún mejor al permitirte crear comandos de voz para acciones específicas dentro de la aplicación. Los Atajos de Siri son comandos personalizados que puedes crear y que realizarán una secuencia de acciones. Con Atajos, puedes crear un comando de voz para organizar tareas de una manera particular o activar una serie de acciones en OmniFocus.

Para crear un atajo, abre la aplicación de Atajos en tu dispositivo, toca el icono + para agregar un nuevo atajo, y busca acciones de OmniFocus que puedas automatizar. Por ejemplo:
Crea un Atajo llamado "Revisión semanal" que, cuando se active, muestre una lista de tareas etiquetadas como "revisión" en OmniFocus. Úsalo diciendo "Oye Siri, inicia mi revisión semanal."

Gestión de proyectos y referencias

OmniFocus no se limita solo a tareas individuales; también admite proyectos y contextos más grandes. Aunque no puedes crear nuevos proyectos directamente a través de Siri, puedes agregar tareas a proyectos o contextos existentes usando comandos de voz. Esto te ayuda a asegurarte de que todas las tareas relevantes estén asignadas correctamente sin abrir la aplicación. Por ejemplo, puedes decir:

• "Oye Siri, agrega 'Redactar Propuesta de Presupuesto' a mi proyecto de trabajo en OmniFocus."
• "Oye Siri, recuérdame enviar un correo a Lucy en casa en OmniFocus el jueves."

Los contextos te permiten agrupar tareas relacionadas con ubicaciones, personas o situaciones específicas, ayudando a mantener tu gestión de tareas organizada y efectiva.

Programación y recordatorios

Programar tareas y establecer recordatorios es otra función importante que puedes gestionar usando Siri con OmniFocus. Con comandos de voz, puedes proporcionar fácilmente fechas especificadas, horas e incluso intervalos repetitivos para las tareas. Por ejemplo, si necesitas un recordatorio recurrente, puedes decir:

• "Oye Siri, recuérdame regar las plantas todos los jueves a las 8 AM en OmniFocus."
• "Oye Siri, establece una tarea para revisar mi presupuesto cada mes en OmniFocus."

Usando estas funciones, puedes asegurarte de que las tareas no se pasen por alto y se te recuerden en el momento adecuado.

Cosas a tener en cuenta

Aunque la integración de OmniFocus y Siri es poderosa, es importante recordar algunas cosas para un uso óptimo:

• Nombres inteligentes: Al crear tareas, utiliza nombres claros y específicos para asegurarte de que Siri comprenda tus solicitudes.
• Privacidad: Las tareas agregadas a OmniFocus a través de Siri se almacenan dentro de la aplicación. Si tu entorno requiere privacidad, mantén la discreción con tu entrada vocal.
• Sincronización: Asegúrate de que tus dispositivos y aplicaciones estén actualizados para admitir interacciones continuas sin pérdida de datos.

Conclusión

Usar OmniFocus con Siri puede aumentar significativamente tu productividad. La combinación de un potente gestor de tareas y un asistente de voz inteligente facilita mantenerse organizado y gestionar tus tareas de manera eficiente. Ya sea que estés agregando tareas, verificando tu lista de pendientes, marcando elementos como completados, usando atajos de Siri, gestionando proyectos o programando recordatorios, la integración de voz proporciona una forma conveniente y manos libres de asegurarte de que nada se te pase por alto.

Recuerda que la práctica hace al maestro. Cuanto más uses Siri con OmniFocus, más descubrirás formas únicas de personalizar la integración para tus necesidades específicas de flujo de trabajo. La versatilidad de combinar Siri con OmniFocus significa que puedes lograr un alto nivel de productividad manteniendo las cosas fáciles y eficientes.

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