Microsoft Office 2021 के साथ OneDrive का उपयोग कैसे करें

संपादित 5 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft द्वारा प्रदान की गई क्लाउड स्टोरेज सेवा, OneDrive, एक शक्तिशाली टूल है जो Microsoft Office 2021 के साथ आपकी फाइलों को स्टोर, प्रबंधित और साझा करने की क्षमता को बढ़ाकर सहयोग करती है। OneDrive के साथ, आप किसी भी डिवाइस से अपने दस्तावेजों का उपयोग कर सकते हैं, दूसरों के साथ वास्तविक समय में सहयोग कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी फाइलें सुरक्षित और बैकअप हैं। यह व्यापक गाइड बताएगा कि उत्पादकता और सुविधा को अधिकतम करने के लिए OneDrive को Microsoft Office 2021 के साथ कैसे प्रभावी रूप से एकीकृत किया जाए।

OneDrive के साथ शुरुआत करना

Microsoft Office 2021 के साथ OneDrive का उपयोग करने से पहले, आपको अपना OneDrive खाता सेट करना होगा। यदि आपके पास पहले से खाता नहीं है, तो आप OneDrive वेबसाइट पर जाकर और मौजूदा Microsoft खाते से साइन अप करके खाता बना सकते हैं, या यदि आपके पास पहले से कोई खाता नहीं है तो आप नया Microsoft खाता बना सकते हैं।

एक बार जब आपके पास OneDrive खाता हो, तो आपको अपने कंप्यूटर पर OneDrive डेस्कटॉप एप्लिकेशन इंस्टॉल करना चाहिए। OneDrive विंडोज़ और मैक ऑपरेटिंग सिस्टम दोनों के साथ संगत है। सेटअप पूरा करने के लिए Microsoft द्वारा प्रदान किए गए इंस्टॉलेशन निर्देशों का पालन करें।

Microsoft Office 2021 से OneDrive को लिंक करना

Office 2021 के साथ OneDrive का उपयोग करने के लिए, आपको अपने Office ऐप्स को अपने OneDrive खाते से लिंक करना होगा। आप इसे इस प्रकार कर सकते हैं:

• कोई भी Microsoft Office 2021 एप्लिकेशन खोलें, जैसे Word, Excel, या PowerPoint।
• एप्लिकेशन के ऊपरी बाएँ कोने में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
• मेनू से खाता चुनें।
• अकाउंट सेक्शन में, आपको Office में साइन इन करने के लिए एक बटन दिखाई देगा। इस पर क्लिक करें और अपना Microsoft खाता क्रेडेंशियल दर्ज करें (वही जो आप OneDrive के लिए उपयोग करते हैं)।

एक बार जब आप साइन इन कर लेते हैं, तो आपके Office ऐप्लिकेशन आपके OneDrive खाते से लिंक हो जाएंगे, जिससे आप सीधे OneDrive से फाइलें सहेज और उपयोग कर सकते हैं।

Microsoft Office 2021 में OneDrive में फाइलें सहेजना

अपने खाते को लिंक करने के बाद, आपके Office ऐप्स से OneDrive में फाइलें सहेजना त्वरित और सहज है। यह कुछ सरल चरण हैं जिन्हें आपको पालन करने की आवश्यकता है:

• अपने Office एप्लिकेशन में कोई दस्तावेज़ बनाएँ या खोलें।
• फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
• मेनू से इस रूप में सहेजें चुनें।
• सेव ऐज डायलॉग बॉक्स में, उपलब्ध स्थानों में से OneDrive चुनें।
• अपनी फ़ाइल सहेजने के लिए OneDrive में एक फ़ोल्डर चुनें, या नया फ़ोल्डर बटन पर क्लिक करके एक नया फ़ोल्डर बनाएँ।
• अपनी फ़ाइल का नाम डालें और सहेजें पर क्लिक करें।

आपकी फ़ाइल अब OneDrive पर सहेजी गई है और ऐसे किसी भी डिवाइस से एक्सेस की जा सकती है जिस पर आप अपने OneDrive खाते में साइन इन हैं।

OneDrive में फाइलें एक्सेस करना

एक बार जब आप फ़ाइलों को OneDrive पर सहेज लेते हैं, तो उन्हें एक्सेस करना आसान होता है। आप किसी भी Office 2021 एप्लिकेशन, या OneDrive ऐप या वेबसाइट के माध्यम से सीधे अपनी OneDrive फाइलों का उपयोग कर सकते हैं।

Office एप्लिकेशन का उपयोग करके OneDrive से कोई फ़ाइल खोलने के लिए, आपको करना होगा:

• अपनी पसंद का Office एप्लिकेशन खोलें।
• फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और खोलें चुनें।
• खोलें अनुभाग के अंतर्गत, OneDrive चुनें।
• जिस फ़ाइल को आप खोलना चाहते हैं उसे खोजने के लिए अपने OneDrive फ़ोल्डरों के माध्यम से नेविगेट करें और उस पर क्लिक करें।

यदि आप किसी अन्य डिवाइस पर हैं और आपके पास Office इंस्टॉल नहीं है, तो आप OneDrive वेबसाइट का उपयोग करके अपनी फाइलों का आसानी से उपयोग कर सकते हैं:

• OneDrive वेबसाइट पर जाएं और अपने Microsoft खाते से लॉग इन करें।
• जिस दस्तावेज़ को आप देखना या संपादित करना चाहते हैं उसे खोजने के लिए अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को ब्राउज़ करें।

OneDrive का उपयोग करके फाइलें साझा करना

OneDrive की सबसे महान विशेषताओं में से एक अन्य लोगों के साथ फाइलें साझा करने की क्षमता है। चाहे आपको किसी परियोजना पर सहयोग करने की आवश्यकता हो या किसी मित्र के साथ कोई दस्तावेज़ साझा करना हो, OneDrive इस प्रक्रिया को आसान बनाता है।

OneDrive से फ़ाइल साझा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• OneDrive ऐप, वेबसाइट, या Office एप्लिकेशन में वह फ़ाइल ढूंढें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
• फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें या शेयर बटन पर क्लिक करें।
• शेयर डायलॉग में, आप उन लोगों के ईमेल पते जोड़ सकते हैं जिनके साथ आप फाइल साझा करना चाहते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप कॉपी लिंक बटन पर क्लिक करके एक साझा करने योग्य लिंक बना सकते हैं।
• वह अनुमतियाँ चुनें जिन्हें आप अनुदान देना चाहते हैं, जैसे 'संपादित कर सकते हैं' या 'देख सकते हैं'।
• यदि आपने ईमेल पते दर्ज किए हैं तो भेजें पर क्लिक करें, या यदि आपने लिंक उत्पन्न किया है तो अपने सहयोगियों के साथ लिंक साझा करें।

आपकी फ़ाइल अब साझा की गई है, और अन्य लोग आपकी द्वारा सेट की गई अनुमतियों के आधार पर इसे देख या संपादित कर सकते हैं।

वास्तविक समय में सहयोग करना

Office 2021 के साथ OneDrive का एकीकरण कई उपयोगकर्ताओं को वास्तविक समय में दस्तावेज़ों पर सहयोग करने में सक्षम बनाता है। यह विशेष रूप से टीम वर्क-आधारित कार्यों के लिए उपयोगी है। वास्तविक समय सहयोग सभी प्रतिभागियों को जैसे ही परिवर्तन होते हैं उन्हें देखने और कुशल संचार और उत्पादकता को बढ़ावा देने में मदद करता है।

वास्तविक समय में सहयोग कैसे करें, यहां बताया गया है:

• OneDrive या Office एप्लिकेशन में प्रदान किए गए साझा करने के विकल्पों का उपयोग करके अपना दस्तावेज़ दूसरों के साथ साझा करें।
• आपके सहयोगियों को दस्तावेज़ तक पहुंचने के लिए ईमेल निमंत्रण या लिंक प्राप्त होगा।
• जब वे दस्तावेज़ खोलते हैं, तो वे उसी समय संपादन शुरू कर सकते हैं जब आप उस पर काम कर रहे हैं।
• जैसे ही परिवर्तन किए जाते हैं, वे दस्तावेज़ पर काम कर रहे सभी लोगों के लिए तुरंत दिखाई देते हैं।

यह सहयोगात्मक वातावरण विचार-मंथन सत्रों, संपादन के लिए और सभी को एक ही पृष्ठ पर सुनिश्चित करने के लिए सही है।

सुरक्षा और बैकअप सुनिश्चित करना

OneDrive का उपयोग करते समय, यह जानना जरूरी है कि आपका डेटा सुरक्षित है। Microsoft आपकी जानकारी की सुरक्षा के लिए एक मजबूत सुरक्षा सुविधाओं का सेट प्रदान करता है। OneDrive का उपयोग करने के कुछ सुरक्षा लाभ इस प्रकार हैं:

• फ़ाइलें स्थानांतरण में और स्थिर स्थिति में एन्क्रिप्ट की जाती हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपके डेटा को अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित रखा गया है।
• आपके Microsoft खाते पर अतिरिक्त सुरक्षा स्तर के लिए दो-चरणीय सत्यापन सक्षम किया जा सकता है।
• OneDrive में संस्करण इतिहास आपको एक फ़ाइल के पुराने संस्करण में पलटने की अनुमति देता है, जिससे आकस्मिक संपादन या विलोपन के खिलाफ सुरक्षा की एक परत जुड़ जाती है।
• स्वचालित सिंक यह सुनिश्चित करता है कि आपकी फाइलें लगातार बैकअप हों। आपके द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को सहेजा गया है और आपके सभी उपकरणों में अपडेट किया गया है।

सबसे अच्छे सुरक्षा और बैकअप प्रक्रियाओं को सक्षम करने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि नियमित रूप से अपने खाते की गतिविधि की निगरानी करें, साझा करने की अनुमतियों की समीक्षा करें, और मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड बनाए रखें।

स्टोरेज स्पेस का प्रबंधन करना

OneDrive नि:शुल्क स्टोरेज स्पेस की एक निश्चित मात्रा प्रदान करता है, साथ ही यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त स्टोरेज के लिए सदस्यता लेने के विकल्प भी प्रदान करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए अपने स्टोरेज स्पेस की निगरानी और प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है कि आपके सभी महत्वपूर्ण फ़ाइलों के लिए आपके पास पर्याप्त स्थान है।

अपनी स्टोरेज का प्रबंधन इस प्रकार करें:

• OneDrive वेबसाइट पर जाएं और लॉग इन करें।
• साइडबार के नीचे स्टोरेज लिंक पर क्लिक करें ताकि आपकी स्टोरेज का उपयोग देखा जा सके।
• यहां से, आप देख सकते हैं कि आप कितनी जगह का उपयोग कर रहे हैं और स्थान खाली करने के लिए सुझाव प्राप्त कर सकते हैं, जैसे कि बड़ी फ़ाइलें या दस्तावेजों के पुराने संस्करणों को हटाना।
• अगर आपको अधिक स्थान की आवश्यकता है, तो उस सशुल्क स्टोरेज प्लान को अपग्रेड करने पर विचार करें जो अधिक स्थान प्रदान करता है।

OneDrive और Office 2021 के साथ सामान्य समस्याओं का निवारण करें

कभी-कभी, OneDrive को Office 2021 के साथ उपयोग करते समय आपको समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। यहां कुछ सामान्य समस्याएं और समाधान दिए गए हैं:

समन्वय समस्याएं

यदि आपकी फ़ाइलें सही ढंग से सिंक नहीं हो रही हैं, तो सुनिश्चित करें कि OneDrive ऐप चालू है और इंटरनेट से जुड़ा है। यदि समस्या बनी रहती है, तो आप ऐप या अपने डिवाइस को पुनरारंभ करने का प्रयास कर सकते हैं।

अपलोड या डाउनलोड गति धीमी होना

धीमी गति नेटवर्क यातायात या बड़ी फ़ाइल आकारों के कारण हो सकती है। तेज गति के लिए वायर्ड इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करने का प्रयास करें और यदि संभव हो तो अपनी फ़ाइलों का आकार कम करें।

फ़ाइल का उपयोग करने की समस्याएं

यदि आप अपनी फाइलों का उपयोग नहीं कर पा रहे हैं, तो अपनी इंटरनेट कनेक्शन जाँचें, सुनिश्चित करें कि आप सही खाते में लॉग इन हैं, और Verify करें कि आपके पास सही अनुमतियाँ हैं फ़ाइल को देखने या संपादित करने के लिए।

निष्कर्ष

Microsoft Office 2021 के साथ OneDrive को एकीकृत करने से कई लाभ मिलते हैं, जैसे निर्बाध फ़ाइल संग्रहण और साझा करना से लेकर बेहतर सहयोग और सुरक्षा तक। इन चरणों और युक्तियों का पालन करके, आप अपने उत्पादकता को बढ़ाने और अपने कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने के लिए OneDrive की पूरी क्षमता का उपयोग कर सकते हैं।

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