Introducción a OneNote en Office 2016

Editado 4 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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OneNote es un cuaderno digital que forma parte del paquete Office 2016, diseñado para ayudarte a organizar tu información. Piensa en ello como una versión electrónica del cuaderno que usas para escribir notas, hacer planes y llevar un seguimiento de detalles importantes. Con OneNote, puedes capturar ideas, pensamientos y tareas sin problemas en todos los dispositivos.

Comenzando con OneNote

Para empezar con OneNote en Office 2016, primero debes abrir la aplicación. Esto se puede hacer haciendo clic en el icono de OneNote en tu lista de programas. Una vez abierto, se te presentarán opciones para abrir un cuaderno existente o crear uno nuevo.

Creando un nuevo cuaderno

Crear un cuaderno en OneNote es muy fácil. Puedes crearlo de esta manera:

• Abre OneNote y selecciona "Archivo" en el menú.
• Selecciona "Nuevo" de la barra lateral.
• Elige dónde quieres guardar el cuaderno, ya sea localmente en tu computadora o en la nube utilizando OneDrive.
• Proporciona un nombre para tu cuaderno.
• Haz clic en "Crear cuaderno."

Ahora tienes un nuevo cuaderno en blanco listo para usar. Puedes crear tantos cuadernos como desees para diferentes proyectos o asuntos.

Organizando con secciones y páginas

Los cuadernos en OneNote están compuestos por secciones y páginas. Considera las secciones como capítulos individuales de un libro y las páginas como hojas individuales de papel dentro de esos capítulos.

Creando secciones

Para añadir una nueva sección, sigue estos pasos:

• Ve al cuaderno donde quieres la nueva sección.
• Haz clic en el botón “+ Sección” en la parte superior.
• Dale a la sección un nombre que describa mejor su propósito o contenido.

Las secciones son útiles para categorizar tus notas, como separar notas personales de notas de trabajo.

Creación de una página

Las páginas te permiten organizar notas en secciones. Así es cómo puedes crear páginas:

• Haz clic en "+ Página" para añadir una nueva página a una sección.
• Titula tu página con un nombre descriptivo.
• Comienza a escribir tus notas directamente en la página.

Recuerda, cada página puede tener tanta o tan poca información como necesites, y es completamente personalizable.

Formateo de tus notas

OneNote proporciona varias opciones de formato para ayudarte a organizar y enfatizar la información. Así es cómo puedes dar formato a tus notas:

Formato de texto

Puedes usar opciones de formato de texto estándar como negrita, cursiva, subrayado y color de fuente para hacer que tus notas destaquen:

• Resalta el texto que deseas formatear.
• Elige una opción de formato de la pestaña Inicio, como "Negrita" o "Cursiva."

Agregar listas coloreadas o con viñetas puede ayudar a identificar puntos clave o elementos de acción.

Inserción de tablas

Las tablas pueden ayudar a organizar la información de manera ordenada:

• Ve a la pestaña Insertar.
• Selecciona "Tabla" y especifica el número de filas y columnas.

Esta función es especialmente útil para comparaciones o para seguir información que se muestra mejor en un diseño de cuadrícula.

Insertar archivos y multimedia

OneNote no se limita solo a texto. También puedes insertar archivos, imágenes y videos directamente en tus notas.

Añadir una imagen

Para insertar una imagen, sigue estos pasos:

• Haz clic en la pestaña Insertar.
• Selecciona "Imagen."
• Selecciona una imagen de tu computadora o dispositivo conectado.

Las imágenes pueden complementar tus notas con información y contexto visual.

Embebiendo archivos

Puedes adjuntar documentos y archivos a tus notas:

• Ve a la pestaña Insertar.
• Selecciona "Adjunto de archivo".
• Selecciona el archivo desde tu computadora para insertarlo.

Esto asegura que todos los documentos relevantes estén almacenados en tus notas para fácil referencia.

Usar etiquetas para una mejor organización

Las etiquetas son una forma efectiva de categorizar notas y hacer que sea más fácil encontrar puntos clave:

Poniendo una etiqueta

Así es cómo puedes etiquetar tus notas:

• Selecciona el texto que deseas etiquetar.
• Desde la pestaña Inicio, haz clic en "Etiquetas."
• Selecciona la etiqueta deseada de la lista, como "Por hacer" o "Importante."

Las etiquetas sirven para resaltar notas esenciales, puntos de acción o métodos organizativos que se adecuen a tus necesidades individuales.

Buscar y encontrar notas

OneNote incluye una poderosa función de búsqueda que te ayuda a encontrar rápidamente notas, sin importar dónde estén guardadas en tu cuaderno:

Usando la función de búsqueda

Para usar la función de búsqueda, sigue estos pasos:

• Toca la caja de búsqueda en la esquina superior derecha de tu ventana de OneNote.
• Ingresa la palabra clave o frase que deseas buscar.
• Se mostrarán los resultados, y los cuadernos, secciones y páginas que contengan el término de búsqueda se resaltarán.

La búsqueda eficiente ahorra tiempo y reduce la frustración al encontrar información específica, aumentando así la productividad.

Funcionalidades de sincronización y compartición

OneNote viene equipado con capacidades robustas de sincronización y compartición que facilitan la colaboración:

Sincronización entre dispositivos

Para asegurar que puedas acceder a tus notas desde cualquier dispositivo, asegúrate de haber iniciado sesión en OneNote con tu cuenta de Microsoft. Los cuadernos almacenados en OneDrive se sincronizarán automáticamente, asegurando actualizaciones en tiempo real.

Compartir con otros

Comparte tus notas con otros para colaborar:

• Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona "Compartir."
• Selecciona un cuaderno para compartir.
• Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir el cuaderno.
• Selecciona el nivel de permiso para la persona, ya sea “Puede ver” o “Puede editar”.

Compartir permite a múltiples usuarios acceder y contribuir al mismo cuaderno, lo que lo hace ideal para la colaboración en equipo de proyectos.

Aprovechando las notas rápidas

Las notas rápidas son una excelente manera de anotar ideas rápidamente. Se puede acceder a ellas rápidamente, asegurando que no se pierdan ideas:

Creando notas rápidas

Para usar Notas rápidas:

• Presiona Win + N en tu teclado para abrir la ventana de Notas rápidas.
• Comienza a escribir tu nota de inmediato.
• Las notas rápidas se guardan automáticamente en la sección de Notas sin clasificar hasta que las organizes en el lugar adecuado.

Las notas rápidas ayudan a capturar ideas fugaces sin tener que navegar primero por la estructura del cuaderno.

Colaboración avanzada de múltiples usuarios

OneNote no solo simplifica la toma de notas, sino que también mejora el trabajo en equipo a través de cuadernos compartidos:

Edición simultánea

Múltiples usuarios pueden editar cuadernos compartidos al mismo tiempo. Las actualizaciones de todos aparecen en tiempo real, facilitando discusiones y lluvia de ideas en equipo.

Revisión de cambios

OneNote proporciona herramientas para revisar cambios anteriores realizados en un cuaderno compartido:

• Ve a la pestaña Historial.
• Selecciona "Versiones de página" para revisar ediciones anteriores en una página específica.

El seguimiento de actualizaciones mejora la responsabilidad y proporciona información sobre los esfuerzos colaborativos del equipo a lo largo de los proyectos.

Atajos de teclado para mejorar la productividad

Dominar los atajos de teclado puede aumentar significativamente tu velocidad y eficiencia en OneNote. Aquí hay algunos atajos útiles para comenzar:

• Ctrl + N: Crear una nueva página.
• Ctrl + T: Añadir una nueva sección.
• Ctrl+1: Aplicar la etiqueta "por hacer" al texto seleccionado.
• Ctrl + E: Encontrar una nota.
• Ctrl+Shift+G: Ver la versión del cuaderno.

Usar atajos de teclado ejecuta comandos al instante y mantiene la productividad al máximo nivel.

OneNote en Office 2016 es una herramienta poderosa que va mucho más allá de solo tomar notas. Usando sus funciones, incluyendo secciones, páginas, formateo, multimedia y capacidades de compartición, puedes gestionar y organizar tu información de manera efectiva. Comprender y utilizar esta herramienta te ayudará en la organización personal y promoverá esfuerzos colaborativos con equipos, haciendo que la gestión de la carga de trabajo sea conveniente y más eficiente.

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