Введение в OneNote в Office 2016

Отредактировано 4 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeOneNoteЗаметкиОрганизацияСотрудничествоФункцииWindowsMacПродуктивностьОбменДокументация

OneNote — это цифровая записная книжка, входящая в состав пакета Office 2016, предназначенная для помощи в организации вашей информации. Представьте это как электронную версию записной книжки, которую вы используете для записи заметок, составления планов и отслеживания важной информации. С OneNote вы можете беспрепятственно фиксировать мысли, идеи и задачи на всех устройствах.

Начало работы с OneNote

Чтобы начать работу с OneNote в Office 2016, сначала нужно открыть приложение. Это можно сделать, нажав на значок OneNote в списке программ. После открытия вам будут предложены варианты открыть существующую записную книжку или создать новую записную книжку.

Создание новой записной книжки

Создание записной книжки в OneNote очень просто. Вы можете сделать это так:

• Откройте OneNote и выберите «Файл» в меню.
• Выберите «Создать» в боковой панели.
• Выберите, где сохранить записную книжку: локально на вашем компьютере или в облаке с использованием OneDrive.
• Назовите вашу записную книжку.
• Нажмите «Создать записную книжку».

Теперь у вас есть новая пустая записная книжка, готовая к использованию. Вы можете создавать столько записных книжек, сколько нужно, для различных проектов или тем.

Организация с помощью секций и страниц

Записные книжки в OneNote состоят из секций и страниц. Секции можно представить как отдельные главы книги, а страницы как отдельные листы бумаги в этих главах.

Создание секций

Чтобы добавить новую секцию, выполните следующие действия:

• Перейдите к записной книжке, в которой вы хотите создать новую секцию.
• Нажмите кнопку «+ Секция» наверху.
• Назовите секцию в соответствии с ее назначением или содержанием.

Секции полезны для категоризации ваших заметок, например, для разделения личных заметок от рабочих.

Создание страницы

Страницы позволяют дальше организовывать заметки в рамках секций. Вот как вы можете создать страницы:

• Нажмите «+ Страница», чтобы добавить новую страницу в секцию.
• Дайте странице название, описывающее ее содержание.
• Начните вводить свои заметки прямо на странице.

Помните, каждая страница может содержать столько информации, сколько вам нужно, и она полностью настраиваема.

Форматирование ваших заметок

OneNote предоставляет различные опции форматирования, которые помогут вам организовать и выделить информацию. Вот как вы можете отформатировать свои заметки:

Форматирование текста

Вы можете использовать стандартные опции форматирования текста, такие как жирный, курсив, подчеркивание и цвет шрифта, чтобы ваши заметки выделялись:

• Выделите текст, который хотите отформатировать.
• Выберите опцию форматирования на вкладке «Главная», например, «Жирный» или «Курсив».

Добавление цветных или маркированных списков может помочь выделить ключевые моменты или действия.

Вставка таблиц

Таблицы помогут организовать информацию в аккуратном виде:

• Перейдите на вкладку «Вставка».
• Выберите «Таблица» и укажите количество строк и столбцов.

Эта функция особенно полезна для сравнений или отслеживания информации, которая лучше всего представлена в виде сетки.

Вставка файлов и мультимедиа

OneNote не ограничивается только текстом. Вы также можете вставлять файлы, изображения и видео прямо в свои заметки.

Добавление изображения

Чтобы вставить изображение, выполните следующие действия:

• Нажмите на вкладку «Вставка».
• Выберите «Изображение».
• Выберите изображение на вашем компьютере или подключенном устройстве.

Картинки могут помочь дополнить ваши заметки визуальной информацией и контекстом.

Встраивание файлов

Вы можете прикреплять документы и файлы к вашим заметкам:

• Перейдите на вкладку «Вставка».
• Выберите «Вложение файла».
• Выберите файл на своем компьютере для вставки.

Это гарантирует, что все важные документы будут сохранены в ваших заметках для удобного обращения.

Использование меток для лучшей организации

Метки — это эффективный способ категоризировать заметки и облегчить поиск ключевых моментов:

Установка метки

Вот как вы можете помечать свои заметки:

• Выберите текст, который хотите пометить.
• На вкладке «Главная» нажмите «Метки».
• Выберите нужную метку из списка, например, «К выполнению» или «Важно».

Метки служат для выделения важных заметок, действий или методов организации, подходящих под ваши индивидуальные требования.

Поиск и нахождение заметок

OneNote включает в себя мощную функцию поиска, которая поможет быстро находить заметки, независимо от того, где они сохранены в вашей записной книжке:

Использование функции поиска

Чтобы воспользоваться функцией поиска, следуйте этим шагам:

• Нажмите на поисковую строку в правом верхнем углу окна OneNote.
• Введите ключевое слово или фразу, которую хотите найти.
• Результаты будут отображены, и записные книжки, секции и страницы, содержащие искомый термин, будут выделены.

Эффективный поиск экономит время и снижает раздражение при поиске конкретной информации, тем самым повышая производительность.

Синхронизация и функции совместного использования

OneNote оснащен надежными возможностями синхронизации и совместного использования, которые упрощают сотрудничество:

Синхронизация на всех устройствах

Чтобы гарантировать доступность ваших заметок с любого устройства, убедитесь, что вы вошли в OneNote с учетной записью Microsoft. Записные книжки, сохраненные на OneDrive, будут синхронизироваться автоматически, обеспечивая обновления в режиме реального времени.

Совместное использование с другими

Делитесь своими заметками с другими для совместной работы:

• Нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Поделиться».
• Выберите записную книжку для совместного использования.
• Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться записной книжкой.
• Выберите уровень разрешений для человека, чтобы он мог либо «Просматривать», либо «Редактировать».

Совместное использование позволяет нескольким пользователям получать доступ к одной и той же записной книжке и вносить в нее изменения, что делает её идеальной для совместной работы над проектами.

Использование быстрых заметок

Быстрые заметки — отличный способ быстро записать идеи. К ним можно быстро получить доступ, чтобы не упустить ни одной идеи:

Создание быстрых заметок

Чтобы использовать быстрые заметки:

• Нажмите Win + N на клавиатуре, чтобы открыть окно быстрой заметки.
• Сразу начните вводить заметку.
• Быстрые заметки автоматически сохраняются в Незархивированных заметках, пока вы не организуете их в нужном месте.

Быстрые заметки помогают зафиксировать мимолетные мысли без необходимости сначала искать нужную записную книжку.

Продвинутое сотрудничество с несколькими пользователями

OneNote не только упрощает ведение заметок, но и улучшает командную работу через совместные записные книжки:

Одновременное редактирование

Несколько пользователей могут редактировать совместные записные книжки одновременно. Все обновления отображаются в реальном времени, способствуя командным обсуждениям и мозговым штурмам.

Просмотр изменений

OneNote предоставляет инструменты для просмотра предыдущих изменений, внесенных в совместную записную книжку:

• Перейдите на вкладку «История».
• Выберите «Версии страницы», чтобы просмотреть предыдущие изменения на определенной странице.

Отслеживание обновлений улучшает ответственность и предоставляет представление о командных усилиях в совместных проектах.

Горячие клавиши для повышения продуктивности

Освоение горячих клавиш может значительно увеличить вашу скорость и эффективность в OneNote. Вот несколько полезных сочетаний клавиш, с которых можно начать:

• Ctrl + N: Создать новую страницу.
• Ctrl + T: Добавить новую секцию.
• Ctrl+1: Присвоить тег «для выполнения» выбранному тексту.
• Ctrl + E: Найти заметку.
• Ctrl+Shift+G: Просмотреть версию записной книжки.

Использование горячих клавиш выполняет команды мгновенно и поддерживает уровень вашей продуктивности на максимуме.

OneNote в Office 2016 — мощный инструмент, который выходит далеко за рамки просто создания заметок. С помощью его функций, включая секции, страницы, форматирование, мультимедиа и возможности совместного использования, вы сможете эффективно управлять и организовывать свою информацию. Понимание и использование этого инструмента поможет вам в личной организации и содействует совместным усилиям с командами, делая управление нагрузкой удобным и более эффективным.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление