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आउटलुक में रीडिंग पेन का उपयोग कैसे करें
संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला ईमेल क्लाइंट है जो उपयोगकर्ताओं को उनके ईमेल, कैलेंडर, कार्यों और संपर्कों को प्रबंधित करने में मदद करता है। आउटलुक द्वारा पेश की जाने वाली कई सुविधाओं में, रीडिंग पेन एक विशेष रूप से उपयोगी उपकरण है। यह आपको एक नई विंडो में खोले बिना ईमेल का त्वरित पूर्वावलोकन और पढ़ने की अनुमति देता है। यह विस्तृत गाइड रीडिंग पेन का उपयोग कैसे करें, इसके लाभों, सेटिंग्स, अनुकूलन विकल्पों और समस्या निवारण युक्तियों को कवर करते हुए समझाएगी। प्रत्येक अनुभाग को इस सुविधा का अधिकतम लाभ उठाने में आपकी सहायता के लिए तैयार किया गया है।
रीडिंग पेन को समझना
रीडिंग पेन आउटलुक इंटरफेस का एक अभिन्न अंग है। यह अनिवार्य रूप से एक दृश्य स्थान है जो आपको ईमेल सूची दृश्य में सीधे ईमेल संदेशों की सामग्री देखने की अनुमति देता है। यह आपके स्क्रीन के दाएं या नीचे प्रदर्शित किया जा सकता है, जो आपकी व्यक्तिगत प्राथमिकता और आपके द्वारा चुनी गई लेआउट पर निर्भर करता है।
रीडिंग पेन का उद्देश्य आपके लिए अपने ईमेल पढ़ना आसान और तेज़ बनाना है। प्रत्येक ईमेल को डबल-क्लिक करके उसे एक नई विंडो में खोलने के बजाय, आप बस एक ईमेल चुनते हैं, और इसकी सामग्री रीडिंग पेन में प्रदर्शित होती है। यह सुविधा आपको अपने संदेशों को तेजी से देखने की भी अनुमति देती है, जो बड़ी मात्रा में ईमेल को प्रबंधित करते समय विशेष रूप से फायदेमंद है।
रीडिंग पेन के फायदे
रीडिंग पेन का उपयोग करने से कई फायदे होते हैं:
- समय की बचत: चूंकि आपको प्रत्येक ईमेल को अलग से खोलने की आवश्यकता नहीं होती है, रीडिंग पेन ईमेल को संसाधित करने में लगने वाले समय को कम करता है।
- उत्पादकता में सुधार: त्वरित पूर्वावलोकन की अनुमति देकर, यह उत्पादकता को बढ़ाता है क्योंकि उपयोगकर्ता ईमेल को प्राथमिकता दे सकते हैं और तय कर सकते हैं कि किन लोगों को तुरंत ध्यान देने की आवश्यकता है।
- स्थान दक्षता: आपके डेस्कटॉप को कई ईमेल विंडो के साथ अव्यवस्थित करने के बजाय, रीडिंग पेन सब कुछ एक इंटरफ़ेस में संगठित रखता है।
- संवर्धित संदर्भ: जब आप किसी ईमेल का चयन करते हैं, तो आप रीडिंग पेन में अनुलग्नकों, लिंक और अन्य सामग्री को तुरंत देख सकते हैं।
रीडिंग पेन को सक्रिय करना
रीडिंग पेन का उपयोग करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि इसे कैसे सक्रिय किया जाए। आउटलुक के विभिन्न संस्करणों के लिए यहां एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है:
डेस्कटॉप पर आउटलुक
- अपने कंप्यूटर पर आउटलुक खोलें।
- रिबन पर "व्यू" टैब पर जाएं।
- "लेआउट" समूह में, "रीडिंग पेन" बटन पर क्लिक करें। आप "राइट", "बॉटम" या "ऑफ" चुन सकते हैं।
- यदि आप रीडिंग पेन को ईमेल सूची के दाईं ओर रखना चाहते हैं, तो "राइट" चुनें, या इसे ईमेल सूची के नीचे रखने के लिए "बॉटम" चुनें।
वेब पर आउटलुक (OWA)
- वेब ब्राउजर का उपयोग करके अपने आउटलुक खाते में लॉग इन करें।
- "सेटिंग्स" खोलने के लिए गियर आइकन पर क्लिक करें।
- "सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें" चुनें।
- "मेल" > "लेआउट" पर जाएं। "रीडिंग पेन" सेक्शन ढूंढें।
- "दाईं ओर दिखाएं", "नीचे दिखाएं", या "रीडिंग पेन छुपाएं" के बीच चुनें।
रीडिंग पेन को अनुकूलित करना
रीडिंग पेन के लाभों में से एक इसकी लचीलापन है। यहां अनुकूलन के कुछ विकल्प दिए गए हैं:
ईमेल चिह्नन
आप तय कर सकते हैं कि कोई ईमेल कब पढ़ा गया है। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपने वास्तव में किन ईमेल की समीक्षा की है। इसे अनुकूलित करने के लिए:
- "फाइल" टैब पर जाएं।
- "विकल्प" पर क्लिक करें।
- "मेल" पर जाएं और "आउटलुक पेन" अनुभाग स्थित करें।
- "रीडिंग पेन" पर क्लिक करें।
- आपको "रीडिंग पेन में देखे जाने पर आइटम को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करें" जैसे विकल्प दिखाई देंगे। आप ईमेल को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करने में देरी निर्धारित कर सकते हैं या उन्हें स्वचालित रूप से चिह्नित न करने का विकल्प चुन सकते हैं।
फ़ॉन्ट और दृश्य समायोजन
यदि आपको छोटे टेक्स्ट को पढ़ने में परेशानी हो रही है, तो आप रीडिंग पेन में फ़ॉन्ट आकार समायोजित कर सकते हैं:
- एक ईमेल लिखते समय कीबोर्ड पर "Ctrl" कुंजी को दबाए रखें।
- ज़ूम इन या आउट करने के लिए अपने माउस का स्क्रॉल व्हील का उपयोग करें।
बेहतर दृश्यता के लिए बड़ी टेक्स्ट की आवश्यकता वाले लोगों के लिए यह सुविधा विशेष रूप से फायदेमंद है।
रीडिंग पेन के साथ ईमेल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना
रीडिंग पेन की कार्यक्षमता को अधिकतम करना आपके ईमेल प्रबंधन के तरीके को बहुत सुधार सकता है। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
त्वरित कार्रवाई
आउटलुक रीडिंग पेन में सीधे "उत्तर दें", "सभी को उत्तर दें", और "फॉरवर्ड करें" जैसे त्वरित क्रिया बटन प्रदान करता है। यह एक अलग विंडो खोले बिना आपको ईमेल का त्वरित जवाब देने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, आप त्वरित क्रिया बटन को अनुकूलित कर सकते हैं:
- आउटलुक खोलें और "फाइल" > "विकल्प" पर जाएं।
- "मेल" चुनें और "त्वरित क्रियाएं" अनुभाग ढूंढें।
- रीडिंग पेन में उपलब्ध क्रियाओं का चयन करें।
अनुलग्नक का पूर्वावलोकन
जब रीडिंग पेन सक्रिय होती है, तो अनुलग्नकों को सीधे डाउनलोड किए बिना ही पूर्वावलोकन किया जा सकता है। इसे रीडिंग पेन में देखने के लिए अनुलग्नक पर क्लिक करें। इस सुविधा का उपयोग अनुलग्नक की सामग्री को जल्दी से जांचने के लिए किया जाता है।
फ्लैगिंग और वर्गीकरण
रीडिंग पेन में ईमेल पढ़ते समय, आप फॉलो-अप के लिए महत्वपूर्ण संदेशों को फ्लैग कर सकते हैं या उन्हें टैग का उपयोग करके वर्गीकृत कर सकते हैं। इन सुविधाओं का उपयोग करने के लिए, ईमेल पर राइट-क्लिक करें और "फॉलो अप" या "वर्गीकृत करें" चुनें।
सामान्य समस्याओं का निवारण
रीडिंग पेन का उपयोग करते समय, आपको कुछ समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। यहां सामान्य समस्याएं और उनके समाधान दिए गए हैं:
रीडिंग पेन गायब है
यदि आपको रीडिंग पेन दिखाई नहीं दे रही है, तो हो सकता है कि वह बंद हो। इसे हल करने के लिए, "व्यू" टैब पर जाएं, "रीडिंग पेन" पर क्लिक करें, और फिर "राइट" या "बॉटम" चुनें।
ईमेल को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित नहीं किया जा रहा है
यदि ईमेल को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित नहीं किया जा रहा है, तो "फाइल" > "विकल्प" > "मेल" > "रीडिंग पेन" में अपनी सेटिंग्स को डबल-चेक करें और सुनिश्चित करें कि "रीडिंग पेन में देखे जाने पर आइटम को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करें" उस समय के साथ चुना गया है जो आप चाहते हैं।
आउटलुक बार-बार क्रैश हो रहा है
यदि रीडिंग पेन का उपयोग करते समय आउटलुक क्रैश हो जाता है, तो निम्न कार्य करें:
- "आउटलुक.exe /safe" चलाकर आउटटलुक को सुरक्षित मोड में स्टार्ट करें और देखें कि क्या समस्या बनी रहती है, जो यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि क्या एड-इन्स समस्या पैदा कर रहे हैं।
- सुनिश्चित करने के लिए आउटलुक को नवीनतम संस्करण में अपडेट करें कि सभी पैच और बग फिक्स लागू हो गए हैं।
पावर उपयोगकर्ताओं के लिए उन्नत युक्तियाँ
उन लोगों के लिए जो बुनियादी उपयोग से परे जाना चाहते हैं, यहां कुछ उन्नत सुझाव दिए गए हैं:
कीबोर्ड शॉर्टकट
कीबोर्ड शॉर्टकट समय की बचत करते हैं। यहां कुछ शॉर्टकट दिए गए हैं जिनका उपयोग आप रीडिंग पेन के साथ कर सकते हैं:
- Ctrl + Enter: उस ईमेल को भेजें जिसे आपने लिखा है।
- Ctrl+R: रीडिंग पेन में खुला वर्तमान ईमेल का उत्तर दें।
- Ctrl+F: चयनित ईमेल को फॉरवर्ड करें।
नियम
आप आउटलुक नियमों का उपयोग करके आने वाले ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं, जो रीडिंग पेन के साथ अच्छे से मेल खाता है। नियम बनाने के लिए:
- "फाइल" > "रूल्स और अलर्ट प्रबंधित करें" पर जाएं।
- "नया नियम" पर क्लिक करें और अपना फ़िल्टर मानदंड और कार्रवाइयां निर्दिष्ट करने के लिए सेटअप विज़ार्ड का पालन करें। यह ईमेल के प्रवाह को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करता है।
निष्कर्ष
आउटलुक में रीडिंग पेन सिर्फ एक सुविधा नहीं है; यह एक ऐसा टूल है जो ईमेल प्रबंधन और उत्पादकता को बेहद बढ़ाकर बनाता है। रीडिंग पेन को सक्रिय, अनुकूलित और उपयोग करने, साथ ही सामान्य समस्याओं का समाधान करने के तरीके को समझकर, आप अपने दैनिक ईमेल रूटीन को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं। चाहे आप एक नौसिखिया हों या एक अनुभवी उपयोगकर्ता, रीडिंग पेन के पास सभी के लिए कुछ है, जिससे आउटलुक के साथ आपका अनुभव और भी कुशल और आनंददायक हो जाता है।
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