评论
如何在 Outlook 中使用阅读窗格
已编辑 4 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队
Microsoft Outlook电子邮件软件电子邮件Microsoft Office办公软件办公工具生产力通信组织阅读界面工作流
翻译更新 4 几个月前
Microsoft Outlook 是一款广泛使用的电子邮件客户端，帮助用户管理电子邮件、日历、任务和联系人。在 Outlook 提供的众多功能中，阅读窗格是一个特别有用的工具。它允许您快速预览和阅读电子邮件，而无需在新窗口中打开它们。本详尽指南将解释如何在 Outlook 中使用阅读窗格，涵盖其优点、设置、自定义选项和故障排除提示。每个部分都针对帮助您充分利用此功能进行了量身定制。
理解阅读窗格
阅读窗格是 Outlook 界面的一个重要组成部分。它本质上是一个查看空间，可让您在电子邮件列表视图中直接查看电子邮件消息的内容。根据您的个人偏好和选择的布局，可以在屏幕的右侧或底部显示。
阅读窗格的目的是让您更轻松快捷地阅读电子邮件。您只需选择一封电子邮件，其内容会显示在阅读窗格中，而不是双击每封电子邮件以在新窗口中打开它。这一功能还允许您更快地查看消息，这在处理大量电子邮件时尤其有益。
阅读窗格的好处
使用阅读窗格具有多项好处：
- 节省时间： 由于您无需单独打开每封电子邮件，因此阅读窗格减少了处理电子邮件所需的时间。
- 提高生产力： 通过允许快速预览，它可以提高生产力，因为用户可以对电子邮件进行优先级排序，并确定哪些需要立即处理。
- 空间效率： 阅读窗格将所有内容井井有条地保存在一个界面中，而不是在桌面上打开多个电子邮件窗口。
- 增强背景信息： 选择电子邮件后，您可以立即在阅读窗格中查看附件、链接和其他内容。
激活阅读窗格
要使用阅读窗格，您需要了解如何激活它。以下是不同版本的 Outlook 的分步指南：
桌面版 Outlook
- 在计算机上打开 Outlook。
- 转到功能区上的“视图”选项卡。
- 在“布局”组中，单击“阅读窗格”按钮。您可以选择“右侧”、“底部”或“关闭”。
- 如果要将阅读窗格放在电子邮件列表的右侧，请选择“右侧”；如果要放在电子邮件列表下方，请选择“底部”。
网页版本 Outlook（OWA）
- 通过网络浏览器登录您的 Outlook 帐户。
- 单击齿轮图标以打开“设置”。
- 选择“查看所有 Outlook 设置”。
- 转到“邮件” > “布局”。 查找“阅读窗格”部分。
- 选择“在右侧显示”、“在下方显示”或“隐藏阅读窗格”。
自定义阅读窗格
阅读窗格的优势之一是其灵活性。以下是一些自定义选项：
电子邮件标记
您可以决定何时将电子邮件标记为已读。这有助于确保您知道自己实际查看过哪些电子邮件。要自定义：
- 转到“文件”选项卡。
- 点击“选项”。
- 转到“邮件”并找到“Outlook 窗格”部分。
- 点击“阅读窗格”。
- 您会看到“在阅读窗格中查看时将项目标记为已读”等选项。您可以设置标记电子邮件为已读的延迟，或选择不自动标记它们。
字体和视觉调整
如果您在阅读小字体时有困难，可以调整阅读窗格中的字体大小：
- 在撰写电子邮件时按住键盘上的“Ctrl”键。
- 使用鼠标上的滚轮放大或缩小。
对于需要更大文本以便更好可见性的人来说，此功能尤其有益。
使用阅读窗格高效管理电子邮件
充分利用阅读窗格功能可以大大改善您的电子邮件管理方式。以下是一些提示：
快速操作
Outlook 在阅读窗格中提供快速操作按钮，例如“回复”、“全部回复”和“转发”。 这样您无需打开单独的窗口即可快速回复电子邮件。此外，您可以自定义快速操作按钮：
- 打开 Outlook 并转到“文件” > “选项”。
- 选择“邮件”并找到“快速操作”部分。
- 选择阅读窗格中的可用操作。
预览附件
激活阅读窗格后，可以在不下载的情况下直接预览附件。单击附件以在窗格中查看。这一功能用于快速检查附件内容。
标记和分类
在阅读窗格中阅读电子邮件时，您还可以标记重要的消息以供跟进或使用标签进行分类。要使用这些功能，请右键单击电子邮件并选择“跟进”或“分类”。
常见问题故障排除
使用阅读窗格时，您可能会遇到一些问题。以下是常见问题及其解决方案：
阅读窗格丢失
如果未看到阅读窗格，可能已经关闭。要解决此问题，请转到“视图”选项卡，单击“阅读窗格”，然后选择“右侧”或“底部”。
电子邮件未被标记为已读
如果未将电子邮件标记为已读，请检查“文件” > “选项” > “邮件” > “阅读窗格”中的设置，确保选中了“在阅读窗格中查看时将项目标记为已读”以及所需时间。
Outlook 经常崩溃
如果在使用阅读窗格时 Outlook 崩溃，请尝试以下操作：
- 通过运行“Outlook.exe /safe”启动 Outlook 安全模式，查看问题是否仍然存在，这有助于确定是否是加载项导致的问题。
- 将 Outlook 更新到最新版本，以确保应用所有补丁和错误修复。
高级用户的提示
对于希望超越基本使用的用户，以下是一些高级技巧：
键盘快捷键
键盘快捷键可以节省时间。以下是一些可以与阅读窗格一起使用的快捷键：
- Ctrl + Enter：发送您撰写的电子邮件。
- Ctrl+R：回复当前在阅读窗格中打开的电子邮件。
- Ctrl+F：转发所选电子邮件。
排除规则
您可以使用 Outlook 规则来过滤收到的电子邮件，这与阅读窗格完美结合。要创建规则：
- 转到“文件” > “管理规则和警报”。
- 单击“新建规则”并按照设置向导指定过滤条件和操作。这有助于有效管理电子邮件流。
结论
Outlook 中的阅读窗格不仅仅是一个功能；它是一个大大提升电子邮件管理和生产力的工具。通过了解如何激活、自定义和使用阅读窗格以及解决常见问题，您可以有效地组织日常电子邮件流程。无论您是新手还是经验丰富的用户，阅读窗格都能为您提供帮助，使您更有效率地使用 Outlook，从而使体验更加愉快。
如果你发现文章内容有误, 您可以