Cómo usar VLOOKUP en Excel 2016

Editado 4 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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En el mundo de las hojas de cálculo, Microsoft Excel es una de las herramientas más poderosas disponibles tanto para individuos como para empresas. Viene con una amplia gama de características diseñadas para gestionar datos, realizar cálculos y mostrar resultados en un formato fácil de usar. Una de estas características es la función VLOOKUP, que significa "búsqueda vertical." Esta función es particularmente útil para buscar datos en columnas y recuperar información de diferentes partes de una hoja de cálculo.

Comprender los conceptos básicos

Antes de saber cómo funciona VLOOKUP, es importante entender sus elementos principales y requisitos. La función VLOOKUP te ayuda a encontrar un valor particular en la primera columna de un rango y luego retorna el valor en la misma fila desde otra columna que especificas. Aquí tienes una descripción de su sintaxis:

    VLOOKUP(valor_buscado, tabla_array, núm_columna, [tipo_de_búsqueda])

El significado de cada parte es el siguiente:

• valor_buscado: Este es el valor que estás intentando encontrar.
• tabla_array: El rango de datos donde se realizará la búsqueda.
• núm_columna: El número de columna en tabla_array del que quieres obtener el valor.
• tipo_de_búsqueda: Este es un argumento opcional. Usa VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para una coincidencia exacta (el valor por defecto es VERDADERO).

Cuándo usar VLOOKUP

VLOOKUP es especialmente útil para conjuntos de datos grandes donde la búsqueda manual sería engorrosa. Puedes usarlo para buscar precios, hacer coincidir nombres con su información relacionada, juntar datos de dos reportes diferentes o encontrar cualquier dato que esté dispuesto verticalmente en columnas. Por ejemplo, si tienes una tabla de datos de empleados con columnas de ID, nombre y departamento, puedes usar VLOOKUP para averiguar a qué departamento pertenece un empleado buscando su ID.

Configura tus datos

Antes de usar VLOOKUP, es importante asegurarse de que tus datos estén correctamente estructurados. Esta función funciona mejor cuando:

• Tus datos están organizados en columnas con encabezados para mayor claridad.
• El valor buscado está en la primera columna de tu rango de selección.
• Debes asegurarte de que la columna de búsqueda no contenga valores duplicados ya que esto puede llevar a resultados incorrectos.

Ejemplo de uso de VLOOKUP

Veamos un ejemplo simple de cómo funciona VLOOKUP en la práctica. Supongamos que tienes los siguientes datos en Excel:

    | A | B | C |
    | 1 | id del producto | producto | precio |
    | 2 | 101 | Manzanas | $1.20 |
    | 3 | 102 | Naranjas | $0.80 |
    , 4 | 103 | Bananas $1.50 |

Quieres saber el precio de un producto usando su ID de Producto. Digamos que el ID de Producto que estás buscando es 102.

Para usar VLOOKUP aquí, ve a la nueva celda donde quieres que se muestre el resultado e ingresa la siguiente fórmula:

    =VLOOKUP(102, A2:C4, 3, FALSE)

Esto buscará el ID del producto '102' en la primera columna del rango A2:C4. Una vez que encuentre una coincidencia, devolverá el precio de la tercera columna de la fila coincidente, que es $0.80 para las naranjas.

Explicación de tipo de búsqueda

El parámetro tipo_de_búsqueda determina si VLOOKUP debe buscar una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada. Al usar VERDADERO (coincidencia aproximada), asegúrate de que la primera columna en tu tabla esté ordenada en orden ascendente, ya que esto afectará la precisión de tus resultados. Usar FALSO es el enfoque más común porque garantiza obtener una coincidencia exacta, lo cual generalmente es más deseable cuando se trata de datos categóricos.

Errores comunes en VLOOKUP

VLOOKUP es extremadamente útil, pero algunos errores comunes pueden llevar a errores o resultados inesperados:

• Sensibilidad de mayúsculas: VLOOKUP no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrate de tener esto en cuenta al trabajar con valores de texto que difieran solo en caso.
• Error de índice de columna: Si ingresas un número de columna que no existe en el array de tabla, probablemente obtendrás un error #REF!.
• Coincidencia exacta: Si no especificas tipo_de_búsqueda como FALSO y los datos no están ordenados, podrías obtener resultados incorrectos.
• Tipos de datos: Asegúrate de que los tipos de datos coincidan; si uno es un número y el otro es texto, VLOOKUP no podrá encontrar una coincidencia.

VLOOKUP con errores N/A

Uno de los errores más comunes al usar VLOOKUP es el error #N/A, que indica que la función no pudo encontrar el valor buscado en el rango especificado. Aquí tienes algunas estrategias para gestionar este error:

• Verifica dos veces el valor buscado por errores de escritura.
• Asegúrate de estar buscando en la columna correcta.
• Considera usar la función SI.ERROR para capturar errores #N/A y devolver un mensaje más amigable para el usuario. Por ejemplo:

              =SI.ERROR(VLOOKUP(valor_buscado, tabla_array, núm_columna, FALSO), "No encontrado")
          

Usar VLOOKUP en hojas

No estás limitado a usar VLOOKUP dentro de una hoja de trabajo. También puedes realizar búsquedas en diferentes hojas de la misma workbook. Al hacer referencia a otra hoja, incluye un signo de exclamación (!) seguido del nombre de la hoja antes del rango de celdas. Por ejemplo, para hacer referencia a las celdas A2 a C4 en una hoja llamada "Productos," usa:

    =VLOOKUP(valor_buscado, productos!A2:C4, núm_columna, FALSO)

Ventajas de VLOOKUP

VLOOKUP es una herramienta importante para quienes manejan grandes conjuntos de datos. Simplifica el análisis de datos al facilitar la referencia cruzada y la recuperación de puntos de datos específicos. Aquí están algunos de sus principales beneficios:

• Fácil de usar: Configurar VLOOKUP puede ser simple y rápido una vez que entiendes su sintaxis.
• Integridad de los datos: Reduce los errores que ocurren al buscar y escribir datos manualmente.
• Versatilidad: Puede combinarse con otras funciones de Excel como SI, SI.ERROR, y COINCIDIR para un enfoque más dinámico.

Mejorando VLOOKUP con funciones alternativas

Aunque es poderosa, VLOOKUP tiene algunas limitaciones, como solo mirar al lado derecho de la columna de búsqueda. Las alternativas o mejoras incluyen HLOOKUP para búsquedas horizontales o la combinación más flexible de ÍNDICE y COINCIDIR. Así es como puedes convertir un VLOOKUP básico a ÍNDICE y COINCIDIR:

    =ÍNDICE(C2:C4, COINCIDIR(102, A2:A4, 0))

Esta fórmula logrará los mismos resultados que el ejemplo anterior de VLOOKUP, pero proporciona más flexibilidad, como buscar en ambas direcciones.

Reflexiones finales

Dominar la función VLOOKUP puede mejorar significativamente tu capacidad para analizar datos de manera efectiva. Ya sea que estés gestionando inventarios, rastreando empleados o recopilando datos de una variedad de fuentes, VLOOKUP sigue siendo una herramienta indispensable en tu kit de herramientas de Excel. Recuerda que la práctica hace al maestro, y a medida que comienzas a usar VLOOKUP regularmente, comprender sus complejidades se volverá algo intuitivo. A medida que te sientas más cómodo, desafíate a explorar sus alternativas y ve cómo pueden complementar o reemplazar a VLOOKUP en tus tareas de análisis de datos.

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