コメント
Microsoft Office 2021でオフライン作業をする方法
編集済み 4 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトオフィスオフラインドキュメント生産性ウィンドウズマックプロフェッショナル接続性セットアップ
翻訳が更新されました 4 数か月前
Microsoft Office 2021は、ドキュメントの作成、データ管理、プレゼンテーション、電子メールの通信によく使用される人気のアプリケーションスイートです。多くのユーザーは、日常的な作業でMicrosoft Officeに頼っています。それは個人的な使用、学校の作業、またはビジネスのいずれかであるかに関わらずです。Microsoft Office 2021の注目すべき機能の1つは、PCまたはMacでオフラインで使用できることです。これは、Word、Excel、PowerPointなどのアプリケーションを使用するためにインターネット接続が必要ないことを意味します。ここでは、Microsoft Office 2021でオフライン作業をする方法を探り、これらのツールをインターネットに接続せずに最大限に活用するための詳しい手順とアイデアを提供します。
Microsoft Officeのオフラインモードを理解する
Microsoft Office 2021でオフラインで作業するということは、Word、Excel、PowerPoint、OutlookなどインストールされたOfficeアプリをインターネットなしで使用することを意味します。Office 2021は永続ライセンスバージョンとして、Office 365（現在はMicrosoft 365の一部）のクラウドバージョンに依存していません。つまり、一度インストールしてアクティベートすると、すべての機能がオフラインで利用可能です。
インストールとアクティベーション
オフラインで作業を開始するには、デバイスにMicrosoft Office 2021をインストールしてアクティベートする必要があります。以下の手順です：
- 信頼できるソースまたは直接MicrosoftからMicrosoft Office 2021を購入します。
- Officeパッケージをダウンロードします。ダウンロードには最初にインターネット接続が必要かもしれません。
- インストーラーを起動し、画面の指示に従ってインストールを進めます。
- Officeをアクティベートします：通常は製品キーを使ってオンラインで行われます。
一度インストールしてアクティベートすると、アプリは完全にオフラインで動作し、必要に応じてファイルの作成、編集、削除が可能です。
特定のOfficeアプリケーションをオフラインで使用する
Microsoft Word 2021でオフライン作業をする
Microsoft Wordは、様々な種類の文書を作成するために使用されるワードプロセッシングアプリケーションです。オフラインで使用する場合、Microsoft Wordを開いて:
- "ファイル" > "新規" を選択するか、Windowsでは
Ctrl + N、MacではCommand + Nのようなキーボードショートカットを使用して新しい文書を作成します。 - "ファイル" > "開く" からファイルを開いて既存の文書を編集します。これはローカルストレージに保存されているファイルにアクセスします。
- "ファイル" > "保存" を選択するか、
Ctrl + SまたはCommand + Sを使用して定期的に作業を保存します。
Microsoft Wordは定期的に進行状況を自動保存できますが、特にオフライン作業時には手動での保存が必要で、作業の安全が確保されます。自動保存が有効な場合、クラウドストレージソリューションを使用する際に最適ですが、オフライン時には起動しません。
Microsoft Excel 2021でオフライン作業をする
Microsoft Excelはデータ入力、分析、レポート作成によく使用される強力なスプレッドシートツールです。オフラインの用途には以下が含まれます：
- Excelを開き、"ファイル" > "新規" を選択して新しいスプレッドシートを作成します。
- コンピュータ上の既存のスプレッドシートを編集します。
- Excelの関数や数式を使用して、インターネットクエリなしでオフラインで使用します。
- Wordと同様にSave機能を使用して、データを手動で保存します。
Excelはオフラインでも複雑なデータ操作を可能にしますが、計算やデータソースがローカルにあることを確認してください。オンラインデータリンクはインターネットに再接続するまで更新されません。
Microsoft PowerPoint 2021でオフライン作業をする
Microsoft PowerPointは魅力的なプレゼンテーションを作成するために使用されます。PowerPoint 2021でオフライン状況に対処する方法は以下の通りです：
- ゼロからプレゼンテーションを作成するか、"ファイル" > "新規" にあるテンプレートを使用します。
- デバイスにあるテキスト、画像、デザインを使用してスライドを強化します。オンラインスライドテンプレートは充実しているが、PowerPointのインストール版にも多くのローカルオプションが含まれています。
- オフラインでタイミングや変更の練習を行いますが、オンラインマルチメディアに依存する機能は完全には動作しない場合があります。
スライドは、WordやExcelの文書と同様にオフラインで保存および編集することもできます。
Microsoft Outlook 2021でオフライン作業をする
Outlookは主にメールクライアントですが、インターネット接続なしである程度の使用を可能にするオフライン機能があります。オフラインではOutlookは以下を可能にします：
- メールをオフラインで作成し、オンラインに戻ったときに送信します。
- 以前にダウンロードしたメールを読む。
- デバイスにローカルに保存された連絡先やカレンダーエントリにアクセスします。
新しいメールの送受信はオンラインになったときのみ可能です。
Microsoft Office 2021をオフラインで使用する利点
Office 2021をオフラインで使用することには多くの利点があります：
- アクセシビリティ: ネットワーク問題による中断なく作業を続けることができます。
- データプライバシー: ファイルはローカルストレージに保存され、自動的にクラウドに共有されません。
- 安定したバージョン: オフラインバージョンを使用することで、安定した一貫したインターフェースと機能が提供され、通知なしに変更されません。
オフライン使用の課題
利点はありますが、Office 2021をオフラインで使用する際には課題もあります：
- クラウドストレージまたはオンラインサービスへのアクセスが制限されます。
- オンラインの更新やアップグレードに頼ることができません。
- リアルタイムの共有ができないため、コラボレーションの遅延が生じる可能性があります。
トラブルシューティングとヒント
ソフトウェアが最新であることを確認する
時折インターネットに接続し、セキュリティ修正と機能強化のための更新をダウンロードしてください。
データのバックアップ
データ損失を防ぐために、作業を外付けドライブやローカルストレージに定期的にバックアップしてください。
アプリケーション設定
設定を見直し、オフライン作業に最適化されていることを確認してください。例えば、オートセーブをローカルフォルダに設定するなどです。
結論
Microsoft Office 2021は、オフラインでも多用途で強力です。各アプリケーションがインターネットアクセスなしでどのように機能するかを理解することで、不安定な接続がある場所やリモートでの作業中でも、生産性を最大限に引き出せます。オフラインとオンライン作業の移行を常に念頭に置き、ファイルを効率的に管理して、シームレスなエクスペリエンスを確保してください。
記事の内容に誤りがある場合, あなたは